【2018年版】今更聞けないGoogle ドライブの基本的な使い方から他サービスとの比較まで

リモートワークの推進や、グローバル化でますます高まりつつあるビジネスシーンでのクラウド需要。企業で大容量のクラウドストレージをあたらしく取り入れるのは専門的な知識が必要と思っていませんか?Googleドライブなら、導入と運用のコストをかけず、セキュリティ性の高いストレージを利用できます。

Googleドライブってなに?

Googleドライブの概要(ドキュメント・スプレッドシート・スライドなど)

Googleドライブとは、Googleが提供するオンラインストレージサービスです。「使いやすい共有機能」「ファイル形式変換機能」「Googleドライブ形式ファイルは容量無制限」などの特徴があります。ドライブ内のファイルには、スマートフォン、タブレット、パソコンのどれからでも簡単にアクセスして編集ができるので、どこにいてもファイルを使用できるという点が最大のメリットです。
Googleドライブ上では、Microsoft Wordのような「Googleドキュメント」、Microsoft Excelのような「Googleスプレッドシート」、Microsoft PowerPointのような「Googleスライド」などが標準で使用できます。
Google ドライブに保管できるドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションのサイズは次のとおりです。

ドキュメント. 半角102万文字まで。テキスト ドキュメントを Google ドキュメント形式に変換した場合は50MB まで。
スプレッドシート. Google スプレッドシートで作成したスプレッドシート、または Google スプレッドシート形式に変換したスプレッドシートは200 万セルまで。
スライド. Google スライド形式に変換したプレゼンテーションは 100 MB まで。
新しい Google サイト. 1ページあたり半角20万文字までで、ページ数は1,000ページまで(合計で半角1,000万文字まで)。
その他さまざまな機能を持つサードパーティー製アプリの利用も可能です。高度なセキュリティを備えているので、情報漏洩が気になるビジネス利用でも安心して利用ができるサービスになっています。

Googleドライブの特徴・外部サービスとの連携

もちろん、Googleドライブ形式以外のデータの保存も可能です。
2018年8月現在サポートされているファイル形式は以下の通り。

◆一般的なファイル

  • アーカイブ ファイル(.ZIP、.RAR、tar、gzip)
  • オーディオ形式(MP3、MPEG、WAV、.ogg)
  • 画像ファイル(.JPEG、.PNG、.GIF、.BMP)
  • マークアップ、コード(.CSS、.HTML、.PHP、.C、.CPP、.H、.HPP、.JS)
  • テキスト ファイル(.TXT)
  • 動画ファイル(WebM、.MPEG4、.3GPP、.MOV、.AVI、.MPEGPS、.WMV、.FLV、.ogg)

◆Adobe ファイル

  • Autodesk AutoCad(.DXF)
  • Illustrator(.AI)
  • Photoshop(.PSD)
  • PDF(.PDF)
  • PostScript(.EPS、.PS)
  • Scalable Vector Graphics(.SVG)
  • Tagged Image File Format(.TIFF) – RGB .TIFF 画像で最適
  • TrueType(.TTF)

◆Microsoft ファイル

  • Excel(.XLS、.XLSX)
  • PowerPoint(.PPT、.PPTX)
  • Word(.DOC、.DOCX)
  • XML Paper Specification(.XPS)

Googleドライブの使い方

1. drive.Google.com にアクセスする

【マイドライブの使い方】

パソコンで drive.Google.com を開きます。「マイドライブ」には、
自分がアップロードまたは同期したファイルやフォルダ、自分が作成した Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームを保存できます。

2. ファイルをアップロード、作成する

【ファイルのアップロード方法】

パソコンからアップロードする方法. パソコン上のファイルを選択し、マイドライブにドラッグ&ドロップする。 なお、アップロードしたOffice ファイルは編集、ダウンロードをしたり、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかに変換ができます。 Office ファイルを編集するには、次のいずれかを行います。

  • Office 互換モード(OCM)を使用してファイルを編集する ※パソコンでは Chrome ブラウザでのみ OCM を使用できます。
    ※Office 互換モードを使用する場合は「ドキュメント、スプレッドシート、スライドで Office ファイルを編集」の Chrome 拡張機能をインストールします。https://chrome.google.com/webstore/detail/office-editing-for-docs-s/gbkeegbaiigmenfmjfclcdgdpimamgkj
  • ファイルを Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかに変換する。Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルを編集した後、Office ファイルとして保存、書き出しして他のユーザーと共有することもできます。

【Googleドライブ上でファイルを作成する方法】

マイドライブの右メニューにある「新規」ボタンをクリックして、作成するファイルの形式を選択する。
Googleドライブ内で作成したドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームは、ドライブ上でそのまま編集が可能です。

3. 他のユーザーと共有する

マイドライブで作成したGoogleのファイルやフォルダは他のユーザーと共有ができます。

ファイル共有方法

◆ファイルを共有する場合

  1. Googleのファイルを開いて、右上の共有ボタンをクリックします。
  2. [ユーザー] の下に共有相手のメールアドレスまたは Google グループを入力します。
  3. 共有の設定を行います。
  4. [完了] をクリックします。共有したユーザーにメールが届きます。

◆フォルダごと共有する場合

  1. 共有したいフォルダをクリックします。
  2. 共有アイコン ユーザーを追加 をクリックします。
  3. [ユーザー] の下に共有相手のメールアドレスまたは Google グループを入力します。
  4. 共有の設定を行います。
  5. [送信] をクリックします。共有したユーザーにメールが届きます。

Google ドライブから共有する際は、ファイルの編集、ファイルへのコメント、ファイルの閲覧のみ、のいずれかの権限を共有相手に対して設定できます。共有の設定を行って完了ボタンを押します。共有先のメールアドレスには共有の通知が届き、共有ドライブにファイルまたはフォルダが表示されるようになります。

・共有アイテム
自分以外のユーザーからファイルやフォルダが共有されると、「共有アイテム」に表示されます。共有アイテムにあるファイルやフォルダは自分以外のユーザーのマイドライブにあるものが共有されたものです。共有アイテムにあるファイルを編集すると自分以外のユーザーのファイルが書き変わることになるのでご注意ください。また、共有アイテムにあるファイルやフォルダは、オーナー以外は削除することはできません。ただし、一覧から削除することは可能です。

ドライブファイルストリーム

2017年9月にローンチされたドライブファイルストリーム。この機能を使用すると、クラウドに置かれているファイルを、直接各自のパソコンに簡単にストリーミングすることができます。つまり、クラウド上のファイルをまるでパソコン上にあるかのように扱えるので、ローカルPCの保存領域はほとんど使用しなく済みます。動画や印刷物の編集など、パソコンで容量の大きいファイルを扱う人にとっては大変便利な機能です。

ドライブファイルストリームは、G Suite™を使用する全てのユーザーが使用することができます。特にG Suite™ Businessプラン以上を利用している場合、Google ドライブの容量が無制限なのでPCの容量をほとんど使わずに、容量無制限のドライブを持つことが可能です。
注)Business版でも5ユーザー以下の場合は1TBの容量制限があります
導入にあたっては、まずG Suite™の管理者がドライブファイルストリームを有効にする必要があります。利用できるPCのスペックが条件を満たしているか確認の上、導入を行うようにしましょう。
なお、ドライブのファイルはオフラインでの利用も可能です。これらのキャッシュされたファイルは、オンラインになれば再びクラウドに同期されるため、すべての端末で最新バージョンを利用できます。

Googleドライブの容量

Googleドライブは個人で利用する場合15GBまで無料で、G Suite™に加入をすると30GB以上のストレージが利用ができます。
各容量と月額利用料は下記のとおりです。

  • G Suite™ Basic・・・30GB、600円/月
  • G Suite™ Business・・・無制限(5ユーザー未満の場合は、1ユーザーあたり上限1TB)、1200円/月
  • G Suite™ Enterprise・・・無制限(5ユーザー未満の場合は、1ユーザーあたり上限1TB)、3000円/月

Google形式のファイルは容量にカウントされないので実際にはかなりの容量が保存可能です。

Googleドライブのセキュリティ

Googleドライブはクラウド上で運用されるサービスなので、情報漏えいや不正アクセスが心配という人も多いかもしれません。しかしGoogleは、データセンターの強固なセキュリティで信頼を得ています。
Google のサービスを提供しているデータセンターでは、セキュリティの専門家によって、グローバルに堅牢なインフラストラクチャを展開しています。

データ保全やハッキング対策など、一般企業以上の対策がとられているので、安心して使えるサービスです。実際の運用に際しては、よりセキュリティを高める機能も提供しています。たとえばユーザーのログインの際に、既定のIDとパスワードだけでなく、2段階認証を組み合わせることで、IDとパスワードが盗まれても不正なログインを防ぐことが可能です

法人向けストレージサービス他5つとの比較

Googleドライブ以外にもさまざまなオンラインストレージが提供されています。今回は、Dropbox、OneDrive、BOX、Fileforce、Fleekdriveという、法人でよく利用されている5つのストレージサービスをピックアップしてみました。比較をして、ぜひぴったりのストレージを見つけてくださいね。

Google ドライブ
個別プラン 容量(1ユーザー当たり) 料金(1ユーザー当たり)
個人利用 15GB 0円
G Suite™ Basic 30GB 600円/月
G Suite™ Business 無制限
(5ユーザー未満の場合は、1ユーザーあたり上限1TB)
1200円/月
G Suite™ Enterprise 無制限
(5ユーザー未満の場合は、1ユーザーあたり上限1TB)
3000円/月
Googleが提供するストレージサービス。15GBまで無料で、G Suite™に加入をすると30GB以上のストレージが利用できる。
Googleのアプリのデータは容量にカウントされないので実際にはかなりの容量が保存可能。
共有機能を利用すれば、社内外とのユーザーの共同作業が容易。
Dropbox
個別プラン 容量(1ユーザー当たり) 料金(1ユーザー当たり)
Basic(個人向け) 2GB 0円
Plus(個人向け) 1TB 1200円/月
Professional(個人向け) 2TB 2400円/月
Business(ビジネス向け) 3TB 1250円/月
Advanced(ビジネス向け) 必要に応じた容量 2000円/月
Enterprise(ビジネス向け) 必要に応じた容量 要問合せ
デスクトップにあるファイルがほかのマシンからもシームレスにアクセスできるところが最大の特徴。UIがシンプルで、ファイルのアップロードや閲覧が直観的に行える。
OneDrive
個別プラン 容量(1ユーザー当たり) 料金(1ユーザー当たり)
OneDrive 基本 5 GB
(個人向け)
5GB 無料
OneDrive for Business Plan 1 1TB 249円/月
OneDrive for Business Plan 2 容量無制限 1090円/月
Office 365 Business Premium 1TB 1360円/月
※officeのソフトが利用可能。
マイクロソフト社のクラウドストレージ。Windows 8.1/Windows 10には、標準でOneDriveアプリがプリインストールされているので、Windowsユーザーにとっては親和性が高い。
Office 365 Business Premiumはストレージだけでなく、法人メールと Office アプリケーションを利用ができる。WordやExelが必須の企業には最適。
契約は年間契約必須。
BOX
個別プラン 容量(1ユーザー当たり) 料金(1ユーザー当たり)
Business 無制限 1800円
Business Plus 無制限 3000円
Enterprise 無制限 4200円
初期費用30000円が必要。5ユーザーより利用ができる。
各プランともに容量が無制限に利用できるところがポイント。
Business plusとEnterpriseは社外とのファイル共有ができる。
Fileforce
個別プラン 容量(1ユーザー当たり) 料金(1ユーザー当たり)
スタンダードプラン 100GB 6500円/月(3ユーザー利用可能)
追加で1ユーザーごとに1500円
1ファイルあたり10GBまでのアップロードが可能。また、自動タグ機能と全文検索機能があり、大量のデータの中からすぐに目的のファイルを探すことができる。
ディスク容量の追加は10GB単位ごとに200円。
Fleekdrive
個別プラン 容量(1ユーザー当たり) 料金(1ユーザー当たり)
Team 5GB 500円/月
Business 50GB 1500円/月
10ユーザーから利用することができる。
Teamはがオンライン共同編集 5名までBusinessは50名まで可能。

まとめ

最後に、Googleドライブはどのような会社に最適なサービスなのか、まとめてみました。
もし当てはまる点が多いようであればGoogleドライブの導入があなたのビジネスに革新をもたらしてくれるかもしれませんよ。

  • ビジネス文書はGoogleのファイルを中心に作成している(Microsoft以外のソフトを使うことに抵抗がない)
  • メンバーがある程度インターネットへのリテラシーがある
  • 社内外でドキュメントなどのファイルを共同編集することが多い
  • 大容量のデータを扱うことが多い(G Suite™ Business以上のプランがおすすめ)
  • リモートワークを推奨している
  • メンバーが会社以外の場所で作業をすることが多い
  • ビジネスにスピード感(即時性)が求められている

ぜひ、会社やチームのスタイルに合わせて導入を検討してみてください。