ビジネスに最適！ Google Workspace 利用者なら押さえておきたい Google Chat 入門

Google アカウントを持っているユーザーなら無料で利用できるチャットツール・Google Chat。Google Chat にはチャット機能以外にもビジネスに最適な機能が搭載されていることをご存知ですか？

この記事では、Google ドライブや Google Meet との連携など、Google Chat の便利な機能を紹介します。

Google Chat でできること

まず、Google Chat とはどのようなツールなのか、何ができるのか基本を押さえておきましょう。

Google Chat とは

Googl Chat は Google のアカウントを持っているユーザーならだれでも利用できるチャットツール。ダイレクトメッセージからグループの会話まで、簡単かつ効率的な共同作業を強力にサポートします。

さらに、 Google Chat は手軽なテキストのコミュニケーションができるだけでなく、 Google ドライブのアイテムを共有したり、他のアプリとの連携機能も利用できます。

Google Chat の連携アプリについて詳しくはこちらから
https://rakumo.com/gsuite/gws-hint/google-chat/application/

Google Chat を使うための条件

Google のアカウントを持っているユーザーなら、だれでも利用できます。無料アカウントのユーザーも利用可能となっています。

ただし、無料アカウントのユーザーは有料の企業アカウントが作成したスペース内でメンバーを追加するといった操作は不可といった制限があります。

Google Chat でできること

Google Chat では主に下記のことができます。

• 1対1またはグループでのダイレクト メッセージ
• ユーザーへのタスクの割り当て（スペースの機能）
• Google ドライブからのアイテムをアップロード
• Google Meet の開始
• 連携アプリを活用した業務サポート

Google Chat の基本的な使い方

次に Google Chat の基本について説明していきます。

【管理者向け】 Google Chat の設定

まず、Google Chat を利用するにあたって Google Workspace 管理者は下記の設定確認を行なってください。適正な設定を行わないと、組織内で Google Chat が使用できない場合があります。

1. 管理者アカウントから管理コンソールにアクセスする。
2. 「アプリ」 → 「Google Workspace 」 → 「Google Chat 」 をクリックする。
   
3. 「サービスのステータス」 をクリックし、ページが遷移したら下記の通り Chat や従来のハングアウトを組織内でどのように使用するかを選択します。
   • Chat を優先（移行する場合におすすめ）
     Google Chat は Gmail 内に含まれ、どこでも使用できます。従来のハングアウトはウェブ上で使用できます。
   • Chat のみ
     Google Chat は Gmail 内に含まれ、どこでも使用できます。従来のハングアウトの全クライアントが無効になります。
   • 両方とも無効
     Chat と従来のハングアウトの全クライアントが無効になります。

   今回は 「Chat を優先」 を選択しました。

   
4. 「保存」 をクリックします。

これで管理者の設定は完了です。

Google Chat の始め方

Google Chat には始めるためには、下記のやり方があります。

• 【PC】 Google Chat のページから直接始める方法
• 【PC】 Gmail から始める方法
• 【PC】 Google カレンダーから始める方法
• 【スマホ・タブレット】 アプリをインストールして始める方法
  • iOS
  • Andoroid

Google Chat の基本的な使い方 ~ダイレクトメッセージ編~

Google Chat の具体的な使い方を見ていきましょう。まずはダイレクトメッセージの送り方を紹介します。

ここでは、一番基本的なPCの Google Chat のページから始めるやり方で説明します。

【Google Chat のページから直接利用するやり方】

1. 自分の Google アカウントにログイン後 Google Chat にアクセスします。または Google 検索エンジンの右上にあるアプリケーションランチャーからも選択可能です。
   
2. 「チャット」 の下に表示される名前をクリックし、メッセージを入力して、送信アイコン をクリックしてメッセージを送信できます。
3. 「チャット」 に名前が表示されない場合は、「Chat 」の横の ＋ アイコンをクリックし、 「ユーザーを1人以上追加してください」 という枠にチャットをしたいユーザーのメールアドレス（Google Workspace アカウント）を入れて検索します。

   組織外のユーザーにダイレクトメッセージを送信するには、そのユーザーの完全なメールアドレスを入力します。複数のメンバーをグループで会話をする場合はこの時複数のメンバーを追加してください。

   ただし、外部ユーザーをグループのダイレクト メッセージに追加することはできません。外部ユーザーとチャットできるのは、1 対 1のダイレクト メッセージまたは外部ユーザーが参加できるスペース内のみです。

   

Gmail から始めるやり方、スマホアプリを利用するやり方、 Google カレンダー から始めるやり方について、詳しくはこちらをご覧ください。

Google Chat の基本的な使い方 ~スペース編~

Google Chat では 「スペース」 という機能を使うと、グループ メッセージと同様に複数のユーザーとコミュニケーションをとることができます。そのスペースはグループメッセージとは何が違うのか、確認しておきましょう。

• グループ メッセージ
  グループのメンバー同士が、手軽にチャットを行うことができる場所です。
• スペース
  プロジェクト チームの継続的なコミュニケーションと共同作業のための中心的な場所です。チャットルームを作成することで、チームのメンバーはファイルの共有、タスクの割り当て、連携の維持をすべて 1 か所で行うことができます。

両者の使い分けについては、詳しくはこちらの表を参考にしてみてください。

【スペースの設定方法】

スペースの作り方を説明します。

1. Google Chat を開きます。
2. [スペース] の横にある ＋ アイコン をクリックします。
   
3. 「スペースの作成」 をクリックします。
   
4. ポップアップは表示されたら、スペースの名称を設定し、参加させたいユーザー名、メールアドレスを入力し招待します。

   この時、社外のユーザーを招待する場合は 「詳細設定」 で 「組織外のユーザーの参加を許可する」 にチェックしてください。また、投稿できるユーザーを管理者に限定したい場合は 「投稿できるユーザーをスペースの管理者のみにする」 にチェックをします。

   

   設定が完了したら 「作成」 をクリックしてスペースの作成完了です。

   

【応用編】 Google Chat ではこんなこともできる

Google Chat は、チャット以外にもこのような活用方法があります。

即席で Web 会議を開始する

Google Chat では、チャット中の相手と即席で Google Meet を使ったビデオ会議を開始できます。口頭でのやり取りの方がスムーズだと思ったらすぐに会議を始めることが可能です。

【Google Chat から即席でビデオ会議を始める方法】

1. Google Chat で、ビデオ会議を始めたいユーザーとのチャットまたはスペースを開く。
2. 右下のビデオ会議のアイコンをクリックします。
   
3. 「ビデオ会議に参加」 をクリックするとチャットのメンバーとの Meet が立ち上がります。
   

Google ドライブのファイルを共有する

Google ドライブから Google Chat メッセージに直接ファイルを追加できます。200 MB までのファイルを送信可能で、BMP、GIF、JPEG、PNG、WBMP、HEIC 形式の画像ファイルを添付できます。

【Google ドライブのファイルを共有する方法】

1. ファイルを共有したいユーザーとのダイレクトメッセージ、またはスペースを開きます。
2. ドライブにあるファイルを添付するには、メッセージを入力する枠の左側にある＋アイコンをクリックし、 「Google ドライブ ファイルを添付」 を選択します。
   
3. 送信するファイルを選択したら、左下の 「挿入」 ボタンをクリックします。
   
4. 送信アイコンをクリックします。
   

※スペースまたはダイレクト メッセージの相手にファイルへのアクセス権がない場合は、送信時に警告が表示されます。ファイルの編集権限がある場合は、アクセス権を付与するオプションが表示されます。

チャットルームにアクセス権を付与した場合、その権限はチャットルームに後で参加するユーザーにも適用されます。チャットルームから退出したユーザーは、個別にまたは別のグループからアクセス権を付与されない限り、そのファイルにアクセスできなくなります。

連携アプリで業務の効率を上げる

Google Chat の連携アプリを使うとチャットの会話を通じてタスク管理を行なったり、アクティビティに関する通知を受け取ることができます。

連携アプリ には、Google が作成して管理しているアプリと、サードパーティ ソフトウェアのベンダーが作成して管理しているアプリなど、多数あります。

• Google が作成して管理しているアプリ
  例 ： Goole カレンダーと連携する Meet bot や Google ドライブからファイル共有などができるドライブ連携アプリ
• サードパーティソフトウェアのベンダーが作成して管理しているアプリ
  例 ： GitHub や Salesforce bot

たとえば　Meet の連携アプリは 「今日の予定は？」 とチャットすれば、 Google カレンダーから予定を確認することができます。 Google Chat の連携アプリを活用することで一元的にタスクを管理することが可能になります。

Google Chat の連携アプリについて詳しくはこちらからhttps://rakumo.com/gsuite/gws-hint/google-chat/application/

便利な検索機能

Google Chat には Google ならではの便利な検索機能があります。 Google Chat 上部に表示されてる 「ユーザー、スペース、メッセージを検索」 の枠に検索を行いたいユーザーやメッセージなどを入力すると即座に候補が表示されます。

さらに検索内容を絞る場合は、検索結果の画面からプルダウンで絞り込むことができます。

• 差出人
  メッセージの差出人をユーザーで絞り込むことができます。
• 特定の会話の発言
  ダイレクトメッセージまたはスペースで絞り込むことができます。
• 日付
  メッセージが送られた日付を絞り込むことができます。
• ファイルあり
  添付されたファイルの種類別にメッセージを絞り込むことができます。
• リンクあり
  リンクが記載されたメッセージに限定して絞り込むことができます。
• 私の名前のリンクあり
  自分へのメンションがついてるメッセージに限定して絞り込むことができます。

まとめ

Google Chat は、使い方次第でプロジェクトのハブとしても活用できるツールです。チャットのツールとしてだけでなく、業務の効率を上げるワークスペースとして Google Chat を活用してみませんか？