【2019年版】今更聞けないGoogle ドライブの基本的な使い方から他サービスとの比較まで

働き方改革によるリモートワークの推進やグローバル化で、ますます高まりつつあるビジネスシーンでのクラウド需要。
もしこれから企業でクラウドストレージをあたらしく取り入れるなら、Googleドライブがおすすめです。
Googleドライブなら、導入と運用のコストをかけずセキュリティ性の高いストレージを利用できます。

Googleドライブってなに?

Googleドライブの特長

Googleドライブとは、Googleが提供するオンラインストレージサービス。
Googleドライブにはこのような特長があります

・いつでもどこでもファイルにアクセス可能
スマートフォン、タブレット、パソコンのどれからでも簡単にアクセスして編集ができる

・使いやすい共有機能
Googleユーザーとファイルを簡単に共有できるので、コラボレーション作業がスムーズ

・Googleドライブ形式ファイルは容量無制限
Googleドライブ上ではMicrosoft Wordのような「Googleドキュメント」、Microsoft Excelのような「Googleスプレッドシート」、Microsoft PowerPointのような「Googleスライド」などが標準で使用可能。それらのファイルはドライブ上の容量を消費しません。

Google ドライブに保管可能なGoogleのファイル

Google ドライブに保管できるドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、サイトのサイズは次のとおりです。

  • ドキュメント: 半角 102 万文字まで。テキスト ドキュメントを Google ドキュメント形式に変換した場合は 50 MB まで。
  • スプレッドシート: 500 万セルまで。
  • プレゼンテーション: Google スライド形式に変換したプレゼンテーションは 100 MB まで。
  • 新しい Google サイト: 1 ページあたりの文字数は半角 20 万文字まで、1 サイトあたり画像数は 1 万個まで、ページ数は 1,000 ページまで(合計で半角 1,000 万文字まで)。
  • その他のファイル: 5 TB まで。

Google ドライブに保管可能なサードパーティーのファイル

Googleドライブにはあらゆる形式のファイルが保存できます。
下記のサポートされているファイル形式であれば、Google ドライブ上でプレビューすることが可能です。
2019年8月現在サポートされているファイル形式は以下の通り。

◆一般的なファイル

  • アーカイブ ファイル(.ZIP、.RAR、tar、gzip)
  • オーディオ形式(MP3、MPEG、WAV、.ogg、.opus)
  • 画像ファイル(.JPEG、.PNG、.GIF、.BMP、.TIFF、.SVG)
  • マークアップ、コード(.CSS、.HTML、.PHP、.C、.CPP、.H、.HPP、.JS、.java、.py)
  • テキスト ファイル(.TXT)
  • 動画ファイル(WebM、.MPEG4、.3GPP、.MOV、.AVI、.MPEGPS、.WMV、.FLV、.ogg)

◆Adobe ファイル

  • Autodesk AutoCad(.DXF)
  • Illustrator(.AI)
  • Photoshop(.PSD)
  • PDF(.PDF)
  • PostScript(.EPS、.PS)
  • Scalable Vector Graphics(.SVG)
  • Tagged Image File Format(.TIFF) – RGB .TIFF 画像で最適
  • TrueType(.TTF)
  • Microsoft ファイル

◆Microsoft ファイル

  • Excel(.XLS、.XLSX)
  • PowerPoint(.PPT、.PPTX)
  • Word(.DOC、.DOCX)
  • XML Paper Specification(.XPS)
  • パスワードで保護された Microsoft Office ファイル
  • Apple ファイル

◆Apple ファイル

  • エディタ ファイル(.key、.numbers)

Officeファイルとの互換性

2019年4月、GoogleドライブのアップデートによってGoogleスプレッドシート、Googleドキュメント、Googleスライドを使ってGoogleドライブ上でOfficeファイル(Excel、Word、Powerpoint)を直接編集できるようになりました。
従来、OfficeのファイルをGoogleドライブ上で編集するにはファイル形式を変換する必要がありましたが、もうその必要はありません。

OfficeのファイルをGoogleドライブで編集する方法は下記の通りです.

  1. GoogleドライブにアップしたOfficeファイルをダブルクリック
  2. ファイルプレビュー上部にある「アプリで開く」のプルダウンから「Googleドキュメント(シート、スライド)で開く」をクリック

これで編集、共有、バージョン履歴の表示、他のユーザーと共有や、同時編集がなどが可能になりました。
行った変更はすべてもとのOfficeファイルに保存されます

個人向けGoogleドライブの容量と利用料

Googleドライブは個人で利用する場合15GBまで無料。
容量が足りなくなったら、有料プランのGoogle Oneにアップグレードできます。
価格は下記の通り。

  • 100 GB…250円/月、または2,500円/年の前払い
  • 200 GB…380円/月、または3,800円/年の前払い
  • 2 TB…1300円/月、または13,000円/年の前払い
  • 10TB…13000円/月
  • 20TB…26000円/月

G Suiteに加入した場合の利用料

ビジネス向けプラン・G Suite™に加入をすると30GB以上のストレージが利用ができます。
各容量と月額利用価格(税別)は下記のとおりです。(2019年8月現在)

  • G Suite™ Basic…30GB、680円/月
  • G Suite™ Business…無制限(5ユーザー未満の場合は、1ユーザーあたり上限1TB)、1,360 円/月
  • G Suite™ Enterprise…無制限(5ユーザー未満の場合は、1ユーザーあたり上限1TB)、3,000円/月

Googleドライブのセキュリティ

Googleドライブはクラウド上で運用されるサービスなので、情報漏えいや不正アクセスが心配という人も多いかもしれませんね。
Google は、独自設計のデータセンターやサーバーから大陸間でデータを転送する海底ファイバー ケーブルまで、世界で最も安全で信頼性の高いクラウド インフラストラクチャを運用。
必要なときにいつでも利用できるようにしています。
複数のデータセンターにデータを分散しているため、火災や災害の発生時には、他の安定した安全なデータセンターからデータを自動的かつスムーズに利用できます。

常時監視も行なっているのでデータ保全やハッキング対策など、一般企業以上の対策がとられているので、安心して使えるサービスと言っていいでしょう。

さらに、有料のG Suiteに登録すれば2 段階認証プロセスや SSO といった高度なセキュリティ機能、ユーザー アカウントの詳細な管理機能を利用することが可能です。

Googleドライブのセキュリティの詳細については、こちらもご参照ください。

Googleドライブの使い方

マイドライブにアクセスする方法

自分のGoogleドライブを「マイドライブ」といいます。
自分がアップロードまたは同期したファイルやフォルダ、自分が作成した Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームを保存できます。

マイドライブを開くには、https://drive.google.com/drive/u/0/my-drive にアクセスします。

パソコン上のファイルをGoogleドライブにアップロードする方法

パソコン上のファイルを選択し、マイドライブにドラッグ&ドロップすればOKです。

Googleドライブ上でファイルを作成する方法

マイドライブの右メニューにある「新規」ボタンをクリックして、作成するファイルの形式を選択する。 Googleドライブ内で作成したドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームは、ドライブ上でそのまま編集が可能です。

他のユーザーと共有する方法

マイドライブで作成したGoogleのファイルやフォルダは他のユーザーと共有ができます。

【ファイルを共有する場合】

  1. Googleのファイルを開いて、右上の共有ボタンをクリックします。
  2. [ユーザー] の下に共有相手のメールアドレスまたは名前を入力します。
  3. 権限の設定を行います。
    ※ファイルの編集、ファイルへのコメント、ファイルの閲覧のみ、のいずれかの権限を共有相手に対して設定できます。
  4. [完了] をクリックします。共有したユーザーにメールが届きます。

【フォルダごと共有する場合】

  1. マイドライブにある共有したいフォルダを右クリックします。
  2. 「共有可能なリンクを取得」を選択します。
  3. [ユーザー] の下に共有相手のメールアドレスまたは名前を入力します。
  4. 権限の設定を行います。
    ※ファイルの編集、ファイルへのコメント、ファイルの閲覧のみ、のいずれかの権限を共有相手に対して設定できます。
  5. [送信] をクリックします。共有したユーザーにメールが届きます。

共有アイテムとは?

自分以外のユーザーからファイルやフォルダが共有されると、「共有アイテム」の中に表示されます。
共有アイテムにあるファイルやフォルダは自分以外のユーザーのマイドライブにあるものが共有されたものです。
共有アイテムにあるファイルを編集すると自分以外のユーザーのファイルが書き変わることになるのでご注意ください。
また、共有アイテムにあるファイルやフォルダは、オーナー以外は削除することはできません。ただし、一覧から削除することは可能です。

ドライブファイルストリームの導入もおすすめ

ドライブファイルストリームを使用すると、クラウドに置かれているファイルを、直接各自のパソコンに簡単にストリーミングすることができます。
つまり、クラウド上のファイルをまるで自分のパソコン上にあるかのように扱えるので、ローカルPCの保存領域はほとんど使用しなく済みます。動画や印刷物の編集など、パソコンで容量の大きいファイルを扱う人にとっては大変便利な機能です。

ドライブファイルストリームは、G Suite™に加入しているユーザーが使用することができます。
G Suite™ Businessプラン以上を利用している場合、Google ドライブの容量が無制限なのでPCの容量をほとんど使わずに、容量無制限のドライブを持つことが可能です。
注)Business版でも5ユーザー以下の場合は1TBの容量制限があります。

導入にあたっては、まずG Suite™の管理者がドライブファイルストリームを有効にする必要があります。利用できるPCのスペックが条件を満たしているか確認の上、導入を行うようにしましょう。
なお、ドライブのファイルはオフラインでの利用も可能です。これらのキャッシュされたファイルは、オンラインになれば再びクラウドに同期されるため、すべての端末で最新バージョンを利用できます。

G Suiteアップデート ブログより

法人向けストレージサービス他5つとの比較

Googleドライブ以外にもさまざまなオンラインストレージが提供されています。今回は、Dropbox、OneDrive、BOX、Fileforce、Fleekdriveという、法人でよく利用されている5つのストレージサービスをピックアップしてみました。比較をして、ぜひぴったりのストレージを見つけてくださいね。

Google ドライブ
個別プラン 容量(1ユーザー当たり) 料金(1ユーザー当たり)
個人利用(無料プラン) 15GB 0円
個人利用(Google One) 100GB 250円/月、または2,500円/年の前払い
200 GB 380円/月、または3,800円/年の前払い
2 TB 1300円/月、または13,000円/年の前払い
10TB 13000円/月
20TB 26000円/月
G Suite™ Basic 30GB 680円/月
G Suite™ Business 無制限
(5ユーザー未満の場合は、1ユーザーあたり上限1TB)
1360円/月
G Suite™ Enterprise 無制限
(5ユーザー未満の場合は、1ユーザーあたり上限1TB)
3000円/月
Googleが提供するストレージサービス。15GBまで無料で、Google Oneの有料プランにアップグレードが可能。
G Suite™に加入をすると、30GB以上のストレージが利用でき、自社ドメインのメールがGmailで利用できるといった特典を受けられる。
ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどの、Google形式のデータは容量にカウントされないので実際にはかなりの容量が保存可能。
共有機能を利用すれば、社内外とのユーザーの共同作業が容易。
Dropbox
個別プラン 容量(1ユーザー当たり) 料金(1ユーザー当たり)
Basic(個人向け) 2GB 0円
Plus(個人向け) 2TB 1200円/月 ※年間払いの場合
Professional(個人向け) 3TB 2000円/月 ※年間払いの場合
Standard(ビジネス向け) 3TB 1250円/月 ※年間払いの場合
Advanced(ビジネス向け) 必要に応じた容量 2000円/月 ※年間払いの場合
Enterprise(ビジネス向け) 必要に応じた容量 要問合せ
デスクトップにあるファイルがほかのマシンからもシームレスにアクセスできるところが最大の特徴。UIがシンプルで、ファイルのアップロードや閲覧が直観的に行える。
ビジネス向けプランは3ユーザーから。
OneDrive
個別プラン 容量(1ユーザー当たり) 料金(1ユーザー当たり)
OneDrive 基本 5 GB
(個人向け)
5GB 無料
One Drive100GB(個人向け) 100GB 170円/月
Office365 Solo 1TB 1274円/月
※officeのソフトが利用可能。
OneDrive for Business Plan 1 1TB 540円/月
OneDrive for Business Plan 2 容量無制限 1090円/月
Office 365 Business Premium 1TB 1360円/月
※officeのソフトが利用可能、年間契約必須
マイクロソフト社のクラウドストレージ。Windows 8.1/Windows 10には、標準でOneDriveアプリがプリインストールされているので、Windowsユーザーにとっては親和性が高い。
Office365 SoloとOffice 365 Business PremiumはストレージだけでなくOffice アプリケーションを利用ができる。WordやExelが必須の企業には最適。
Office 365 Business Premiumは自社ドメインのメールも利用できるが、契約は年間契約必須。
BOX
個別プラン 容量(1ユーザー当たり) 料金(1ユーザー当たり)
無料プラン 10GB 無料 ※年間契約必須
Personal Pro(個人向け) 100GB 1200円/月 ※年間契約必須
Starter(ビジネス向け) 100GB 550円/月 ※年間契約必須
Business(ビジネス向け) 無制限 1800円/月 ※年間契約必須
Business Plus(ビジネス向け) 3000円/月 ※年間契約必須
Enterprise(ビジネス向け) 要問い合わせ
ビジネス向けプランは1企業あたり3ユーザーより利用ができる。(Starterは10ユーザーまで)
Business以上は容量が無制限に利用できるところがポイント。
初期費用については要確認。
Fileforce
個別プラン 容量(1ユーザー当たり) 料金(1ユーザー当たり)
スタンダードプラン 100GB 1500円/月
5ユーザーより利用可能。最短契約期間については要確認。
1ファイルあたり10GBまでのアップロードが可能。また、自動タグ機能と全文検索機能があり、大量のデータの中からすぐに目的のファイルを探すことができる。
ディスク容量の追加は10GB単位ごとに200円。
最低5ユーザーの登録必須なので1企業の月額利用料は7,500円〜。
Fleekdrive
個別プラン 容量(1ユーザー当たり) 料金(1ユーザー当たり)
Team 10ユーザーあたり100GB 500円/月
Business 10ユーザーあたり2TB 1500円/月
Enterprise 容量無制限 4000円/月
10ユーザーから利用することができる。
容量は個人ではなく、チーム内でシェアされる仕組み。
ストレージ追加する場合は組織単位で¥4,000 / 100GB。

まとめ

最後に、Googleドライブはどのような会社に最適なサービスなのか、まとめてみました。

  • ビジネス文書はGoogleのファイルを中心に作成している(Microsoft以外のソフトを使うことに抵抗がない)
  • メンバーがある程度インターネットへのリテラシーがある
  • 社内外でドキュメントなどのファイルを共同編集することが多い
  • 大容量のデータを扱うことが多い(G Suite™ Business以上のプランがおすすめ)
  • リモートワークを推奨している
  • メンバーが会社以外の場所で作業をすることが多い
  • ビジネスにスピード感(即時性)が求められている

いかがですか?もし当てはまる点が多いようであれば、会社やチームのスタイルに合わせて導入を検討してみましょう。
Googleドライブがあなたのビジネスに革新をもたらしてくれるかもしれませんよ。

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