G Suite™を活用して職場のムダを徹底改善!料金や活用事例もご紹介

GmailやGoogleカレンダーは個人で使っているけど、G Suite™って何だろう?とお思いの方はいませんか。G Suite™はGoogleが展開する、事業者向けグループウェアのこと。導入や運用の負担があまりかからないことや、Google ならではのシンプルかつデザイン性の高いインターフェースが支持を集め、世界中の300万社を超える企業や団体が導入しています。
こちらの記事では、これからG Suite™の導入を検討している方に向けて、G Suite™のメリットや機能を基礎から解説します。

G Suite™(旧Google Apps)ってなに?

特徴

「G Suite™」は、2016年9月に正式に発表された名称です。以前よりGoogleは無料アカウント(@gmail.com)のGoogle AppsとしてGmail、Google ドライブ、Google ハングアウト、Googleカレンダーなどを提供していましたが、G Suite™の発足に伴い、それらの機能を事業者向けに包括的にパッケージ化をしました。

無償版との大きな違いは、独自ドメインのメールが使えること、ストレージの容量、24時間365日のサポート対応、セキュリティ機能の強化などが挙げられます。いずれも企業で利用するには重要なポイントですね。

料金プラン

Basic Business Enterprises
料金 月額 600円/1ユーザー 月額 1,200円/ 1ユーザー 月額 3,000円/ 1ユーザー
ストレージ 30GB/ 1ユーザー 無制限
(5ユーザー未満の場合は、1ユーザーあたり上限1TB)
無制限
(5ユーザー未満の場合は、1ユーザーあたり上限1TB)
主なサポート ◆電話とメールによる 24時間365 日対応のサポート
◆セキュリティと管理機能
◆電話とメールによる 24時間365 日対応のサポート
◆セキュリティと管理機能
・メールとチャットのアーカイブと保持ポリシーの設定
◆メール、チャット、ファイルの電子情報開示
・監査レポートでユーザーのアクティビティを確認
◆電話とメールによる 24時間365 日対応のサポート
◆セキュリティと管理機能
・メールとチャットのアーカイブと保持ポリシーの設定
・G Suite™ のセキュリティ センター
◆メール、チャット、ファイルの電子情報開示
・監査レポートでユーザーのアクティビティを確認
・Gmail のデータ損失防止(DLP)
・ドライブのデータ損失防止(DLP)
・Gmail のホスト型 S/MIME
・法令に準拠したサードパーティ製アーカイブ ツールと Gmail を統合
・セキュリティ キーの強制によるエンタープライズ級のアクセス管理
・BigQuery で Gmail のログにシームレスにアクセスして、高性能かつ洗練されたカスタムクエリを実行し、データを分析して、カスタム ダッシュボードを作成できます。
・BigQuery での Gmail ログの分析

G Suite™(旧Google Apps)が社内グループウェアにおすすめの理由

メリット

G Suite™が多くの企業から支持されているのには理由があります。G Suite™を導入するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

【初期導入のコスト負担が軽い】

G Suite™はインターネット接続環境とユーザーが利用するデバイスだけ用意すればすぐにでも利用が可能になります。サーバーのハードウェアなどを用意する必要はないので初期投資は安くなり、導入も速いため、短期間で稼働を開始することが可能です。

【運用負担が少ない】

社内にサーバを置くと、システム運用の担当者に負担がかかりますが、G Suite™なら運用をGoogle にお任せできます。サーバーの保守やバージョンアップ、セキュリティパッチの適用などの運用業務はほぼないので、企業のシステム運用負担を大幅に軽減できます。

【セキュリティが向上する】

もう一つの大きなメリットが「セキュリティ」です。クラウドにデータを置くことでセキュリティを懸念する人もいるかもしれませんが、一般企業のデータセンターがGoogleのデータセンターと同じレベルのセキュリティを保つことは容易ではありません。Google のサービスを提供しているデータセンターでは、セキュリティの専門家によって、グローバルに堅牢なインフラストラクチャを展開しています。実際の運用に際しては、よりセキュリティを高める機能も提供しています。たとえばユーザーのログインの際に、既定のIDとパスワードだけでなく、2段階認証を組み合わせることで、IDとパスワードが盗まれても不正なログインを防ぐことができます。

注意点

一方で、G Suite™にも注意すべき点があります。こちらも考慮の上、導入を検討するようにしましょう。

【インターネット環境がないと使えない】

G Suite™はクラウド上で運用するサービスなので、インターネットの環境がないと利用ができません。何かの理由でインターネットが使えなくなってしまうと業務がストップしてしまう可能性があります。

【ある程度のリテラシーが求められる】

使い慣れてしまえばとても便利なG Suite™ですが、機能がとても多いのである程度インターネットのリテラシーがないと戸惑うことがあるかもしれません。もし社内のリテラシーに不安がある場合は段階的に導入することをおすすめします。

G Suite™(旧Google Apps)の主な利用可能サービス

G Suite™には多様なビジネスをサポートするサービスが備わっています。どのようなものがあるのか、主な機能を簡単に説明していきましょう。

コミュニケーションに必要なツール

円滑なコミュニケーションはビジネスに欠かせません。G Suite™にはビジネスをスピードアップするツールが備わっています。

・Gmail

フリーで利用する場合は「ユーザー名@gmail.com」のようになりますが、G Suite™で利用する場合は独自ドメインで利用することができます。この点はビジネスで利用するユーザーにとっては大変重要なポイントと言えます。迷惑メールも強力なフィルタでしっかりとブロックしてくれるので、厄介なスパムメールにサヨナラしましょう。

・Googleコンタクト

GoogleコンタクトはGmailで利用できるオンラインのアドレス帳のようなものです。連絡先をバックアップし、複数のデバイスで同期できるサービスです。グループの登録ができるので、メールでよく使うグループがある場合はグループのメンバー登録をしておくと便利です。

・Googleハングアウト

Googleハングアウトは、ビデオ通話、音声通話などが簡単に利用できるサービスです。複数のメンバーで利用ができるので、プロジェクトや会社のメンバーの拠点が複数ある場合でもハングアウトを利用すればいつでもどこでもオンライン上でミーティングをすることができます。また、ビデオ通話中にスプレッドシートやドキュメントなどが画面上で共有できるので、資料を使ったすり合わせを行なう際にも便利です。

・Gogleカレンダー

スケジュールの管理ができるアプリです。パソコンをはじめ、スマートフォン、タブレットなどのデバイスからのアクセスが可能で、設定した日時にアラームを設定しておくと、アラートを出してリマインドしてくれます。
もちろん、チームでカレンダーを共有してスケジュールや、仕事の進捗を確認し合うこともできます。ミーティングや来客などがある場合は、招待機能を利用してほかのメンバーの参加を呼び掛けてみましょう。

・Googleグループ(ビジネス向け)

Googleグループは組織内でメーリングリストを管理したり、フォーラムを作ったりすることができるサービスです。
Googleグループでチームのメーリングリストを作成すれば、伝達事項や、ドキュメントの共有をメンバー全員に対して一度にメール送信することができます。

また、グループのウェブインターフェースを使用すれば、Q&Aフォーラムや共同トレイとして利用できます。過去のやりとりした内容や添付ファイルは一覧で閲覧・検索することができます。

プロジェクトの遂行に必要なツール

プロジェクトを遂行する時にとても便利なG Suite™のツールをご紹介します。G Suite™にはチームでビジネス文書やデータを共有して共同作業をする時にストレスなく使えるものが揃っています。

・Googleドライブ

Googleドライブでは、パソコンにファイルを保存するのと近い感覚でデータをクラウド上に保存することができます。
保存したファイルはGoogleドライブ上で共有ができ、あらかじめ設定した権限をもつユーザーのみが閲覧・編集が可能になっているため、ユーザー側がきちんと管理しておけば情報漏えいの心配はありません。

・Googleドキュメント/スプレッドシート/スライド

GoogleドキュメントはWindowsソフトでいうところのWord、スプレッドシートはExcel、スライドはPowerPointに相当するツールです。どちらもクラウドで運用するのでソフトをインストールする必要はありません。ブラウザ上で動作するので、インターネット環境があればどこでもアクセスしてデータの作成や編集が可能です。データは自動でGoogleドライブに保存されるので、作業中のデータを失ってしまう心配は不要です。チーム内で同じ文書ファイルを共有できるので、メンバー同士のコラボレーションに最適化された設計です。

・Googleフォーム

Google フォームを使用すると、オンライン上でアンケートやお問い合わせなどのフォームを簡単に作成できます。統計もリアルタイムでとることができるので手動で結果をまとめる手間は不要です。

・Google Keep

Google Keepは、思いついた事柄をすぐにメモできるメモアプリです。ユーザーインターフェースが直観的で、音声メモも使えるため出先でも素早く重要事項を記録しておくことができます。音声で記録したものは自動的に文字変換されるので、音声のテキスト起こしの手間もありません。

・Googleサイト

Googleサイトとは、HTMLやCSS、あるいはJavascriptといった専門的なWEBの知識がなくても、簡単にWEBサイトを作成可能なサービスです。テンプレートからデザインを選んでサイトをカスタマイズすることも可能なので、HTMLを記述しなくても、直感的にWebサイトを作成できます。

共有権限を与えれば複数のユーザーでサイトを構築できるので、チームで協力をしながらサイトを作成することが可能です。自社のポータルサイトや情報共有用のサイト、あるいは部署内の情報管理サイトなど、さまざまなイントラネット構築に役立ちます。

ご紹介したツール以外にも、ユーザーの追加、端末の管理、セキュリティなどの設定を簡単に行える管理コンソールなど様々なアプリがG Suite™には備わっています。

G Suite™(旧Google Apps)で業務効率UP!活用事例

G Suite™の共同編集を活用しMTG時間を短縮

営業チームの導入事例

今まではプレゼン用の資料はメンバーで集まって打ち合わせをしながら作成をしていました。しかし、G Suite™のツールを使えば、それぞれのメンバーの端末から資料の編集ができるので、わざわざ同じ時間に同じ場所に集まって資料を作る必要はありません。各メンバー同士でコンセンサスをとりながら資料作りができるので、出来上がってから認識のずれが判明して資料を作り直す、というタイムロスはだいぶ減りました。編集の履歴も残せるので、だれがどこを編集したのかわかるところも便利ですね。

ハングアウトのビデオ会議利用でメンバーがどこにいてもMTGが開催可能に

WEB開発チームの導入事例

WEBの開発運用を複数の企業やフリーランサーと共同で行っています。多忙なメンバーのが同じ場所に集まってMTGを行うとなると時間の調整が大変ですが、ハングアウトなら隙間時間でもMTGが実施できるのでとても効率的です。MTG中にハングアウトの画面でだれかのPC画面やGoogleのドキュメントを共有する機能を活用しています。

Googleフォームの活用で面倒な集計作業時間を短縮

イベント企画会社の導入事例

イベントの申込フォームをGoogleフォームで作成しています。参加者の属性などの統計が事前にとれたので、イベント前の面倒な作業を短縮できました。また、参加者リストをスプレッドシートに書き出すことができるので、そのまま受付表として使えて便利ですよ。

Data Studioの活用で資料作成時間を大幅に短縮、分析自体に使える時間が増加

マーケティングチームの導入事例

従来はGoogle Analyticsの統計を毎月手動で作成し月次レポートを作成していました。Data Studioを取り入れてからは、わかりやすくグラフ化された資料が自動で作成できるようになったので資料作成の手間が大幅に削減されました。短縮された時間は分析や戦略の立案に使えるようになったので、より効率的にマーケティング活動が行なえるようになったと感じています。

まとめ

G Suite™のサービスは多岐にわたっているので最初は使いこなせるか不安になる方も多いかもしれません。しかし、どのツールも直感的に使いこなせるものばかりなので、一度使い始めたら頼もしいビジネスのパートナーとなってくれるでしょう。また、ツール同士も連動しているものが多いため、まずは使いやすそうなものから導入していけば自然と活用の幅も広がっていきます。ぜひ、G Suite™を取り入れてビジネスシーンに革新を起こしましょう!

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