G Suite™を活用して職場のムダを徹底改善!料金や活用事例もご紹介

G Suite™とはGoogleが提供する企業や事業所向けのグループウェアです。導入や運用の負担があまりかからないことや、シンプルかつデザイン性の高いインターフェースが支持を集め、世界中の300万社を超える企業や団体が導入しています。今回はG Suite™のメリットや機能を基礎から解説します。

G Suite™(旧Google Apps)ってなに?

特徴

「G Suite™」は、2016年9月に正式に発表された名称です。以前よりGoogleは無料アカウント(@gmail.com)のGoogle AppsとしてGmail、Google ドライブ、Google ハングアウト、Googleカレンダーなどを提供していましたが、G Suite™の発足に伴い、それらの機能を事業者向けに包括的にパッケージ化をしました。

無償版との大きな違いは、独自ドメインのメールが使えること、ストレージの容量、24時間365日のサポート対応、セキュリティ機能の強化などが挙げられます。いずれも企業で利用するには重要なポイントですね。

料金プラン

Basic Business Enterprises
料金 月額 600円/1ユーザー 月額 1,200円/ 1ユーザー 月額 3,000円/ 1ユーザー
ストレージ 30GB/ 1ユーザー 無制限
(5ユーザー未満の場合は、1ユーザーあたり上限1TB)
無制限
(5ユーザー未満の場合は、1ユーザーあたり上限1TB)
主なサポート ◆電話とメールによる 24時間365 日対応のサポート
◆セキュリティと管理機能
◆電話とメールによる 24時間365 日対応のサポート
◆セキュリティと管理機能
・メールとチャットのアーカイブと保持ポリシーの設定
◆メール、チャット、ファイルの電子情報開示
・監査レポートでユーザーのアクティビティを確認
◆電話とメールによる 24時間365 日対応のサポート
◆セキュリティと管理機能
・メールとチャットのアーカイブと保持ポリシーの設定
・G Suite™ のセキュリティ センター
◆メール、チャット、ファイルの電子情報開示
・監査レポートでユーザーのアクティビティを確認
・Gmail のデータ損失防止(DLP)
・ドライブのデータ損失防止(DLP)
・Gmail のホスト型 S/MIME
・法令に準拠したサードパーティ製アーカイブ ツールと Gmail を統合
・セキュリティ キーの強制によるエンタープライズ級のアクセス管理
・BigQuery で Gmail のログにシームレスにアクセスして、高性能かつ洗練されたカスタムクエリを実行し、データを分析して、カスタム ダッシュボードを作成できます。
・BigQuery での Gmail ログの分析

G Suite™(旧Google Apps)が社内グループウェアにおすすめの理由

メリット

G Suite™が多くの企業から支持されているのには理由があります。G Suite™を導入するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

【初期導入のコスト負担が軽い】

G Suite™はインターネット接続環境とユーザーが利用するデバイスだけ用意すればすぐにでも利用が可能になります。サーバーのハードウェアなどを用意する必要はないので初期投資は安くなり、導入も速いため、短期間で稼働を開始することが可能です。

【運用負担が少ない】

社内にサーバを置くと、システム運用の担当者に負担がかかりますが、G Suite™なら運用をGoogle にお任せできます。サーバーの保守やバージョンアップ、セキュリティパッチの適用などの運用業務はほぼないので、企業のシステム運用負担を大幅に軽減できます。

【セキュリティが向上する】

もう一つの大きなメリットが「セキュリティ」です。クラウドにデータを置くことでセキュリティを懸念する人もいるかもしれませんが、一般企業のデータセンターがGoogleのデータセンターと同じレベルのセキュリティを保つことは容易ではありません。Google のサービスを提供しているデータセンターでは、セキュリティの専門家によって、グローバルに堅牢なインフラストラクチャを展開しています。実際の運用に際しては、よりセキュリティを高める機能も提供しています。たとえばユーザーのログインの際に、既定のIDとパスワードだけでなく、2段階認証を組み合わせることで、IDとパスワードが盗まれても不正なログインを防ぐことができます。

注意点

一方で、G Suite™にも注意すべき点があります。こちらも考慮の上、導入を検討するようにしましょう。

【インターネット環境がないと使えない】

G Suite™はクラウド上で運用するサービスなので、インターネットの環境がないと利用ができません。何かの理由でインターネットが使えなくなってしまうと業務がストップしてしまう可能性があります。

【ある程度のリテラシーが求められる】

使い慣れてしまえばとても便利なG Suite™ですが、機能がとても多いのである程度インターネットのリテラシーがないと戸惑うことがあるかもしれません。もし社内のリテラシーに不安がある場合は段階的に導入することをおすすめします。

G Suite™(旧Google Apps)の主な利用可能サービス

G Suite™には多様なビジネスをサポートするサービスが備わっています。どのようなものがあるのか、主な機能を簡単に説明していきましょう。

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