リモートワークを恐れるなかれ!リモートワークに必要なツールはコレ

2020年はオリンピックイヤーということもあり、注目を集めているリモートワーク(テレワーク)。現在は感染症の予防などのために、リモートワークの導入を急ピッチで推し進めている企業も少なくないかもしれませんね。
リモートワークの導入は難しいイメージがあるかもしれませんが、ツールを活用すれば案外手軽に始めることが可能です。どんなツールがリモートワークに役立つのか、この記事で紹介します。

ツールを活用してリモートワークをスムーズに

今年はオリンピックイヤー。リモートワークを推進している会社も多いようですが、らくらく出版社も例外でもありません。
まずは産休、育休を取得した黄さんがその後1年間在宅勤務をすることに決まりました。
黄さんはらくらく出版社にとって初のリモートワーカー。
らくらく出版社のリモートワークは果たしてうまくいっているのでしょうか?

らくらく出版初めてのリモートワーク

らくらく出版社のリモートワーク成否のカギを握る登場人物をご紹介します。

黄さん

こんにちは。らくらく出版広告部の黄 克代(こう こくよ)です。
子供を半年前に出産して、先日仕事復帰をしました。と言ってもリモートワークなので、基本的に仕事は自宅で行なっています。

安土さん

らくらく出版社の安土 政留(あど せいる)です。
黄さんと同じ広告部で営業の仕事をしています。黄さんとやりとりが多いので、リモートでもコミュニケーションが円滑にできるかが一番の不安でした。

仁さん

らくらく出版社の仁 次郎(じん じろう)です。人事部で働いています。
オリンピックに向けて社員にリモートワークを推進していきたいので、今回の黄さんの事例を今後に活かしていければと思っています。

リモートワーク正直どうですか?

黄さんがリモートワークを開始して3ヶ月。
黄さんのフィードバックを今後のリモート推進に活かすために、人事部の仁さんは黄さんからハングアウトでヒアリングを行うことになりました。

仁さん

黄さんおつかれさまです。今日はリモートワークをはじめて3ヶ月たったので率直に感じていることや、問題点、などをヒアリングできればと思います。
正直、リモートワークやってみてどうですか?

黄さん

仁部長おつかれさまです。
おかげさまで、思っていたより快適にリモートワークをさせていただいています。

仁さん

それはよかった。
リモートワークをやってみてどんなところがメリットに感じましたか?

黄さん

そうですね、個人的には子育ての両立をしやすいところがありがたいですね。子供の保育園に預ける時間も短くて済むし、急な呼び出しにも駆けつけられるとことがありがたいです。

仁さん

やっぱり、通勤している時とリモートではストレスの感じ方は違いますか?

黄さん

会社の仲間と一緒に仕事をするのは好きだったので、そこは少し寂しいですね。ずっと赤ちゃんと一緒にいるので、やっぱり大人との会話が恋しくなります。
でも、電車通勤しなくなったので満員電車に乗らなくていいのは本当に最高です(笑)。

仁さん

満員電車は感染症とかも気になりますしね。
お子さんいたらそこはなおさら気になるところですよね。

リモートワークのデメリットは?

仁さん

リモートワークでやりにくさを感じていることはありますか?

黄さん

そうですね、やはり仕事のコミュニケーションが難しいと思うことがあります。

仁さん

具体的にどんなところが難しいと思いますか?

黄さん

一緒に仕事を進めているメンバーに確認を取りたい時に、横にいればさらっと口頭で聞けるじゃないですか。でもリモートワークだと電話かチャットを使わないといけないのが、少し手間ですかね。あと、資料の内容の確認とか顔を合わせてできないのがもどかしく感じることがありました。

仁さん

なるほど、そのあたりは会社がリモートワークを本格的に導入する前に解決しないといけない課題ですね。

黄さん

でも、部署でG Suiteなどのクラウドツールを使うようになったのでだいぶやりやすくなりました。

仁さん

そうなんですね。広告部で一緒に仕事をしている安土くんもこのあとハングアウトのミーティングに参加するので、ぜひ詳しく教えてください。

リモートワークに役立つGoogleのサービスを一挙紹介!

黄さん

はい、ではリモートワークで活用しているツールを紹介しますね。

安土さん

黄さんおつかれさまです。ハングアウトミーティングもすっかり慣れたものですね。

仁さん

安土くんは社内にいるメンバーとして、どうクラウドツールを使いこなしているのか教えてね。

どこにいてもファイルが共有できるGoogle ドライブ

黄さん

なにはなくともGoogleドライブです!
Googleドライブのないリモートワークはもはや考えられないってくらい、欠かせない存在です。

安土さん

ビジネス系の書類は、ぜんぶGoogleドライブで完結しているよね。

黄さん

原稿のやりとりはドキュメント、進捗管理はスプレッドシート、企画書はスライドという風に活用しています。
基本的に書類系はGoogleドライブのツールを使えば問題ないですね。
ファイルはすべて必要なメンバーと共有できるので、VPNの設定をしなくても、会社にいるのと同じような環境で仕事ができています。

安土さん

原稿の内容をやり取りする時には、ドキュメントの「提案」の機能が便利だよね。

仁さん

提案機能?どうやって使うの?

黄さん

今わたしの画面を共有しますね。
ドキュメントに提案を入れてみましょう。
まず、ドキュメントはデフォルトだと編集モードになっているので、提案モードを選択します。

黄さん

提案モードになったら、普通に文字修正を入れるように文言を書き換えれば、履歴が見える状態で上書きすることができます。

安土さん

原稿の内容をメンバーで確認する時、紙の原稿に赤入れをする感覚で「提案」を入れるんです。
修正を入れたいときや、「こんな表現を入れた方がいいのではないかな」という時に便利です。どこを修正するべきか一目瞭然だし、修正内容を確認しながら作業を進めることができます。

黄さん

提案内容に問題がなければ、「提案を承認」をクリックすれば自動的に内容が書き換わります。

仁さん

なるほど、メンバーが同じ場所にいなくても、一つの書類をみんなで共有して赤入れができるというわけだね。

ビデオ会議ができる

黄さん

リモートワークで課題になりやすいのがミーティングですね。
最初は週1でミーティングの日だけは出勤しようかという話もあったのですが…。

安土さん

まさにいま僕たちがやっているように、ハングアウト Meetでテレビ会議ができるからそれもリモートでいいことになったんだよね。

ハングアウトMeetについて、詳しくはこちらから

仁さん

さっきハングアウトの画面の共有機能も見させてもらったけど、同じ場所で同じパソコンをのぞいているような感覚だったね。
スプレッドシートでKPIの進捗をメンバーみんなで見る時とかに良さそうだね。

画面の共有方法について、詳しくはこちらから

画面共有イメージ

黄さん

ミーティングってだらだらしがちなんですけど、ハングアウトでミーティングすると意外にサクッと終わったりするんですよね。

安土さん

わかる。あれってなんでなんだろうね?
あと、黄さんの家って犬飼ってるでしょ?
ハングアウトでミーティングする時、犬が映るとすっごい癒されるんだよね。

黄さん

あはは、犬は今昼寝中です。
これもリモートワークのよさですかね。

デジタルホワイトボード Jamboard

仁さん

リモートのミーティングといえば、最近導入したJamboardって使ってる?

Jamboardについて、詳しくはこちらから

安土さん

ああ、Jamboard。黄さんのリモートワーク開始に合わせて使い出しました。

黄さん

あれこそリモートワーカーのためのツールの決定版って感じですよね。
ホワイトボードに書かれている文字までリアルタイムでパソコンで見られるなんて。

ホワイトボードに書かれている内容は、パソコンやタブレットなどの端末から閲覧、編集ができる

安土さん

Jamboardで作成した内容はPDF化もできるから、ホワイトボードの写真を撮ったりする必要もなくなったんだよね。

黄さん

遠隔にいてもストレスなくミーティングに参加できるというだけでなく、共有の効率が格段に上がりましたね。

Chatツールは何を使う?

仁さん

ちょっとしたコミュニケーションにはなにを使っているの?やっぱりHangout chat?

黄さん

私はコアタイムはハングアウト Meetを繋ぎっぱなしにして、オフィスからも見られるようにしているのでその間はChatで話しかけてくる人も多いですね。

安土さん

グループチャットだとSlack使うことが多くない?

黄さん

そうですねー。最近はグループでコミュニケーションを取るときはSlackメインですね。社外の方も含めたチャットグループ(チャンネル)でやりとりすることも多いので、Slackを活用してますね。
G Suiteとも連携できますしね。

仁さん

SlackとG Suiteを連携するとどんなことができるの?

黄さん

けっこういろいろなことができるんですよ。主なものだと

  • Googleカレンダーのアラート
  • ファイルの共有やアクセスを付与
  • コメント、アクセスリクエスト、ファイルの新規共有などに、ドライブの変更に関する通知
  • Gmailの通知

などが連携するとできるようになります。

仁さん

リモートワーカーはメールのチェックとかもまめにしないとかもしれないけど、Slackが通知してくれるのは便利だね。

SlackとG Suiteの連携について、詳しくはこちらから

リモートを始めるなら勤怠管理ツールがマスト!

勤怠管理ツールがあれば社外にいても打刻できる

安土さん

そういえば、黄さんのタイムカードとかどうしてるの?

仁さん

よくぞ聞いてくれました。

黄さん

仁部長にいろいろ検討していただいて、会社にいなくても打刻できるようにしてもらったんです。

安土さん

最近勤怠管理システム導入したのはこのためだったのか。僕はICカードで打刻しているけど、いろいろな打刻方法があるんだね。

リモートワークに対応した勤怠管理システムとは?

仁さん

リモートワークを推進するためには、勤怠管理をしっかりすることが重要だからね。
導入するにあたって、フレックスタイム制度や裁量労働制などを設定・登録できるどうか、位置情報付きでスマホからの出退勤打刻ができるかを重視したよ。

モバイル打刻の例

黄さん

スマホでピピッと打刻させてもらってます。

まとめ

リモートワークを始めるために必要なのは、リモートワーカーが快適に仕事ができる環境です。まずはどんなツールを導入して、どのような運用するか事前に固めてからリモートワークに踏み切るようにしましょう。

最後に、今回紹介したツールの一覧をまとめて紹介させていただきます。

ツール おもな用途
Google ドライブ 遠隔地にいてもファイルを共有できる
同一のファイルを複数のユーザーで同時に編集できる
ハングアウト Meet ビデオ通話ができる
リモートワーカーの様子をオフィスで確認できる
ハングアウト Chat
Slack
チームメンバーでのコミュニケーション
G Suiteとの連携も可能
勤怠管理ソフト 自動で勤務時間を集計できる
リモーとワーカーがいる場合、フレックスタイム制度や裁量労働制などを設定・登録、位置情報付きでスマホからの出退勤打刻ができるもものを選ぶとよい

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