無料で簡単にメルマガ配信!Google グループの設定・共有方法・活用事例など

Google グループはオンライン上でグループを作成し、メールリストを作成して配信することができます。社内でプロジェクトチームが頻繁に立ち上がる、社員の異動が多いというような会社には特に便利です。「社内コミュニケーションをもっと円滑にしたい」とお考えならGoogleグループの導入を検討してみませんか。

Googleグループとは?

特徴

Googleグループは、簡単に説明すると無料でメールリストが作成できるグループウェアです。Googleグループにトピックを投稿すると、同時に一斉にメンバーへメールが配信されます。この機能を使用して次のことが可能です。

  • トピックを投稿し、グループのメンバーでディスカッションができる
  • トピックを利用して質問とその回答を共有、蓄積して検索機能付き情報データベースを作成する
  • メールマガジンを配信する
  • 顧客からのメールを社内の複数メンバーで管理する(ビジネス向けのみ)

Googleグループを導入する大きなメリットは、投稿のアーカイブを一覧で確認できることです。過去の受信メールを探す時、大量のメールから該当するものを探すのは一苦労ですよね。Googleグループを使用すれば、グループ間のやり取りが一覧でみられるだけでなく、Googleの強力な検索機能が備わっているので,少ないキーワードを手がかりに目的の投稿を探すことが容易です。
さらに、Gmailアカウントを持っていない人も、メンバーに追加をすることができるので導入のハードルが低いところも魅力です。(※Gmail以外のメンバーは機能制限があります。)

種類(個人・ビジネス)

Googleグループには個人向けとビジネス向けがあります。G Suiteに加入しているとビジネス向けのGoogleグループが利用できます。
個人向けとビジネス向け、どのような違いがあるのでしょうか。主なものをご紹介します。

【企業のドメインでグループ用メールアドレスが作れる】
顧客へのメールマガジンや、ユーザーのQ&Aフォーラムなど、ビジネス用途で外部に向けてGoogleグループを利用するときはここが重要なポイントです。
例えば個人用でグループのアドレスを作成するとドメインは「○○○○@googlegroups.com」 となります。一方で、ビジネス用を利用すると「○○○○@会社のドメイン名.com」というアドレスを作成できます。メールマガジンに利用されているメールアドレスに会社のドメイン名が入っていないと、スパムなどとみなされる恐れもあります。特に社外に向けてグループの機能を利用する際は会社のドメイン名が入ったアドレスを利用したほうがベターです。

【複数名で運用するアドレスを作成できる】
上述の通り、GoogleグループはG Suiteの契約アカウント数とは無関係に「info@会社のドメイン名.com」グループアドレスを作成することができます。このグループアドレスは、社内外からのメールを複数メンバーで受信、返信が出来るので、外部からのお問い合わせに対し複数のメンバーで応対することができます。

【共同トレイ機能の活用】
また、Googleグループはメーリングリストの他にも共同トレイという使い方も可能です。この共同トレイという機能は、例えば、サポートデスクなどでの利用に適しています。受信した外部からのメールに対してメンバーの中で担当者を割当し、対応済かどうかの処理をすることができるので、複数メンバーがいるサポートデスクで利用することが可能です。

このように、G Suiteのビジネス向けのグループ機能は社外向けのビジネスに最適化されています。企業のアカウントとしてGoogleグループを使用する際はビジネス向けのものを利用することをおすすめします。

Googleグループの基本機能

作成手順(新規作成・編集・公開)

それでは具体的なGoogleグループの作成方法をご説明します。個人向けもビジネス向けもグループの作成方法は同様です。

1. https://groups.google.com/forumにアクセスし、「グループを作成」ボタンをクリックします。

2. グループの名前・メールアドレス・説明を入力し、グループの種類・基本的な権限等を選択します。

  • グループ名:メンバーに分かりやすい名前をつけます
  • グループのメールアドレス:任意のアドレスを設定します
  • グループの説明:メンバーに意図が伝わるよう、簡潔にグループの目的を明記します
  • グループの種類:目的に合わせて種類を設定します。
    種類はこちらを参考にしてみてください。目的に合わせてグループの種類を最適化しましょう。
グループの種類
種類 説明 こんな組織におすすめ
メーリングリスト メーリングリストのグループ。
新規のメールアドレスを作成して、組織のユーザーが誰でもメッセージをグループ内の全員に一度で送信できる。
※ユーザーに送信制限をかけることも可能
メールで情報を共有することが多いチーム。
ウェブフォーラム ウェブフォーラムを使用すると、ユーザー同士がグループで対話したり、ウェブ上でインタラクティブな議論ができる。ウェブフォーラムを最適化する管理機能がある。 組織内で同じような興味、専門知識、仕事の役割を持つ、ユーザー向けのオンラインコミュニティ。
Q&A フォーラム 顧客などに対し、質疑応答をサポートするための機能が追加されたウェブ フォーラムです。解決したトピックには [解決] のマークを付けたり、ユーザーによる評価を見たりすることができます。
製品やサービスについて質問や回答を行う、顧客向けのオンラインフォーラム。
共同トレイ グループのメンバーが support@[会社ドメイン].com のような共通のアドレスで、メールのリクエストを受信したり返信ができる。
受信メッセージのグループメンバーへの割り当て、状態の追跡、投稿のカテゴリ分け(後で簡単に探せるようにするため)などを行うことができる。
メールを使用して、サポートや、販売に関する問い合わせ、社内や顧客からの要求を処理するチーム。
  • 参加者: Google グループに 3 つのデフォルトの役割が用意されています。オーナー、マネージャー、グループのすべてのメンバーから、グループに参加できる役割をここで指定します。
  • 権限:詳細は後述しますが、ここで公開範囲、投稿の権限、参加の権限を設定できます

3. 設定が完了したら作成ボタンをクリックして、グループの作成は完了です。

権限設定の方法

グループを作成する時は、権限の設定に注意しましょう。グループの目的に合わせて、適切に権限を設定することが重要です。権限は、プルダウンから選択ができます。

  • トピックを表示:トピックの公開範囲をここで設定します。グループのマネージャー/グループのメンバー/ウェブ上の全員から閲覧可能なステイタスを選択します。
  • 投稿:トピックへの投稿・メールリストの送信が可能なメンバーのステイタスを設定します。
  • グループへの参加:グループに参加可能なユーザー範囲を選択します。内部的な情報を含む場合は、「招待されたメンバーのみ」を選びましょう。逆に広い範囲に公開することにメリットがあれば「ウェブ上の全員」、もしくは「誰でも申し込み可能」を選びます。

注意点

Googleグループを作成する際に最も注意するべきなのは、さきほど説明した管理権限の設定です。ここで誤った設定を行うと、機密情報を外部に公開してしまう可能性があります。

社内のプロジェクトや、個人情報を含む内容をトピックに記載する可能性がある場合、「トピックを表示」の設定から必ず「ウェブ上の全員」を外すようにしましょう。

Googleグループでメールリストを作る

メンバーの追加方法

Googleグループの設定が完了したら、メンバーを招待しましょう。

  1. 「マイグループ」から、グループの「管理」をクリックする
  2. 左メニューの「メンバー」からメンバーを招待する

招待の方法は2種類あります。

  • メンバーを招待: 各ユーザーにグループへの招待状を送ります。ユーザーの承諾後、メンバーに追加されます。
  • メンバーを直接招待:招待された ユーザーは即座にメンバーになります。

メンバーを直接招待する場合、知人ではない人は追加しないようにしましょう。迷惑メールとして認定された場合、アカウントが停止してしまう可能性があります。

メンバーが追加されたら、各メンバーに役割を割り振ることができます。
役割を割り振りたいメンバーのチェックボックスを選択した後、上メニューの「操作」からプルダウンで役割を追加を選び、オーナー、もしくはマネージャーの役割を振ることができます。ほかにも、この「操作」からメンバーの削除、配信・投稿の制限を行うことが可能です。

カレンダー、メールとの連携方法

Googleカレンダーの共有

例えばグループに所属しているメンバー全員に参加してほしいミーティングやイベントがあるときは、Googleカレンダーを通じてグループ全員に招待を送ることができます。

グループメンバーへの招待方法は、個人への招待方法と同様です。

  1. 自分のアカウントにログインし、Googleカレンダーを開きます。
  2. グループと共有したいカレンダーのオーバーフローメニューから「設定と共有」を選択します。

3 カレンダーの設定ページから、「特定のユーザーとの共有」の項目に、カレンダーを共有したいグループのアドレス(×××@googlegroups.com)を入れて送信します。これでグループメンバー全員に招待が送られました。
メンバーには招待のメールが届き、参加、不参加を返答します。

メールソフトからメールマガジンの配信も可能

メールマガジンは、Googleグループの画面からだけでなく、Googleグループのアドレスあてにメールを送ることで配信することも可能です。普段通りにメールを送る感覚でメールマガジンが配信できるので、短時間でサクッと業務を遂行させましょう。

Googleグループ活用事例

メンバー間での大量の資料共有も楽々

“プロジェクトや、組織のメンバー同士のデータの共有方法に悩んだことはありませんか?Google グループを使用すると、Google のドキュメントやサイト、動画などをグループ内のメンバーと簡単に共有できます。新しいメンバーをグループに追加すると、そのメンバーには、追加後にグループで新たに共有されるコンテンツへのアクセス権が自動的に与えられます。

例えば、プロジェクトメンバーでGoogleグループを活用すれば、必要な資料はすべてGoogleグループで内でやりとりができます。「特徴」の項目で説明した通り、過去の投稿はトピック一覧で閲覧できるので、欲しい資料を的確かつ迅速に見つけることが可能です。また、容量が多いデータを共有したい時は、Googleドライブと連携すればメンバー全員と簡単に共有ができるので、「メールの容量の制限を超えてしまった」「データ共有サービスでデータが送られてきたけどダウンロードの期日が過ぎてしまった」などのよくあるお悩みも解決できます。

※ メンバーの追加以前にグループで共有していたコンテンツを新しいメンバーが利用できるようにするには、管理者がそのコンテンツをグループと再共有する必要があります。また、退会したメンバーはコンテンツにアクセスができなくなります。

【WEBサービスのプロジェクトマネージメントの導入事例】
WEB制作会社でディレクション業務をしています。いままで、業務の中で多いのがクライアントとの資料や素材のやりとりに負担を感じていましたが、クライアントと社内の制作チームでGoogleグループを作ってからは、かなりやりとりがスムーズになりました。今までは主にメールでやり取りしていたのですが、CCのメンバーにばらつきがあったりと、情報の共有にかなりムラが出ていました。導入後はクライアントから制作側にデータを送ってもらうときは必ずGoogleグループあてに送ってもらっているので、メンバー同士の情報共有のロスがだいぶ減ったように感じています。
クライアントからも、制作メンバーが入れ替わっても、メールの送り先を変更しなくても良いと好評です。
Googleのファイルを共有する時は、共有設定の時にgoogleグループのアドレスを入れれば一度で全てのメンバーに共有できるので漏れもありません。
過去にやり取りをしたデータは、トピック一覧からすぐに探せるので、WEB制作の現場でよくある、データの捜索に時間をとられて時間を浪費するというあるあるもだいぶ改善されました。
私は、いくつかプロジェクトを担当しているのですが、プロジェクトごとにグループを作っているので、別の案件のデータやメール混ざってしまわないになってしまわないところが気に入っています。

メールマガジン配信ツールとしての活用

一般的なメールマガジンの配信ツールを利用する場合は有償もしくは無料でも広告表示が挿入されるケースが多く見られます。しかしGoogleグループでは無料で安全かつ迅速にメールマガジンを配信できます。メールマガジンを活用することで、下記のような効果が見込まれます。

  • 顧客へのマーケティング活動
  • コミュニティ内のコミュニケーション
  • 社内の連絡ツール

Googleグループのメール配信機能は管理が簡単なので、複数のメンバーでメルマガ配信の運営を行うことも可能です。
メールマガジンのメンバー登録方法は、「Googleグループでメールリストを作る」「作り方」の項目をご参照ください。同意を得ていないユーザーを「直接招待」した場合、迷惑メールに認定されてアカウントが停止してしまう可能性があるので要注意です。まだ同意を得ていないユーザーを招待する場合は「メンバーを招待」から 各ユーザーにグループへの招待状を送り、承諾後、メンバーに追加するようにしましょう。

メールリストの配信方法は2種類。1つ目はグループのメールアドレス(×××@googlegroups.com)にメールソフトから送るもの。2つ目はGoogleグループにログインしてマイグループの「新規トピック」として投稿する方法があります。

どちらの方法でも、メンバーにはメールが一斉配信され、さらにマイグループのトピックの一覧に履歴が残せます。メールマガジンを送れるメンバーは限定ができるので、「管理」の画面からユーザー名にチェックを入れて操作→投稿権限を設定するからステイタス変更を行うようにしましょう。

【コワーキングスペースでの導入事例】
会員制コワーキングスペースの運営スタッフとして、会員向けのニュースレター(メルマガ)をGoogleグループを利用して配信しています。以前は全員のメールアドレスをコピペしてBCCで送信していたのですが、毎回送り先が間違っていないか、さらには誤ってCCで送ってしまっていないかなどのチェックに負担がかかっていました。新たにメルマガ配信ツール探すことにしたのですが、導入・運用のコストがほとんどかからないことや、使い方のシンプルさでGoogleのグループを利用することにしました。グループのリストは会員さんの入退会ごとに更新しているので、本当にメールを送る感覚でニュースレターが配信できます。送る内容は事務的なことや、セミナーや勉強会などのイベント情報など、会員さんに即時に伝えたいことをお知らせしています。新しく入会した会員さんはニュースレターでご紹介をしているのでそこから新旧の会員さん同士のコミュニケーションも生まれているみたいです。FacebookやLine@なども運用はしているのですが、会員さんの中にはそれらのツールを利用していない人もいるので、Googleグループを利用したニュースレターが一番確実に会員さんにリーチできていると感じています。
また、Googleグループの面白いところは、管理者でなくても設定次第でメルマガをメンバーに送れるところだと思います。私たちのコワーキングスペースは、会員さん同士の交流も盛んなので、会員さんからほかのメンバーに向けてニュースレターを配信することもあります。会員さんがコワーキングスペースで勉強会を開催するときや、仕事のサポートの依頼などの告知に役立てていただいています!

まとめ

Googleグループは、メールアドレスさえあればGmailアカウントがないユーザーもグループ登録できる便利なツールです。大人数で情報共有したい時や、メールマガジンの配信にぜひ活用してみてくださいね。

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