使いづらいなんて言わせない!もっと使えるGmail初級編から上級編まで徹底解説

もっと使えるGmail

Gmailを単なる普通のメールサービスだと思っていませんか?今回は、数あるGmailの便利機能のなかから、目からウロコの機能を紹介します。おさえておきたい基本機能から、とても便利な応用機能まで、順を追ってご紹介したいと思います。プライベートでもビジネスでも利用できますので、活用してみてください。

【初級編】Gmailの便利機能を使いこなす

署名の作成方法

署名はメールの文末などに記載する名前や連絡先をあらかじめ登録しておく機能ですが、ビジネスでもプライベートでもシーンを問わずおさえておきたい機能です。
必要に応じて文頭の「◯◯さま いつもお世話になっております。□□社の△△でございます。」などもあわせて登録しておくとより効率化がはかれます。

Gmail画面右上の【歯車】→【設定】の順にクリックします。

「全般」タブの「署名」欄のラジオボタンを選択し、テキストボックスに署名を入力します。
入力が完了したら【変更を保存】をクリックします。

メールの新規作成で登録した署名を確認します。

未読メールを先頭

しばらくメールを使用していると、受信トレイに未読メールと既読メールが混在してきます。
こちらは未読メールのみを先頭に表示することで、新着メールをまとめて確認することができる機能です。

「設定」→「受信トレイ」タブの「受信トレイの種類」について、プルダウンメニューから「未読メールを先頭」を選択し、【変更を保存】をクリック。

受信トレイを確認すると、未読メールが先頭に表示されています。

「常に全員に返信」をオン

特にビジネスでメールを使用する場合、宛先やCCには複数のアドレスが指定されている場合も多いかと思います。
その際に、メール返信のデフォルト設定を「全員に返信」にしておくと、うっかりの宛先漏れなどを防げて便利です。

「設定」→「全般」タブの「返信時のデフォルトの動作」について、「全員に返信」を選択し、【変更を保存】をクリック。

受信メールを開くと、「全員に返信」がデフォルトになっています。
デフォルトは「全員に返信」になりますが、送信者のみへの個別返信も可能です。

受信拒否

残念ながら一括送信系の営業メールや迷惑メールなど、不要なメールがくるようになってしまったら、受信拒否設定をしておきましょう。

受信拒否したいメールを開き、右上のその他アイコンをクリックし、【「◯◯」さんをブロックする】をクリックします。

【ブロック】をクリックします。
今後、該当のアドレスからのメールは「迷惑メール」に振り分けられます。

テーマ設定

Gmailの背景を変更できる機能です。
作業の効率化には直結しない機能かもしれませんが、テーマを変更すると気分も変わり、とても楽しい機能です。
お手持ちの写真を設定することもできますので、ぜひ使用してみてください。

Gmail画面右上の【歯車】→【テーマ】の順にクリックします。

テーマを選択し、【保存】をクリックします。

受信トレイに戻ると、背景が変更されています。

あらかじめ用意されているテーマではなく自分の写真を使用したり、選択したテーマを編集したい場合は「テーマの選択」画面で設定します。

「テーマの選択」画面下部のボタンでは下記のことができます。

  • マイフォト:自分の写真を使用する
  • テキストの背景:テキスト背景の明暗を設定する
  • 周辺減光:選択したテーマ四隅の明暗を設定する
  • ぼかし:選択したテーマのぼかし具合を設定する

※「テキストの背景」、「周辺減光」、「ぼかし」ボタンはテーマを選択すると表示されます。

【中級編】Gmailのアドオン・拡張機能を使いこなす

スヌーズ機能

日々メールを受信していると、「今すぐ返信する必要は無いけど、数日後には必要」という場合もあると思います。
そのような場合に便利なのが、スヌーズ機能です。
特定のメールにスヌーズ設定をしておくと、指定した日時に再度通知をしてくれます。
要対応メールの対応状況確認として活用することもできます。

スヌーズ設定したいメールを開き、【スヌーズ】をクリックし、通知したい日時を指定すれば設定完了です。
メールの一覧表示からでも、対象メールの右側にある【スヌーズ】アイコンで設定が可能です。

スヌーズ設定の結果は、画面左側の「スヌーズ中」を選択し、メールを表示することで確認することができます。

送信予約機能

メール送信の際、「深夜なので明日朝に送りたい」、「誕生日に日付が変わったら送りたい」など、日時を指定したい場合があります。
その際に便利なのが、送信予約機能です。
Gmailそのものには送信予約機能はありませんが、Chromeブラウザの拡張機能で実現することができます。
無料で利用できる拡張機能では「Boomerang for Gmail」や「Right Inbox for Gmail」が一般的です。
無料で利用できるのは月10通までなどと制限があるものが多いですが、比較的簡単に導入でき、PCの電源OFF時でも使用できます。
基本的なインストール方法はほとんど変わりませんので、今回は「Boomerang for Gmail」を例にご紹介します。

Boomerangの公式サイト(https://www.boomeranggmail.com/jp/)にアクセスします。
【さっそくGmailにインストール!】をクリックすると、「Boomerang for Gmailを追加しますか?」のポップアップが表示されるので、【拡張機能を追加】をクリックします。
インストールが終了するとGmailに遷移するので、画面の案内にしたがい、使用するGoogleアカウントの選択、BoomerangからGmailへのアクセス許可などの設定をします。

Boomerangをインストール後、新規メッセージ画面下部には【Send Later】ボタンが追加され、このボタンをクリックすると、送信予約設定ができます。

  • 「In xx」はxx時間/日/週/月経過後
  • 「Tomorrow morning」は翌朝、「Tomorrow afternoon」は翌昼
  • 「At a specific time」は日時指定

送信予約をしたメールは画面左側の「Boomerang Outbox」で確認できます。
送信日時の変更やメールの編集も可能なので、送信予約後はこちらで確認するようにしましょう。

送信取り消し

メールを使用していると「うっかり作成途中のメールを送信してしまった」、「添付ファイルを忘れてしまった」などということがあります。
この場合に便利なのが、送信取り消し機能です。
あらかじめ取り消せる時間を設定しておくことで、その時間内であれば送信ボタン押下後でも送信の取り消しをすることができます。

「全般」タブ→「返信取り消し」右側のプルダウンから取り消せる時間を選択し、【変更を保存】をクリック。
※設定できる時間は、5、10、20、30秒です。

メールを送信すると画面左下に、「メールを送信しました。」ポップアップが表示されるので、【取り消し】をクリックします。

画面左下に、「送信を取り消しました。」ポップアップが表示され、メールの編集画面が表示されます。

メールアカウントの複数登録

メールアカウントを複数使い分けている方も多いかと思います。
「複数のアカウントをGmailでまとめて管理したい」その様な場合には、Gmailに他のアカウントも登録しておくと、複数アカウントを同じ画面でいちどに管理できるので、とても便利です。
Gmail以外のYahooメールやOutlookメールなども登録可能です。
設定には追加元のメールアカウントについて、POPの許可設定が必要となりますので、事前に確認、設定しておきましょう。

「設定」→「アカウントとインポート」タブ→「他のアカウントでメールを確認」の【メールアカウントを追加する】をクリック。

追加するメールアドレスを入力し、【次へ】をクリック。

「他のアカウントからメールを読み込む(POP3)」左側のラジオボタンを選択し、【次へ】をクリック。

追加するメール情報を入力し、【アカウントを追加】をクリック。
※POPサーバー、ポート情報は追加するメールアカウント側で確認します。

「はい」左側のラジオボタン選択肢、【次へ】をクリック。

追加するメールのSMTP情報を入力し、【アカウントを追加】をクリック。
※SMTPサーバー、ポート情報は追加するメールアカウント側で確認します。

追加するメールアドレスに送信された「確認コード」を入力し、【確認】をクリックで登録完了です。

「設定」→「アカウントとインポート」画面に戻り、登録結果を確認します。
メールアカウントが追加されていれば、Gmailで今回追加したメールの送受信が可能となります。

オフライン対応

2018年4月にリニューアルしたWeb版のGmailでは、オフラインに対応しています。
Chromeブラウザで、あらかじめオフラインの設定をしておくと、インターネット環境がなくてもメールの閲覧、編集が可能となります。

まずは、オフラインでも受信トレイにアクセスできるよう、受信トレイをブックマークしておきます。
ChromeでGmailの受信トレイを表示し、アドレスバー右側の「★」をクリックし、【完了】をクリック。
ブックマーク完了です。

「設定」→「オフライン」タブ→「オフライン」右側のラジオボタンを選択し、【変更を保存】をクリック。
「共有端末でのオフラインメールの使用はおすすめしません」画面で、【OK】をクリック。

メール同期中。

メール同期完了。
この状態になれば、オフラインになってもGmailを閲覧、編集できます。
受信トレイのブックマークからアクセスしましょう。
※メール送受信はオンラインになった際に実行。

【上級編】Gmail Labs(ラボ)を使いこなす

まずはLabs機能を有効にする

Gmail Labs(ラボ)はその名のとおり、実験的なサービスではありますが、便利な機能がいくつもあります。
2018年4月のリニューアルから、Gmail Labs(ラボ)の一部機能が「詳細設定」での使用に変更されました。
今回はその「詳細設定」機能の中から、「テンプレート」、「カスタムキーボードショートカット」、「マルチ受信トレイ」の3つをご紹介します。

まずはじめに、各機能を有効にします。

「設定」→「詳細設定」タブから、有効にしたい機能の右側にある「有効にする」ラジオボタンを選択し、【変更を保存】をクリック。

テンプレート機能

「お問い合わせへの返信」や「商品発送のご連絡」など、特にビジネスでのメールは定型的な内容も多いかと思います。
その際はテンプレート機能を活用しましょう。
複数登録できますので、シーンに応じてあらかじめ登録しておくと、かなりの効率化がはかれます。

メールの新規作成画面を開き、件名や本文に定型化したい内容を入力し、右下の【その他オプション】をクリック。

【返信定型文】→【返信定型文を作成】をクリック。

返信定型文の名前を入力し、【OK】をクリックで登録完了です。

返信定型文を使用する際は、メール新規作成画面右下の【その他オプション】をクリック。
【返信定型文】から使用する返信定型文を選択します。

すると、返信定型文がメール作成画面に反映されます。
メール返信の際も同様に返信定型文を使用することができます。

カスタムキーボードショートカット

大量のメールを効率的に処理する際はキーボードショートカットを使用すると便利です。
キーボードショートカットはキー設定を変更できますので、使いやすい様に変更しておきましょう。

マルチ受信トレイ

「受信トレイだけではなく、複数のトレイをひとつの画面に表示したい」その様な場合はマルチ受信トレイ機能が便利です。
追加するトレイは、ラベルや検索条件などを設定でき、表示対象のメールを指定することができます。

「マルチ受信トレイ」タブで、検索キーワードとパネルのタイトル、表示件数を入力、追加パネルの位置を指定し、【変更を保存】をクリックすれば設定完了です。

検索キーワード指定の一例

  • 「is:状態」:特定の状態を指定 ※スター付きは「is:starred」
  • 「label:ラベル名」:既存のラベルを指定
  • 「from:送信者メールアドレス」:送信者のメールアドレスを指定 ※複数指定は「OR」で連続して登録可能。

“メイン以外のタブが表示されていると、マルチ受信トレイが表示されないので、メイン以外のタブの表示を解除します。
【ギアマーク】→【受信トレイを設定】をクリック。
「有効にするタブを選択」画面で、メイン以外のチェックを外し、【保存】をクリック。

すると、マルチ受信トレイが表示されるようになります。
画像は受信トレイの右側に表示させた場合。

まとめ

メールは毎日の様に利用するものなので、少しでも便利に、効率的に使用したいものです。

Gmailにはそのための機能が数多く実装され、日々進化し、追加されています。

「何か新しい機能はないか」と、たまには「設定」画面をのぞいてみるのも楽しいのではないでしょうか。
そしてどんどん活用していきましょう。

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