テレワークはGoogleドライブでうまくいく!その3つの理由

慌ててテレワークを導入したものの、データの共有や、ファイルの確認作業で苦戦していませんか?
リモートで効率的に作業を行うためには、メンバー同士がリアルタイムでアクセスできるオンラインストレージが欠かせません。今回ご提案するのは、Google が提供するオンラインストレージ・Google ドライブの活用術。Google ドライブを活用して、楽しく、ストレスなくテレワークに取り組みましょう。

テレワークの中心にGoogleドライブを!

阿井さん

こんにちは。らくらく出版社のシステム担当をしている阿井 貞一(あい ていいち)です。
最近テレワークを始めてみたものの、メンバーが遠隔にいるせいで業務に支障が発生してる、なんてことはありませんか?
我が社では以前から Google ドライブを中心にして業務を回していたので、とてもスムーズにテレワークを導入することができました。

今回の記事では、僕たちらくらく出版社のメンバーがどのように Google ドライブを活用しているのかご紹介します。ぜひ、テレワークを導入する企業は参考にしてみてくださいね。

テレワークとの親和性抜群 Googleドライブとは

阿井さん

Google ドライブは、オンラインで利用できるストレージサービスです。Google ドライブにはこのような特徴があります。

いつでもどこでもファイルにアクセス可能
スマートフォン、タブレット、パソコンのどれからでも簡単にアクセスして編集ができる

使いやすい共有機能
Google ユーザーとファイルを簡単に共有できるので、コラボレーション作業がスムーズ

Google ドライブ形式ファイルは容量無制限
スプレッドシートやドキュメントのような Google ドライブ形式のファイルはドライブ上の容量を消費しません。Business エディション以上は容量無制限で利用が可能です。

(参考)【2019年版】今更聞けない Google ドライブの基本的な使い方から他サービスとの比較まで

Googleドライブを使うには

Google ドライブは、G Suite のユーザーだけでなく、無料の Google ユーザー(Gmail のアカウントを持っているユーザー)であれば誰でも利用できます。

また、権限を設定すれば、G Suite や Google のユーザーでなくてもファイルを閲覧することも可能です。

【Google ドライブがテレワークにおすすめの理由 その1】インターネットがあればいつでもどこでもどんなデバイスからでも作業が可能

阿井さん

Google ドライブをテレワークで利用する最大のメリットは、インターネットの環境さえあれば「いつでも」「どこでも」「あらゆるデバイスからでも」アクセスして作業ができるとことです。

社内で共有サーバーを構築している場合、テレワークに移行する際各社員のパソコンにVPNの設定を行う必要があります。一方で、Google ドライブにファイルを保管しておけば、仕事をする場所やデバイスが変わってもシームレスに作業を行うことが可能になります。

ここでは、パソコンやタブレットでアクセスする方法と、ファイルを新規で作成する方法を説明します。

パソコンから Google ドライブにアクセスする方法

阿井さん

まずはパソコンから Google ドライブにアクセスする方法を紹介します。

※注意)パソコンで Google ドライブを使用する際は、下記のブラウザを使用するようにしましょう。

  • Chrome
  • Firefox
  • Internet Explorer 11、Microsoft Edge(Windows のみ)
  • Safari(Mac のみ)

他のブラウザでも動作する場合がありますが、機能の一部を使用できない可能性があります。

【パソコンから Google ドライブにアクセスする方法】
  1. G Suiteまたは Google アカウントにログインします。
  2. Googleドライブページ または、Google のトップページの右上のタイルのマークをクリックして「Google ドライブ」をクリックします。

「マイドライブ」に遷移しました。マイドライブとは、自分がアップロードまたは同期したファイルやフォルダが格納されたクラウドのストレージです。

スマートフォンやタブレットから Google ドライブにアクセスする方法

阿井さん

Google ドライブはスマートフォンやタブレットなどの携帯端末でも手軽にアクセスすることが可能です。Webブラウザからでも Google ドライブを使用できますが、ここでは利便性がより高いアプリからのやり方をご紹介します。

【スマートフォンやタブレットから Google ドライブにアクセスする方法】
  1. Googleドライブのアプリを端末にインストールします
  2. ログインするアカウントを確認するダイアログが表示された際には、使用するアカウントをタップします

2020年5月現在、アプリから見た場合、デフォルトでは最近使用したファイルが順番に表示されています。マイドライブを見たい場合は一番右端下のフォルダのマークをタップしてみましょう。

【Google ドライブがテレワークにおすすめの理由 その2】コラボレーション作業がストレスフリー

阿井さん

離れた場所にいる人と連携して業務を行うときは、いかに効率的にデータを共有するかが重要な課題になります。大きなデータを共有しようとしたらエラーをしてしまう、作成した資料のやりとりが多くてどれが最新版かわからないetc…。こういったことが細かいアクシデントが積み重なると、業務の進行に支障をきたしかねません。Google ドライブをうまく活用して、遠隔にいるメンバー同士とストレスなくコラボレーションできるようにしましょう。

ここでは、快適にコラボレーション作業するための、ファイルの作成方法から共有のやり方や、よくある疑問について説明します。

※パソコンでの使い方の説明です

(参考)【2020年版】Google ドキュメントの基本・アドオン・テンプレート・裏技など

Google ドライブ上に Google のファイルを新規作成する方法

  1. アカウントにログインして Google ドライブ を開く
  2. 左上の「新規」をクリックする

Google ドライブ上では

  • Google ドキュメント
  • Google スプレッドシート
  • Google スライド
  • Google フォーム
  • Google 図形描画
  • Google マイマップ
  • Google サイト
  • Google App Script
  • Google Data Studio
  • Google Jamboard
  • Video Player for Google

などのファイルが新規作成できます。また、「新規」からフォルダを作成して、フォルダの中にファイルを新規作成することも可能です

Google ドライブで作成したファイルを共有する方法

阿井さん

Google ドライブ作成したファイルは、他のユーザーと簡単に共有を行うことが可能です。そのやり方を、Google ドキュメントを例にして説明します。

【G Suite/Google ユーザーにメールを使って共有する場合】
  1. 右上の「共有」をクリックする
  2. ダイアログが表示されたら、[ユーザーを追加]とある部分にメールアドレスを入力する
    ※このメールアドレスはG Suite に登録しているアドレスか、Gmail のアドレスのみ入力してください。
  3. 権限をさらに設定したい場合は、その右の鉛筆アイコンをクリックして、プルダウンから
    ・編集者(直接編集が可能)
    ・コメント可(編集はできないがコメントを入れることが可能)
    ・閲覧者(閲覧のみ可能)

    を選択します。

  4. 設定が完了したら「完了」をクリック

    共有されたユーザーにはこのようなメールが届きます。

【リンクをコピーして共有する方法】

このやり方であれば、Google アカウントを持っていないユーザーともファイルを共有することが可能です。

  1. 右上の「共有」をクリックする
  2. ダイアログ右下の「詳細設定」をクリックする
  3. 別のダイアログが開かれるので、詳細な設定を行う
    3-1 「変更」をクリック
    3-2 リンクの共有という設定画面が表示されるので、ここで細かく設定を行う

    • オン – ウェブ上で一般公開
      インターネット上の誰でも検索、アクセスが可能になります。
    • オン – リンクを知っている全員>
      基本的には、このリンクを知っている人のみアクセスできます。
      Google アカウントのログイン無しでアクセスが可能です。
    • オン –株式会社〇〇(G Suite版のみ利用可能)
      ファイルのオーナーの同一ドメインのユーザーのみ検索・アクセスができます。
    • オン –リンクを知っている株式会社〇〇(G Suite版のみ利用可能)
      リンクを知っているファイルのオーナーの同一ドメインのユーザー全員がアクセスができます。
    • オフ – 特定のユーザー
      特定の G Suite または Gmail ユーザーのみアクセスが可能です。

    上で共有設定を行ったユーザーの権限を、プルダウンから

    • 編集者(直接編集が可能)
    • コメント可(編集はできないがコメントを入れることが可能)
    • 閲覧者(閲覧のみ可能)

    を選択します。

    3-3 リンクをコピーしたら「完了」をクリック

コピーしたリンクは、チャットなどでURLを共有すれば相手も同じファイルにアクセスができます。

阿井さん

細かく共有の範囲を設定できるのもGoogle ドライブのメリットです。例えば、社外秘のファイルを扱う場合は、

オン –リンクを知っている株式会社〇〇

と設定をしておくことをおすすめします。

Google のファイルは誰とでも共有できるの?

阿井さん

Google ドキュメントは、G Suite または Google アカウントを持っていない人とも共有ができます。その場合は、リンクの共有を「オン – リンクを知っている全員」とした上で、編集者/コメント可/閲覧者を設定してリンクを共有しましょう。

もし、G Suiteアカウントを持たない社外の取引先の人に原稿をチェックしてもらいたい場合は「オン – リンクを知っている全員」とした上で、「コメント可」に設定してファイルを共有することをおすすめします。

Google のファイルは同時編集ができる

阿井さん

同一のファイルを複数のメンバーで同時編集できるのも、Googleのファイルの便利なポイントです。

例えば、プレゼンテーション資料をメンバーで分担して作成したい場合は、メンバー同士でファイルを共有しておけばリアルタイムで共同作業することが可能です。

【Google ドライブがテレワークにおすすめの理由 その3】Googleドライブはセキュリティ面も安心

阿井さん

Google ドライブはインターネットの技術を使用したクラウドのサービスなので、データの流出といったリスクを危険視している人も多いかもしれませんね。僕も、以前は社内にサーバーを構築するオンプレミスの方が安全なのかなと思っていました。しかし、検討を重ねた結果セキュリティ面も保証されていると判断して導入することにしました。

G Suite はセキュリティファースト!

阿井さん

Google ドライブを提供するGoogleはセキュリティを第一にサービスの提供を行っています。例えば、

  • セキュリティの専門家によって、信頼性の高いクラウド インフラストラクチャを運用していること
  • 良質なデータセンター セキュリティが担保されている など…。このようなセキュリティ対策の高さから、Googleドライブを運用することに決めました。

さらに、テレワークで Google ドライブを使用する場合は、セキュリティを高めるために2段階認証※をかけることをおすすめします。

※2段階認証とはパスワードに加え、スマホに送られてくるメッセージや音声通話、もしくはアプリを通じてGSuiteにログインを行う方法。2段階の認証手続きでアカウントの乗っ取りを防止する技術です。

(参考)テレワークの落し穴!?情報漏洩してからじゃ遅い セキュリティ対策のお話

Googleドライブはローカルにデータを残さないから情報流出リスクが低い

阿井さん

テレワークの心配事の一つに、パソコンの紛失による情報流出があるのではないでしょうか?G Suite を使用すれば、すべてクラウド上でデータを扱うことになるのでパソコンのローカルにデータを残しません。G Suite にログインする際のセキュリティさえしっかりとかけておけば、情報漏洩のリスクを下げることが期待できます。

まとめ

Googleドライブは無料でも利用できる、大変便利なクラウドのストレージです。データの共有も同時編集もとても手軽に行うことができるのでまさにテレワークに最適。かしこく運用して、テレワークでも効率を下げない働き方を実現しましょう。

関連記事