ビジネスに最適！ Google Workspace ユーザーなら押さえておきたい Google Chat 入門

まず、Google Chat とはどのようなツールなのか、何ができるのか基本を押さえておきましょう。

Google Chat は Google のアカウントを持っているユーザーならだれでも利用できるコミュニケーションツール。
ダイレクトメッセージからグループの会話まで、簡単かつ効率的な共同作業を強力にサポートします。
さらに、Google Chat は手軽なテキストのコミュニケーションができるだけでなく、Google ドライブのアイテムを共有したり、bot という便利な機能も利用できます。

Google Chat の bot 機能について詳しくはこちらから

Google のアカウントを持っているユーザーなら、だれでも利用できます。
※無料アカウントのユーザーも利用可能。ただし、

• スレッド形式のスペース作成
• bot へのメッセージ送信
• メッセージの削除や編集
• Webhook と呼ばれる、外部からチャットメッセージを投稿できる仕組み

などの機能が利用できないといった制限があります。

Google Chat では主に下記のことができます。

• 1 対 1 またはグループでのダイレクト メッセージ
• ユーザーへのタスクの割り当て（スペースの機能）
• Google ドライブからのアイテムをアップロード
• Google Meet の開始
• bot を活用した業務サポート

次に Google Chat の基本について説明していきます。

まず、Google Chat を利用するにあたって Google Workspace 管理者は下記の設定確認を行なってください。 適正な設定を行わないと、組織内で Google Chat が使用できない場合があります。

1. 管理者アカウントから管理コンソールにアクセスする。
2. 「アプリ」 → 「Google Workspace」 → 「Google Chat と従来のハングアウト 」 をクリックする。
   
3. 「サービスのステータス」 をクリックし、ページが遷移したら下記の通り Chat や従来のハングアウトを組織内でどのように使用するかを選択します。
   • Chat を優先（移行する場合におすすめ）
     Google Chat は Gmail 内に含まれ、どこでも使用できます。従来のハングアウトはウェブ上で使用できます。
   • Chat のみ
     Google Chat は Gmail 内に含まれ、どこでも使用できます。従来のハングアウトの全クライアントが無効になります。
   • 両方とも無効
     Chat と従来のハングアウトの全クライアントが無効になります。

   今回は 「Chat を優先」 を選択しました。

   
4. 「保存」 をクリックします。
   これで管理者の設定は完了です。

Google Chat には始めるためには、下記の3つのやり方があります。

• 【PC】 Google Chat のページから直接始める方法
• 【PC】 Gmail から始める方法
• 【PC】 Google カレンダーから始める方法
• 【スマホ・タブレット】 アプリをインストールして始める方法
  iOS

  Andoroid

この4種類があります。

Google Chat の具体的な使い方を見ていきましょう。まずはダイレクトメッセージの送り方を紹介します。 ここでは、一番基本的な PC の Google チャットのページから始めるやり方で説明します。

【Google Chat のページから直接利用するやり方】

1. 自分の Google アカウントにログイン後 Google Chat にアクセスします。または Google 検索エンジンの右上にあるアプリケーションランチャーからも選択可能です。
   
2. 「チャット」 の下に表示される名前をクリックし、メッセージを入力して、送信アイコンをクリックしてメッセージを送信できます。
3. 「チャット」 に名前が表示されない場合は、 「チャット」 の右側にある ＋ をクリックして、 「ユーザー、スペース、または bot を検索」 をクリックして、チャットをしたいユーザーのメールアドレス（Google アカウント）を検索し、該当するアカウントを選択します。組織外のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには、そのユーザーの完全なメールアドレスを入力します。
   

   グループでメッセージをやりとりしたい場合は 「チャット」 の右側にある ＋ をクリックした後 「グループの会話を開始」 を選択し、複数のアカウントを選択しましょう。

   ※外部ユーザーをグループのダイレクトメッセージに追加することはできません。 外部ユーザーとチャットできるのは、1 対 1 のダイレクトメッセージまたはチャットルーム内のみです。

   

   Gmail から始めるやり方、スマホアプリを利用するやり方、Google カレンダー から始めるやり方について詳しくはこちらをご覧ください。

Google Chat では、 「スペース」 という機能を使うと、グループ メッセージと同様に複数のユーザーとコミュニケーションをとることができます。そのスペースはグループメッセージとは何が違うのか、確認しておきましょう。

◆グループ メッセージ

グループのメンバー同士が、手軽にチャットを行うことができる場所です。

◆スペース

プロジェクト チームの継続的なコミュニケーションと共同作業のための中心的な場所です。チャットルームを作成することで、チームのメンバーはファイルの共有、タスクの割り当て、連携の維持をすべて1か所で行うことができます。

両者の使い分けについては、詳しくはこちらの表を参考にしてみてください。

【スペースの設定方法】

スペースの作り方を説明します。

1. Google Chat を開きます。
2. 「スペース」 の横にある ＋ アイコンをクリックします。
   
3. 「スペースの作成」 をクリックして、ポップアップが表示されたらスペース名を入力します。
   
4. 追加するユーザーのメールアドレスを入力するか、候補から選択します。すでに Google グループを作成してる場合、そのグループを入力すればそのグループのメンバー全員をスペースに追加することが可能です。

   Google グループについてくわしくはこちら

   
5. （省略可）組織外のユーザーがチャットルームに参加できるようにするには、 「組織外のユーザーの参加を許可する」 チェックボックスをオンにします。
   後でこの設定を変更することはできません。
   
6. （省略可）メールのように、会話がスレッド別に整理したい場合は。 「スレッド返信を利用する」 チェックボックスをオンにします。
   
7. 「作成」 をクリックします。
   

   チャットルームのアバターを追加したい場合は、スペース名の横にある絵文字アイコンをクリックして絵文字を選択します。絵文字を選択しない場合は、デフォルトのアバターが代わりに使用されます。

   

Google Chat は、チャット以外にもこのような活用方法があります。

Google Chat では、トーク中の相手と即席で Google Meet を使った Web 会議を開始できます。

【Google Chat から Google Meet を始める方法】

1. Web 会議を開きたいユーザーまたはグループのチャット/チャットルームを開きます。
2. 右下にある Google Meet のアイコンをクリックしたのち、 「ビデオ会議」 と表示されたら送信して相手と共有します。
   
3. 「ビデオ会議に参加」 をクリックします。

   グループチャットまたはチャットルームで Google Meet のアイコンをクリックした場合グループのメンバー全員が Web 会議に参加することが可能です。

   

Google ドライブから Google Chat メッセージに直接ファイルを追加できます。 200 MB までのファイルを送信可能で、BMP、GIF、JPEG、PNG、WBMP、HEIC 形式の画像ファイルを添付できます。

【Google ドライブのファイルを共有する方法】

1. ファイルを共有したいユーザーまたはグループのチャット/チャットルームを開きます。
2. ドライブにあるファイルを添付するには、Google ドライブのアイコンをクリックします。
   
3. 送信するファイルを選択します。
   
4. 送信アイコンをクリックします。
   

   ※チャットルームまたはダイレクトメッセージの相手にファイルへのアクセス権がない場合は、送信時に警告が表示されます。
   ファイルの編集権限がある場合は、アクセス権を付与するオプションが表示されます。
   チャットルームにアクセス権を付与した場合、その権限はチャットルームに後で参加するユーザーにも適用されます。
   チャットルームから退出したユーザーは、個別にまたは別のグループからアクセス権を付与されない限り、そのファイルにアクセスできなくなります。

Google Chat の bot とは、AI によって自動運用されるアカウントです。bot を使うとチャットの会話を通じてタスク管理を行なったり、アクティビティに関する通知を受け取ることができます。

bot には、Google が作成して管理している bot と、サードパーティ ソフトウェアのベンダーが作成して管理している bot など、多数あります。

Google が作成して管理している bot
例） Google カレンダーと連携する Meet bot や Google ドライブからファイル共有などができる ドライブ bot

サードパーティ ソフトウェアのベンダーが作成して管理している bot
例） GitHub や Salesforce bot

たとえば Meet bot は 「今日の予定は？」 とチャットすれば、bot が Google カレンダーから予定を確認することができます。Google Chat の bot を活用することで一元的にタスクを管理することが可能になります。

Google Chat の bot 機能について詳しくはこちらから

Google Chat には Google ならではの便利な検索機能があります。
検索機能には Chat 全体から検索する方法と、特定のユーザーまたはスペースを指定して探すこともできます。

【Google Chat 内全体からでメッセージを検索する方法】

1. Google Chat を開きます。
2. 「チャットとスペースを検索」 と表示された検索ボックスに検索語句を入力し、Enter キーを押します。
   

【Google Chat 内の特定のダイレクトメッセージやスペースからメッセージを検索する方法】

1. Google Chat を開きます。
2. 検索するダイレクトメッセージまたはスペースを選択します。
   
3. 「チャットとスペースを検索」 と表示された検索ボックスに検索語句を入力し、Enter キーを押します。
   

Google Chat は、使い方次第でプロジェクトのハブとしても活用できるツールです。
チャットのツールとしてだけでなく、業務の効率を上げるワークスペースとして Google Chat を活用してみませんか？