スケジュール調整はこれで万全!Google カレンダーのポテンシャルを最大限に引き出そう

Google カレンダー、使いこなしていますか?
なんとなくスケジュールの管理に使っているという人は多いかもしれませんが、実は知られざる超優秀な機能を備えています。今回はGoogle カレンダーのポテンシャルを最大限に引き出す、便利機能やアドオンを一挙紹介します。

Google カレンダーをもっと便利に

Google カレンダーとは、Googleが提供する無料のスケジュール管理ツールです。ウェブで利用できるほか、iPhone、Android版のアプリも用意されているため、場所を選ばずスケジュール調整が行えます。Googleアカウントがあれば利用できるので、すでに活用している人も多いかもしれませんね。

実は、Google カレンダーには、ビジネスの効率化に役立つ、さまざまな機能が備わっています。便利機能やアドオンをマスターして、Google カレンダーをもっと便利に使いこなしてみませんか。

ショートカットを使ってみよう

Google カレンダーでキーボードショートカットを使用すると、マウスを使わずにキーボード上で主要な操作ができるため、作業を効率化できます。使いこなせたらとても便利なので、マスターして、サッとスケジュールを追加してみましょう。

ショートカットを使ってワンタッチでスケジュール管理

キーボード ショートカットをオンにすると、キーを押すだけで Google カレンダーに変更を加えたり、特定のページに移動したりすることができます。キーボード ショートカットは、パソコンで Google カレンダーを使用する場合にのみ利用可能です。まずは、Google カレンダー上で設定を行いましょう。

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 右上の歯車の設定アイコンをクリックし、メニューから 「設定」 をクリックします。
  3. [キーボード ショートカットを有効にする] セクションで [はい] を選択します。
  4. ページの一番下にある [保存] をクリックします。
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Google カレンダーで使用できるおもなショートカットは以下の通りです。こちらをマスターすればストレスフリーでカレンダー操作ができるようになるのでぜひお試しください。

カレンダー内を移動するショートカット

操作 ショートカット
カレンダーのビューを次の日付範囲に変更する J または N
カレンダーを更新する R
現在の日付に移動する T
[カレンダーを追加] 欄に移動する ‘+
検索ボックスにカーソルを移動する /
[設定] ページに移動する S

月表示から週表示など、カレンダーのビューを変更するショートカット

操作 ショートカット
[日] ビュー 1 または D
[週] ビュー 2 または W
[月] ビュー 3 または M
カスタムビュー 4 または X
[予定リスト] ビュー 5 または A

予定に変更を加えるショートカット

操作 ショートカット
新しい予定を作成する C
予定の詳細を表示する E
予定を削除する Backspace または Delete
元に戻す Z
(予定の詳細ページから)予定を保存する ⌘+S(Mac)
Ctrl+S(Windows)
予定の詳細ページからカレンダー グリッドに戻る Esc

意外と知らない!?便利機能をもっと使ってみよう

単なるスケジュール管理に使うだけではもったいない!Google カレンダーを使いこなすことで、仕事の業務効率を一気にアップできます。

業務やプロジェクトごとにカレンダーをわける

Google カレンダーは一つのカレンダーに複数のカレンダーを作成することができます。例えば複数の業務やプロジェクトに関わっている人は、プロジェクトごとにカレンダーを変えると、ぐっとカレンダーが見やすくなります。こちらではカテゴリごとにカレンダーを作成して、そのカレンダーに予定を登録する方法を紹介します。

  1. Google カレンダーを開き、 左メニューから「カレンダーを追加」の横の三点リーダーをクリック→「新しいカレンダー」を選択します。
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  2. カレンダーの名前を決めたら「カレンダーの作成」をクリックします。
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新しいカレンダーが追加されました。カレンダーの種類ごとに色分けがされているので、直感的に予定が見分けやすくなります。

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このように、ほかのカレンダーのチェックを外せば、そのカレンダーの予定のみ表示することが可能です。

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同僚のカレンダーと連携する

同じ部署や同僚など仕事上でやり取りが多いメンバーがいたら、カレンダーを共有しましょう。他のユーザーとカレンダーを共有しておくと、ミーティングの調整などがしやすくなります。

自分のカレンダーを他のユーザーのカレンダーと共有する場合

  1. Google カレンダーの左メニューのマイカレンダーリストから、他のメンバーと共有したいカレンダーの右側の三点リーダーをクリックし、「設定と共有」を選択します。
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  2. 「特定のユーザーとの共有」のセクションから共有したいユーザーのメールアドレスを入力します。このときに権限も設定しておきましょう。権限の設定が終わったら「送信」をクリックします。権限のオプションの詳細は下記の通りです。

変更および共有の管理権限

  • 予定の時間枠のみを表示(詳細を非表示)
    カレンダーで予定が追加されている時間と空いている時間を表示することはできますが、予定の名前や詳細を表示することはできません。
  • 閲覧権限(すべての予定の詳細)
    限定公開以外のすべての予定の詳細を閲覧できる。
  • 予定の変更権限
    予定の閲覧だけでなく追加、編集できる。
  • 変更および共有の権利権限
    スケジュールの編集と、さらにほかのユーザーへの共有設定ができる最高レベルの権限です。

共有が実行されると、相手のメールアドレスにメールが届き、自動でカレンダーが追加されます。

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今度は反対に、ほかのユーザーのカレンダーを自分のカレンダーに表示させることも可能です。

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  1. 画面左メニューの「カレンダーを追加」に、カレンダーを共有してほしいユーザーのメールアドレスを入力します。
  2. もし相手のカレンダーを表示する権限がない場合はこのように権限をリクエストするポップアップが表示されるので、「アクセス権のリクエスト」を送信します。
    リクエストを送信すると相手のメールアドレスにリクエストが届きます。

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  3. 相手がリクエストを承諾したら、自分のカレンダーにほかのユーザーの予定が表示されます。

日本以外のタイムゾーンを表示させる

海外のクライアントなど、タイムゾーンが異なる相手との予定を作成する場合、「セカンダリタイムゾーン」を設定すると先方の現地時間が把握しやすくなります。
時差を把握できるので、ミーティングの設定などがスムーズになりそうですね。

  1. Google カレンダーを開きます。
  2. 右上歯車のアイコンをクリックし、メニューから 「設定」 をクリックします。
  3. [全般]から [タイムゾーンを使用]のセクションを選択します。
  4. セカンダリ タイムゾーンを表示するにチェックを入れて、任意のエリアを設定します。
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セカンダリタイムゾーンを設定すると、カレンダーはこのように表示されます。GMT+9というのが日本の時間、GMT-9というのが今回設定したシカゴの時間です。
セカンダリタームゾーンを表示することで、日本時間で午前10時半からのミーティングを行う場合、シカゴは何時からのミーティングになるのか一目でわかります。
海外旅行をする場合も、セカンダリタイムゾーンを設定しておくと現地時間の何時に到着するのかなどが把握しやすくなりますよ。

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ハングアウトと連携する

もし、ハングアウトでミーティングを実施するなら、Google カレンダーに予定を入れるときに、「ビデオ会議を追加」を設定しておきましょう。
ミーティングの開始がとてもスムーズになります。

  1. カレンダーから予定を作成し、「ゲストを追加」から参加メンバーのメールアドレスを入力します。
  2. 「ビデオ会議を追加」からプルダウンで「Hangouts Meets」を選択します。
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ミーティングの時間になったら、カレンダーの予定をクリックしてポップアップから「Hangouts Meet に参加」を選択します。

Hangouts Meet が立ち上がり、参加者へのコールが開始します。(招待されたユーザーが参加を承諾している場合)事前に「通知」を設定しておけば、Google Chrome上でお知らせが表示されるので便利ですよ。

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Gmailからカレンダーに予定を追加する

Gmailを使ってアポイントやミーティングの日時を調整する機会が多い人は、ぜひこの機能をお試しください。

  1. 予定内容が入ったメールを開いて、画面上部三点リーダーをクリックし、予定を作成」を選ぶ。
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  2. Google カレンダーの予定作成画面が出るので、必要事項を確認して「保存」をクリックします。日時は、そのままだとメール受信日時が登録されてしまうので訂正しておきましょう。デフォルトの状態だとスケジュールの件名はメールの件名、備考欄にはメールの本文が記載されているので必要に応じて変更します。
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住所の情報から Googleマップを起動する

Google カレンダーに行き先の住所をいれておくとスムーズにGoogleマップが表示できるようになります。はじめての場所に行くときはこの機能を使えば道に迷う心配もありませんね。

カレンダーからスケジュールの詳細を開いて、「場所を追加」と記載された欄に住所を入力して保存すれば設定は完了です。

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こちらはスマートフォンからGoogle カレンダーのアプリを開いた画面です。住所をクリックしてみましょう。

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マップが立ち上がり行き先の地図が表示されました。

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外出中のステータスを追加(G Suite限定)

こちらはG Suiteユーザー限定の機能になります。Google カレンダーに「外出中」というステータスを加えることができるようになりました。この機能を使うと、ほかのメンバーがその時間帯に会議などの招待を送ってきた場合に自動的に予定を辞退してくれます。

「外出中」機能を活用して「その時間は不在なのに会議がセッティングされてしまった」などというスケジュール調整あるあるを未然に防ぎましょう。「外出中」の設定方法は以下の通りです。

  1. 予定を入れたい日時をワンクリックして、タイトルの下に書かれている「外出中」を選択
    ※一度予定を作成した後に「外出中」を追加で設定することはできません。(2018年12月現在)
  2. 辞退のメッセージは編集が可能なので、適宜変更しましょう。外出中に限らず、例えば長期休暇を取る場合は辞退メッセージのところに「長期休暇中につき予定を辞退させていただきます」などと入れておいても良いですね。
  3. 「保存」をクリックして設定完了です。
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こうしておくと、ほかのユーザーがこの時間帯にミーティングなどの予定をいれたとしても自動的に辞退されます。もし、外出中のステイタスになっている時間帯に他のユーザーから予定の招待があった場合、招待者に自動で以下のようなメールが送られます。

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予約枠の設定 (G Suite限定)

こちらもG Suiteユーザー限定の機能になります。
「予約枠」を設定しておくと、他のユーザーがその枠内で予約を入れることができます。
たとえば、チームリーダーと複数のメンバーが面談などを定期的に行うときは、この機能が便利です。
早速使い方をみてみましょう。途中までは「外出中」の設定と同様です。

  1. 予定を入れたい日時をワンクリックして、タイトルの下に書かれている「予約枠」を選択
    ※一度予定を作成した後に「予約枠」を追加で設定することはできません。(2018年12月現在)
  2. 「期間が設定された予約枠」のところで一コマ単位の時間を入れておきます。
  3. 「保存」をクリックして設定完了です。
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予約枠を設定したら、予約を入れてもらいたいユーザーを招待しましょう。
他のユーザーが予約をできるようにするには、予定に招待するのではなく、「このカレンダーの予約ページ」のURLをメールなどで共有してください。

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こちらは招待された側のユーザーの画面です。
招待されたユーザーはURLを開くと予定枠が表示されるので、希望する枠のボタンをクリックすれば、予約完了です。
予約が完了すると、予定の作成者と、紹介されたユーザー双方のカレンダーに反映されます。

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デフォルトの期間の設定

Google カレンダーの初期設定では、デフォルトだと60分単位で予定が作成されるようになっています。
この初期設定は、簡単に変更ができます。「30分や15分単位で予定を設定することが多い」という人は、設定を見直しておくと良いでしょう。

デフォルトの期間の設定方法

  1. 画面右上の歯車アイコンから「設定」をクリック。
  2. 予定の設定のセクションから、「全般」→「デフォルトの期間」を選択。
  3. プルダウンから任意のデフォルトの期間を選択したら設定は完了です。
スケジュール調整はこれで万全!Google カレンダーのポテンシャルを最大限に引き出そう

デフォルトの期間を設定するプルダウンの下に、「会議の迅速化」というチェックボックスがあることにお気づきになった人もいるのではないでしょうか。
「会議迅速化」は、「デフォルトの期間」と機能が似ているのですが、カレンダーに入力する時間単位を自動的に短く登録するものです。30分間の予定は5分短い25分間に、1時間以上の予定は10分短く登録されます。つまり、長時間労働につながる傾向がある、会議の時短を促す機能です。

この「会議迅速化」機能が時短の効果を発揮するかどうかは、参加メンバーの意識次第です。それでも、終了時間を強制的に前倒すことで、「会議を早く終わらせる」という意思を示すことができるはずです。会社をあげて労働時間の短縮を目指しているようであれば、社員全員に「会議迅速化」のチェックを推奨されてみてはいかがでしょうか。

アドオンを追加して、Google カレンダーを極めよう

アドオンを使いこなせばあなたもGoogle カレンダーマスター!
Google カレンダーの使い方が広がる、便利なアドオンを3つ紹介します。
アドオンの追加方法はこちらの記事をご参照ください。

Right-Click to Calendar

選択したテキストをGoogle カレンダーに投稿できる拡張です。ブラウザ上で日付を含むテキスト選択して右クリックすると,コンテキストメニューからGoogle カレンダーに予定を投稿することができます。

https://chrome.google.com/webstore/detail/right-click-to-calendar/femihkgadmhfmdlkjjfjcgleppfggadk?hl=ja

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ChromeにGoogle カレンダーを拡張機能として追加する

Google カレンダーをChromeのブラウザに追加できる拡張機能です。このアドオンを使うと、わざわざGoogle カレンダーを開かなくてもすぐにスケジュールが確認できます。

https://chrome.google.com/webstore/detail/google-calendar/gmbgaklkmjakoegficnlkhebmhkjfich?hl=ja

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Yahoo!テレビの番組をGoogle カレンダーへ登録

こちらはビジネスとは関係ありませんが、面白い機能なのでご紹介します。
このアドオンをインストールすると、Yahoo!Japanテレビの番組詳細画面にある、「Yahoo!カレンダーへの登録ボタン」が、Google カレンダーへの登録ボタンに書き換わります。

https://chrome.google.com/webstore/detail/yahoo%E3%83%86%E3%83%AC%E3%83%93%E3%81%AE%E7%95%AA%E7%B5%84%E3%82%92google%E3%82%AB%E3%83%AC%E3%83%B3%E3%83%80%E3%83%BC%E3%81%B8%E7%99%BB/mdlpobiacdhjjoepgjllhogpcmmpfice?hl=ja

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まとめ

さっそく使ってみたくなるGoogle カレンダーの便利機能は見つかりましたか。
Google カレンダーは、予定を登録するだけのスケジューラーではありません。日々の業務が忙しい方や、チームでの予定管理などを行っている方は、ぜひGoogle カレンダーの機能をフル活用してくださいね。

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