リモートワークを恐れるなかれ！リモートワークに必要なツールはコレ

こんにちは。らくらく出版広告部の黄 克代（こう こくよ）です。
子供を半年前に出産して、先日仕事復帰をしました。と言ってもリモートワークなので、基本的に仕事は自宅で行なっています。

らくらく出版社の安土 政留（あど　せいる）です。
黄さんと同じ広告部で営業の仕事をしています。黄さんとやりとりが多いので、リモートでもコミュニケーションが円滑にできるかが一番の不安でした。

らくらく出版社の仁 次郎（じん じろう）です。人事部で働いています。
オリンピックに向けて社員にリモートワークを推進していきたいので、今回の黄さんの事例を今後に活かしていければと思っています。

黄さんおつかれさまです。今日はリモートワークをはじめて3ヶ月たったので率直に感じていることや、問題点、などをヒアリングできればと思います。
正直、リモートワークやってみてどうですか？

仁部長おつかれさまです。
おかげさまで、思っていたより快適にリモートワークをさせていただいています。

それはよかった。
リモートワークをやってみてどんなところがメリットに感じましたか？

そうですね、個人的には子育ての両立をしやすいところがありがたいですね。子供の保育園に預ける時間も短くて済むし、急な呼び出しにも駆けつけられるとことがありがたいです。

やっぱり、通勤している時とリモートではストレスの感じ方は違いますか？

会社の仲間と一緒に仕事をするのは好きだったので、そこは少し寂しいですね。ずっと赤ちゃんと一緒にいるので、やっぱり大人との会話が恋しくなります。
でも、電車通勤しなくなったので満員電車に乗らなくていいのは本当に最高です（笑）。

満員電車は感染症とかも気になりますしね。
お子さんいたらそこはなおさら気になるところですよね。

リモートワークでやりにくさを感じていることはありますか？

そうですね、やはり仕事のコミュニケーションが難しいと思うことがあります。

具体的にどんなところが難しいと思いますか？

一緒に仕事を進めているメンバーに確認を取りたい時に、横にいればさらっと口頭で聞けるじゃないですか。でもリモートワークだと電話かチャットを使わないといけないのが、少し手間ですかね。あと、資料の内容の確認とか顔を合わせてできないのがもどかしく感じることがありました。

なるほど、そのあたりは会社がリモートワークを本格的に導入する前に解決しないといけない課題ですね。

でも、部署でG Suiteなどのクラウドツールを使うようになったのでだいぶやりやすくなりました。

そうなんですね。広告部で一緒に仕事をしている安土くんもこのあとハングアウトのミーティングに参加するので、ぜひ詳しく教えてください。

はい、ではリモートワークで活用しているツールを紹介しますね。

黄さんおつかれさまです。ハングアウトミーティングもすっかり慣れたものですね。

安土くんは社内にいるメンバーとして、どうクラウドツールを使いこなしているのか教えてね。

なにはなくともGoogleドライブです！
Googleドライブのないリモートワークはもはや考えられないってくらい、欠かせない存在です。

ビジネス系の書類は、ぜんぶGoogleドライブで完結しているよね。

原稿のやりとりはドキュメント、進捗管理はスプレッドシート、企画書はスライドという風に活用しています。
基本的に書類系はGoogleドライブのツールを使えば問題ないですね。
ファイルはすべて必要なメンバーと共有できるので、VPNの設定をしなくても、会社にいるのと同じような環境で仕事ができています。

原稿の内容をやり取りする時には、ドキュメントの「提案」の機能が便利だよね。

提案機能？どうやって使うの？

今わたしの画面を共有しますね。
ドキュメントに提案を入れてみましょう。
まず、ドキュメントはデフォルトだと編集モードになっているので、提案モードを選択します。

提案モードになったら、普通に文字修正を入れるように文言を書き換えれば、履歴が見える状態で上書きすることができます。

原稿の内容をメンバーで確認する時、紙の原稿に赤入れをする感覚で「提案」を入れるんです。
修正を入れたいときや、「こんな表現を入れた方がいいのではないかな」という時に便利です。どこを修正するべきか一目瞭然だし、修正内容を確認しながら作業を進めることができます。

提案内容に問題がなければ、「提案を承認」をクリックすれば自動的に内容が書き換わります。

なるほど、メンバーが同じ場所にいなくても、一つの書類をみんなで共有して赤入れができるというわけだね。

リモートワークで課題になりやすいのがミーティングですね。
最初は週1でミーティングの日だけは出勤しようかという話もあったのですが…。

まさにいま僕たちがやっているように、ハングアウト Meetでテレビ会議ができるからそれもリモートでいいことになったんだよね。

ハングアウトMeetについて、詳しくはこちらから

さっきハングアウトの画面の共有機能も見させてもらったけど、同じ場所で同じパソコンをのぞいているような感覚だったね。 スプレッドシートでKPIの進捗をメンバーみんなで見る時とかに良さそうだね。

画面の共有方法について、詳しくはこちらから

ミーティングってだらだらしがちなんですけど、ハングアウトでミーティングすると意外にサクッと終わったりするんですよね。

わかる。あれってなんでなんだろうね？
あと、黄さんの家って犬飼ってるでしょ？
ハングアウトでミーティングする時、犬が映るとすっごい癒されるんだよね。

あはは、犬は今昼寝中です。
これもリモートワークのよさですかね。

リモートのミーティングといえば、最近導入したJamboardって使ってる？

Jamboardについて、詳しくはこちらから

ああ、Jamboard。黄さんのリモートワーク開始に合わせて使い出しました。

あれこそリモートワーカーのためのツールの決定版って感じですよね。
ホワイトボードに書かれている文字までリアルタイムでパソコンで見られるなんて。

Jamboardで作成した内容はPDF化もできるから、ホワイトボードの写真を撮ったりする必要もなくなったんだよね。

遠隔にいてもストレスなくミーティングに参加できるというだけでなく、共有の効率が格段に上がりましたね。

ちょっとしたコミュニケーションにはなにを使っているの？やっぱりHangout chat?

私はコアタイムはハングアウト Meetを繋ぎっぱなしにして、オフィスからも見られるようにしているのでその間はChatで話しかけてくる人も多いですね。

グループチャットだとSlack使うことが多くない？

そうですねー。最近はグループでコミュニケーションを取るときはSlackメインですね。社外の方も含めたチャットグループ（チャンネル）でやりとりすることも多いので、Slackを活用してますね。
G Suiteとも連携できますしね。

SlackとG Suiteを連携するとどんなことができるの？

けっこういろいろなことができるんですよ。主なものだと

• Googleカレンダーのアラート
• ファイルの共有やアクセスを付与
• コメント、アクセスリクエスト、ファイルの新規共有などに、ドライブの変更に関する通知
• Gmailの通知

などが連携するとできるようになります。

リモートワーカーはメールのチェックとかもまめにしないとかもしれないけど、Slackが通知してくれるのは便利だね。

SlackとG Suiteの連携について、詳しくはこちらから

そういえば、黄さんのタイムカードとかどうしてるの？

よくぞ聞いてくれました。

仁部長にいろいろ検討していただいて、会社にいなくても打刻できるようにしてもらったんです。

最近勤怠管理システム導入したのはこのためだったのか。僕はICカードで打刻しているけど、いろいろな打刻方法があるんだね。

リモートワークを推進するためには、勤怠管理をしっかりすることが重要だからね。
導入するにあたって、フレックスタイム制度や裁量労働制などを設定・登録できるどうか、位置情報付きでスマホからの出退勤打刻ができるかを重視したよ。

スマホでピピッと打刻させてもらってます。