こんなに使える! ビジネスパーソンのための Google Chat 活用法

社内外のメンバー同士のちょっとしたコミュニケーションに便利な Google Chat。
2021年の6月のアップデートで、無料ユーザーも利用できるようになりました。
単なる Chat ツールだと思われがちですが、実はオンライン会議を始められたり、スケジュールが確認できたりとさまざまな機能が搭載されています。
今日からビジネスのメインツールとして使いたくなる、Goole Chat の活用術をご覧ください。

もはやビジネスのハブツール Google Chat とは?

まず、Google Chat がどのようなアプリなのか簡単に説明します。

Google Chat とは

Google Chat とは、1対1のダイレクトメッセージからグループの会話まで、手軽なコミュニケーションができる Google のチャットアプリ。
以前は有料の Google Workspace ユーザー限定アプリでしたが、2021年の6月のアップデートで、無料ユーザーも利用できるようになりました。
チャットの機能以外にも、ファイル、タスクを共有してグループでの仕事をさらに効果的に進めたり、他のアプリと連携することも可能。業務の効率化をサポートします。

※参考記事:
ビジネスに最適! G Suite ユーザーなら押さえておきたい Google Chat 入門

Google Chat の基本的な使い方

基本的な1対1のチャットの使い方を説明します。

  1. 自分の Google Workspace アカウントにログイン後 Google Chat にアクセスします。

    ※スマートフォンから利用したい場合はアプリをDLしてください。
    Andoroid:
    https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.dynamite&hl=ja
    iOS:
    https://apps.apple.com/jp/app/google-chat/id1163852619

  2. 「チャット」 の下に表示される名前をクリックし、メッセージを入力して、送信アイコンをクリックしてメッセージを送信できます。
  3. 「チャット」 に名前が表示されない場合は、「Chat」の横の+アイコンをクリックし、「ユーザーまたはスペース」にチャットをしたいユーザーのメールアドレス(Google Workspace アカウント)を入れて検索します。組織外のユーザーにダイレクトメッセージを送信するには、そのユーザーの完全なメールアドレスを入力します。

スペースとグループの違いについて

Google Chat には1対1のチャット機能の他に、「グループ」と「スペース」という複数名でチャットができる機能もあります。スペースは「チャットルーム」という名称でしたが、2021年9月8日から「スペース」に名称変更されました。

どちらも複数名でチャットできるなら、どちらを使えばいいの?と悩んでしまう方も多いかもしれません。スペースとグループには基本的に下記のような違いがあります。

◆グループ
グループのメンバー同士が、手軽にチャットを行うことができる場所です。
一度グループを作成したあとは、グループメッセージに他のユーザーを追加したり削除することはできません。

◆スペース
プロジェクト チームの継続的なコミュニケーションと共同作業のための中心的な場所です。スペースを作成することで、チームのメンバーはファイルの共有、タスクの割り当て、連携の維持をすべて1か所で行うことができます。一度スペースを作成した後でも他のユーザーを追加することが可能です。
簡単なチャットのやり取りだけならグループメッセージ、プロジェクト遂行の場としてはスペースを活用、という風に使い分けることをおすすめします。

スペースの作成方法については次で詳しく説明します。

※スペースとグループの詳しい違いや、使い方について詳しく知りたい方はこちら
ビジネスに最適! G Suite ユーザーなら押さえておきたい Google Chat 入門

Google Chat でできる!機能紹介

業務のスピード感がUPすること間違いなしの Google Chat 活用テクを紹介していきます。

スペースを作成する

スペースを作成して複数のメンバーで運用すると、ファイルの共有、タスクの割り当て、連携の維持をすべて1か所で行うことができます。同じ部署や、プロジェクトメンバーでスペースを活用しましょう。

【スペースの作成方法】
  1. Google Chat の左メニュー「スペース」の横の+をクリックする。
  2. 「スペースを作成」を選択する。
  3. スペースの名称を設定し、参加させたいユーザー名、メールアドレス、またはすでに作成済みのグループ名を入力し招待する。
    この時、社外のユーザーを招待する場合は「組織外のユーザーの参加を許可する」にチェックしてください。また、メールのように、チャットををスレッド別に整理したい場合は、スレッド返信を使用するにチェックを入れます。

設定が完了したら「作成」をクリックしてスペースの作成完了です。

スペースでタスクを作成して割り当てる

部署やプロジェクトメンバーの中でタスクを明確に割り当てることで、スムーズな進捗管理が可能になります。Google Chat のスペースには参加メンバーにタスクを割り当てる機能があるので、活用してみましょう。

  1. Google Chat で作成したスペースを開く
  2. スペースを開いたら、「タスク」タブを選択する。
  3. 「タスクを追加」をクリックして、割り当てたいタスクを作成する
  4. 期限と、割り当てたいメンバーを設定し、「追加」をクリックする。

このようにタスクと、担当者が表示されました。
これで部署やプロジェクトのTODOを見える化することが可能です。割り当てられたTODOは、Google のタスク管理アプリ「ToDoリスト」にも反映されます。

即席でビデオ会議を始める

Google Chat では、チャット中の相手と即席で Google Meet を使ったビデオ会議を開始できます。口頭でのやり取りの方がスムーズだと思ったらすぐに会議を始めることが可能です。

【Google Chat から即席でビデオ会議を始める方法】
  1. Google Chat で、ビデオ会議を始めたいユーザーとのチャットまたはスペースを開く。
  2. 右下のビデオ会議のアイコンをクリックする。
  3. 「ビデオ会議に参加」をクリックすると Meet が立ち上がります。

ヒント:Google Chat では左メニューの「会議を新規開始」をクリックすると Meet のURLが表示されるので、それを共有することでビデオ会議を行うことも可能です。

他のユーザーと時間を調整して予定セッティングする

予定を共有してるユーザー同士であれば、Google Chat 上でスケジュールを調整してビデオ会議などのイベントをセッティングできます。
この機能を活用すれば、わざわざ他のメンバーの予定を確認する必要がなくなります。

【Google Chat で他のユーザーと時間を調整してビデオ会議をセッティングする方法】
  1. Google Chat で、ビデオ会議を始めたいユーザーとのチャットまたはスペースを開く。
  2. 右下のカレンダーのアイコンをクリックする。

他のユーザーのスケジュールがカレンダーに表示されるので、空き時間をクリックしてビデオ会議のスケジュールをセッティングしましょう。

参加予定の会議を表示する

参加予定の会議を確認する際は、Google カレンダーを開く方が多いのではないでしょうか。Google Chat では、Google カレンダーをわざわざ開かなくても参加予定の会議一覧を確認できます。

【Google Chat で参加予定の会議を確認する方法】
  1. Google Chat で、「参加予定の会議」をクリックする。

会議の一覧が表示されました。
「今すぐ参加」をクリックすると該当の Meet が立ち上がります。

ステイタスを設定する

テレワークで業務をしていると、他のメンバーが今何をしているのか把握しづらくなってしまう、と感じている人も多いのではないでしょうか。Google Chatでは各ユーザーがいまどのような状態なのかステイタスで設定できます。

【ステイタスを設定する方法】
  1. Google Chat 右上部のプルダウンをクリックして、自分のステイタスを設定する。

    ※デフォルトでは自動でステイタスが設定されているようになっています。

  2. 他のステイタスを選択、または自分でステイタスを作成したい場合はプルダウンの「ステータス追加」をクリックします。
  3. このようにステイタスをカスタマイズすることも可能です。期限もセッティングできます。ステイタスを選択したら「完了」をクリックします。他のユーザーにもこのステイタスが共有されます。

bot を使ってスケジュールを確認する

Google Chat の bot とは、AIによって自動運用されるアカウントです。
bot を使うとチャットの会話を通じてタスク管理を行なったり、アクティビティに関する通知を受け取ることができます。
今回は、おすすめの bot「Meet」を使ってスケジュールを確認する方法を紹介します。

※bot についてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事をご参照ください。
使わないと損! Google Chat の bot 機能で業務を効率化

【bot を使ってスケジュール管理する方法】
  1. Google Chat の「チャット」の横の+アイコンをクリックする。
  2. ユーザー、スペース、または bot の枠に「Meet」と入力し、候補に表示された Meet の bot を選択する。
  3. チャットに Meet bot が追加されたら、クリックする。
  4. 「今日の予定」や「明日の予定」とテキストを打ち込むと、Google カレンダーに登録された予定の一覧が表示されます。

ミーティングに参加したメンバーにチャットを送る

ミーティングを実施するメンバーとちょっとしたやり取りを行う際は Google カレンダーから Google Chat へダイレクトに遷移できます。同じ組織のユーザーとミーティングを行う場合は、1対1もしくはグループでチャットを行うことが可能です。

※異なる組織のユーザーとグループチャットはできませんが、1対1であればチャットを行えます。

チャットを活用することで、会議が始まる前に情報やファイルを共有したり、会議の参加者に遅れて参加することを知らせたり、議事メモを共有したり、会議が終了したらあとのフォローアップを実行できます。

【ミーティングのメンバーとチャットを行う方法】
  1. Google カレンダーから、チャットを行いたいスケジュールをクリックして詳細を開く。
  2. 詳細画面の、「● 人のゲスト」の横に表示されている吹き出しをクリックする。

Google Chat に遷移しました。ここでミーティングに関するコミュニケーションを行うことが可能です。

まとめ

Google Chat は単なるチャットツールという領域を超えて、ビジネスの中心で活躍ツールであることがお分りいただけたのではないでしょうか。
他の Google のアプリとの連携も充実しているので、仕事を開始する際はまず Google Chat を開く習慣をつけると業務の効率が向上すること間違いなしですよ。

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