【rakumo for G Suite 通信】G Suite を まだご利用いただいていない方に ※すでにご利用の方には拡張ツールのおススメ

自社のIT環境で現在十分に生産性をあげられているでしょうか?
日本の生産性はOECD加盟諸国の労働生産性では36カ国中21位、先進国では最下位です。
G Suite をまだ導入されていない方に、会社の業務で「生産性」を上げるためのG Suite導入準備についてご紹介します。また、既にご利用されている方にはG Suite を更に便利に、G Suite で補えない業務領域もサポートする拡張ツールをご紹介します。

国際的にみた日本の時間当たり労働生産性

2019年12月18日に(公財)日本生産性本部から「労働生産性の国際比較 2019」(https://www.jpc-net.jp/intl_comparison/intl_comparison_2019.pdf)が公表されました。ご存知の方も多いですが、日本の生産性はかなり前から先進国では最下位の状況が続いています。

労働生産性(就業1時間当たり国内総生産の場合)は、以下の式で算出されます。

式から考えた場合、生産性を上げるには、分子である①付加価値を上げるか、分母の②労働者数を減らすか、③労働時間を減らすのかの3つになります。

労働生産性をどう上げるかは様々な意見がありますが、簡単に言えば、少ないインプットでアプトプットを同等かそれ以上に上げれば、生産性向上につながります。言い換えれば、同じ業務であっても時間をかけすぎている作業(インプット)を効率化し、本来取り組むべき業務に集中できる環境を作り出すことで生産性(アウトプット)は上がると考えられます。

特に取り組みやすい③から着手することで、引いては①につながります。

煩わしさを軽減し、効率化を図るために

かなり卑近な例となりますが、こんなことは起きていないでしょうか?

  • 会議に参加するための移動時間や移動コストがかかっている
  • 簡易な確認事項でも会議が開催されている
  • 共有のファイルの更新がスムーズにできない
  • 必要な社内情報・ファイルを探すのに時間がかかる
  • 会社でしかメールやスケジュール、ファイルを参照できない

これらは、手間やコストがかかり時間を奪う、会社内で起きている内向きなエネルギーです。どれもスピード・効率を阻害し本来業務の妨げになっています。

どの企業でも多かれ少なかれ起きており、ITを活用することで効率化をはかってきているものの、まだまだ改善の余地はあります。

※既にG Suiteをお使いの方は是非後半部分を確認ください。

G Suite は、Google が提供するクラウドツールです。ビジネスに最適化された複数のアプリケーションで構成され、情報共有の基盤として業務効率化を支援します。

ここで全てのアプリケーションの紹介はできませんが、実際のG Suiteの活用例の一部をご紹介します。

  • 遠隔地との会議はWeb会議で行い、移動時間を軽減
  • 会議は必要最低限にとどめ、簡易な確認はチャットで
  • 誰かの編集終了を待つことなく、共有ファイルを共同編集。リアルタイムに更新され、変更履歴も自動保存。バージョン管理も不要で資料は常に最新。容量も無制限。
  • 強力な検索機能で必要な情報にすぐに到達
  • クラウドだから、インターネットに接続されていれば、いつでもどの端末でもメール、スケジュール、ファイルを参照・更新・作成可能

これらは、ほんの一例ですが、G Suite を利用すると「今必要な新しい情報が、場所や時間を選ばずすぐに得られる環境」ができ、業務の仕方を変え、煩わしさを排除し効率化に大いに寄与します。もちろんセキュリティやアクセスの権限もコントロールできますし、クラウドなのでインストールも不要です。また、Google が積極的に取り入れているAIへの対応など常に最新のサービスを利用できます。

まだ G Suite をご利用されていない方へ

自社のメール環境やスケジュール管理、ファイルサーバなどを、ばらばらに管理していたり、ホスティングサービスに任せたままの状態でのIT利用になっていませんか?Microsoft Officeなど、全員のPCにインストールしていたり、スマートフォンを貸与してもネット検索以上の活用がされていない状態ではないですか?

G Suite であれば、必要なものが1つにパッケージされ、Microsoft Officeと同等のアプリケーションがインストール不要で利用でき、かつ、ファイル形式の変換なく、Office形式のまま編集・共同作業が可能です。また、スマートフォンやタブレット用の各アプリケーションがあり、インターネットさえ繋がっていれば場所や端末を選ばずご利用できます。

Google のWeb サイトから、いつでも無料お試しができるので、まずはお試ししてみませんか?(Google社 G Suiteサイトへ
もし、作業や手続きが不安であれば、こちらの資料がお役に立ちます。

【ホワイトペーパー】はじめての G Suite™ 導入&移行 【入門編】

「準備」から「アカウント開設」までを『 事前チェックリスト付き』で解説!できれば自力で G Suite を導入・移行したい方向けにわかりやすく作成しています。
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すでに G Suite をご利用されている方へ

G Suite 拡張ツールの rakumo をご紹介します。

rakumo シリーズは、G Suite のユーザー管理、認証、セキュリティ機能を利用したG Suite拡張ツールです。G Suite を更に便利にし、G Suite で補えない業務領域までもサポート。誰もが使いやすく業務の効率化・生産性向上に貢献します。現在、1600社以上、66万ユーザー以上の企業で利用されています。

【グループウェア系】

rakumo カレンダー : 組織で使いやすいスケジュール管理
rakumo ボード : 社内ポータルを簡単に、一歩進んだ情報発信
rakumo コンタクト : 社外と社内の連絡先を一元管理

 

【業務系】

rakumo キンタイ : 「働きやすさ」を追求したこれからの勤怠管理
rakumo ワークフロー : 全ての企業の屋台骨を支えるワークフロー
rakumo ケイヒ : 交通費精算・経費精算が圧倒的にラクになる

今なら管理画面全ての機能が試せる「無料トライアル(2週間)」とデモ用アカウントで手軽にお試しできる「オンラインデモ(1週間)」を受け付けています。

また、お試し前に資料を確認したい方向けの資料もご用意しています。

rakumo サービスのご紹介はこちら

ご利用者のレビュー記事はこちら ※外部サイト「ITreview」へのリンク

  • rakumo(G Suite版)のレビュー記事はこちら
  • rakumo ワークフローのレビュー記事はこちら
  • rakumo ケイヒのレビュー記事はこちら

ITreview Grid Award 受賞

※G Suite 拡張機能 部門(4期連続)/ グループウェア 部門(3期連続)/ ワークフロー部門(2期連続)にてLeader受賞、カレンダーソフト部門にてHigh Performer受賞

G Suiteを活用すれば、無駄な時間や労力を削減し、様々な煩わしい業務負担が劇的に軽減されます。G Suite だけで対応できない場合は、拡張ツールの利用も可能です。

実際1歩踏み出せば、こんなに便利こんなに捗ると実感できます。ぜひG Suite の導入を検討してみてください。

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