Googleハングアウトで業務効率化を実現!企業による3つの活用事例を紹介

モバイルやパソコンを使って無料でビデオ通話ができるGoogleハングアウト。すでに会議などで取り入れている企業も多いようです。
実は、Googleハングアウトにはビデオ通話以外の様々な機能が備わっているので、使い方次第で業務の効率化に一役買ってくれる可能性があります。
今回は、押さえておきたいGoogleハングアウトのポテンシャルを引き出す便利な機能と、その活用事例を紹介します。

Googleハングアウトを利用すれば通勤時間や打ち合わせの移動時間を短縮できる

労働時間のスリム化や、社員一人ひとりに合わせた業務の最適化。そのような課題を多くのビジネスパーソンが抱えています。
そういったお悩みも、Googleハングアウトを活用することで改善する可能性があります。
Googleハングアウトの導入にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

Googleハングアウトをビジネスで採用するメリット

Googleハングアウトを使う大きなメリットは、時間的コストの短縮と、距離の制約を超えた円滑なコミュニケーションの実現と言っていいでしょう。
もし離れた拠点の社員同士で打ち合わせを行うとしたら時間の調整、打ち合わせ場所の確保といった事前のセッティングのほか、拠点への移動に時間を費やしてしまいます。
Googleハングアウト機能を使いこなせば、PC一つあればどこでも会議を行うことが可能になるので大幅な時間の短縮につながります。
遠隔地で仕事をしていても気軽に顔を見ながら打ち合わせができるので、コミュニケーション不足によるエラーも大幅に防げるのではないでしょうか。

Googleハングアウトを活用すればビジネスが変わる

Googleハングアウトが活躍するシーンは会議だけではありません。例えば、働き方改革の柱として注目されているリモートワーク。
スタッフ同士が別の場所にいても業務を円滑に行うためには、シームレスなコミュニケーションが不可欠です。Googleハングアウトには、日々の業務のちょっとしたやり取りにも活用できるので、遠隔地にいても一体感をもって業務に取り組むことが可能になります。
従来、仕事や打ち合わせは同じ空間で行うことが一般的でしたが、Googleハングアウトが浸透していくにつれてビジネスの常識が変わっていくのかもしれません。

Googleハングアウトの他のサービスとの比較

GoogleハングアウトにはSlackやChatWorkといった競合のサービスがあります。
この表を参考にビジネスのスタイルにあったサービスを選ぶと良いでしょう。
Googleハングアウトは、GmailやGoogleカレンダーなど、Googleの他のサービスとの親和性が非常に高いので、会社がG Suiteのワークフローをすでに活用しているようであれば導入は非常にスムーズです。

Googleハングアウトの基本的な使い方

それでは、早速Googleハングアウトを使ってみましょう。
今回はGmailからの利用法を説明していきます。
ハングアウトの始め方は大きく分けて4つあります。

■PCからハングアウトを利用する場合

  • Gmailを開いて画面左下のGoogleハングアウトメニューからアクセスする
  • https://hangouts.google.comからアクセスする
  • GoogleChromeのアドオン追加しブラウザからアクセスする

■スマートフォンやタブレットからハングアウトを利用する場合

  • Andoroid の場合Google Play、iOSの場合App Storeからアプリをダウンロードしてアクセスする

1対1でビデオ通話を行う方法

今回は代表的なPCのハングアウトのトップページからアクセスする方法を紹介します。
※すでにHangouts Meetに移行しているG Suiteユーザーはこちらのページをご参照ください。
まず、ハングアウトのトップページを開きます。
リストに通話をしたいユーザーがいればそのユーザー名を、リストに連絡したいユーザーがいない場合は、新しい会話をクリックし、メールアドレスまたは名前を入力します。

画面が遷移したら新しいユーザーのメールアドレスもしくは電話番号を入力します。

ユーザーを選択すると、ポップアップが開かれるので、ビデオのアイコンをクリックすると呼び出しが開始します、

相手が通話に応じると、通話が始まります。この写真はビデオ通話中の画面です。かなり鮮明に写っていることがお分りいただけるのではないでしょうか。

グループでビデオ通話を行う方法

グループでビデオ通話を行うことも可能です。Googleハングアウトは最大25ユーザーが同時にビデオ通話をすることができます。
※有料のGSuite Enterpriseエディション以上のユーザーの場合、Hangout Meetsに移行後は最大50ユーザーまで同時通話が可能になりました。

ハングアウトのトップページで新しい会話→新しいグループをクリックします。ユーザー名が下に表示されていればそこから参加メンバーを選択しましょう。自分のアイコン画像の横にある+のマークをクリックし、メールアドレスまたは名前を入力します。
ユーザー名が表示されたら、参加予定のメンバー全員を追加していきましょう。
リストに連絡したいユーザーがいない場合は、手動でメールアドレスを入力します。
頻繁に同じメンバーで通話する場合はグループを作成しておくと便利ですよ。

通話の途中にメンバーを追加することも可能です。通話中に右上のメニューから共有のアイコンをクリックます。

名前またはメールアドレスを入力すると新しいユーザー通知が送られ、相手が承諾した場合に追加されます。

活用するにあたって知っておきたいGoogleハングアウトの便利な機能

基本的なGoogleハングアウトの使い方を覚えたら、さらに便利に活用するための機能も活用してみましょう。これらの機能を使いこなすだけで、Googleハングアウトの活用の幅がぐっと広がりますよ。

チャット機能

Googleハングアウト中にテキストでメモを残しておきたい時は、チャット機能が便利です。
通話が開始されると自動でチャットのポップアップが表示されるので、打ち合わせの内容を記録しておけば簡単な議事録にもなります。画像を送ることも可能です。
チャットにGoogleドキュメントやスプレッドシートのリンクを共有すれば、打ち合わせをしながら参加者同士でリアルタイムに資料を作成する、といった使い方もできます。
※2018年11月現在、G Suite のHangouts Chatユーザーは同じドメインのメンバーでのみチャットが可能になっています。

画面の共有

画面の共有機能を使えば、わざわざ打ち合わせの資料を紙に出したり、ファイルをメールで送る必要はありません。
Googleハングアウトには参加者のパソコンの画面を他のメンバーの画面に共有する機能があります。他の参加者は、自分の端末で共有されたコンテンツを見ることが可能です。

画面の共有の方法は以下の通りです。
通話中の画面の右上の三点リーダーをクリックして、「画面の共有」を選択します。
次に自分のパソコンの全画面を共有する時は「あなたの全画面」、現在開いているアプリケーション画面を共有したい時は「アプリケーションウインドウ」を選びましょう。

画面が参加メンバーに共有されましした。

カメラのオンオフ

通話をしているときに自分の映像を写したくないとき、はカメラ機能をオフにすることが可能です。
呼び出し中、もしくは会話をしているときに表示されるビデオのアイコンをクリックしてオフに設定しましょう。

マイクのオンオフ

音声も同様にオフにすることができます。
呼び出し中、もしくは会話をしているときに表示されるマイクのアイコンをクリックしてオフに設定しましょう。

Googleカレンダーから招待する

Googleハングアウトミーティングを行う時は、あらかじめ参加メンバーをGoogleカレンダーから招待しておくとスムーズです。
まず、自分のGoogleカレンダーを開き、日時を設定します。さらにオプションの画面を開いたら、「ビデオ会議を追加」のプルダウンから「Googleハングアウト」を選択します。
さらに参加するメンバーを「ゲストを追加」から招待して保存します。

予定時刻になったらカレンダーのミーティングの予定をクリックします。ポップアップが表示されたら「Hangoutsに参加」をクリックしましょう。 Googleハングアウトの画面に遷移し、他の参加者への呼び出しも開始します。

ビジネスシーンでのGoogleハングアウト活用事例

今回紹介したような機能を使いこなせば、様々なビジネスシーンでGoogleハングアウトを活用することができます。実際、どのような使い方ができるのか、ユーザーの声を集めてみました。

事例その1複数の拠点を持つ企業の社内研修

【企業の社内研修担当者】
複数の拠点をもつ企業でリーダー研修の担当をしています。
以前は研修のたびごとに各拠点から参加者を集めて実施していましたが、時間のロスが多い上、移動のための経費もかかっていました。
Googleハングアウトを使った社内研修を導入してからは、各メンバーが自分のオフィスから参加できるようになったので大幅な時間と経費の削減になっています。
大きい会議室を抑える必要もなくなりましたし、スケジュール調整もだいぶ楽になりました。
研修中の資料はGoogleドライブで共有できるので、ペーパーレス化も達成しています。

事例その2遠隔地での採用活動

【WEB制作プロダクションの採用担当者】
ライティング、校正、データ入力などの業務を全国各地にいる在宅スタッフに請け負ってもらっています。
地方在住の方が多いので、採用面談はすべてGoogleハングアウトで実施しています。お互い顔を見ながらリラックスして話ができるので、ストレスなく面談ができると思っています。
採用にあたっては簡単な適性テストを行っているのですが、Googleハングアウトを接続した状態でGoogleフォームで作成したテストを受けてもらっています。

事例その3リモートワーカーとの業務連携

【リモートワーク制度の利用者】
リモートワークを推進する企業で働いています。子供がまだ小さいのでリモートワークの制度を利用して週に2回出社、週に3回リモートという働き方をさせてもらっています。
リモート勤務中の他のスタッフとの連携方法を模索していたのですが、Googleハングアウトを利用するようになってからだいぶ円滑に業務に取り組めるようになりました。
基本的に家で仕事をしている時はGoogleハングアウトを会社にいるメンバーと繋いでいます。
常に会話をしているわけではないのですが、お互いにちょっとした確認事項などがあればすぐにコミュニケーションが取れるようにしていています。チャットを利用することも多いですが、大切な内容はアーカイブとして保存しています。
リモート勤務の日は通勤時間を家事や子供と過ごす時間にあてられるようになったので、仕事とプライベートのバランスが取りやすくなったと感じています。

まとめ

今後、有償のG Suiteに加入している場合、GoogleハングアウトはHangout Chat と Hangouts Meetに移行します。
移行方法やサービスの違いなどの詳細は、こちらの記事【「Google ハングアウト」の進化版!「Hangouts Meet」の使い方と注意点】をご参照ください。
Googleハングアウトは機能を活用すれば働き方そのものを変える可能性があるツールです。
ぜひ、Googleハングアウトを導入して業務の無駄を省いていきましょう!