超簡単！ Google サイトで社内ポータルを作成する方法とデメリットや注意点を解説

こんにちは、らくらく出版社の総務をしている宗睦美 （そう むつみ） と言います。
今回、社内で社員用のポータルサイトを作ることになりました。 まったくサーバーや HTML などの知識がないのでかなり不安なのですが、Google サイトならだれでも簡単にWebサイトを作ることができると聞いて、挑戦してみることにしました。

おなじく、らくらく出版のシステム担当をしている阿井 貞一 （あい ていいち） と言います。 最初は僕に社内ポータル立ち上げの打診があったのですが EC サイトのリニューアルを優先することになり、今回は宗さんにレクチャーするという形でポータルの立ち上げに関わることになりました。

阿井くん、今回は社内ポータル立ち上げのサポートよろしくね。 部長が、Google サイトを使えば Web の素人でもサイトが使えるって言ってたんだけどそれって本当？

こちらこそ、よろしくおねがいします。 僕は、大学のゼミの連絡ツールのために Google サイトを使ってサイトを立ち上げたことがあるんですけど、すごく簡単でしたよ。 宗さんは普段 Google ドキュメントとかのツールを使いこなしているから、そういう人にとってはすごく使いやすいと思います。

サーバーのこととか、HTML についての知識がまったくないんだけど、大丈夫かなぁ。

HTML を使う必要はないですし、サーバの設定をしてファイルを FTP であげたりする必要はないので安心してください。

そうなんだ。ちょっとほっとした！ じゃあさっそく社内ポータルの作成を開始してみますか！

阿井くん、今回はなるべく費用をかけずに社内ポータルを作ってほしいと社長に言われたんだけど、そもそも Google サイトはいくらで使えるのかな？

Google サイトは無料で利用できるのがメリットなんですよ。社内ポータルのようなウェブサイトを1から作る場合、普通なら独自ドメイン取得代がかかりますし、ウェブサイトの作成そのものを外注するなら数十万円～数百万円かかることもあります。

無料なのは嬉しいね！ でも、無料なのは一部分の機能だけで、あとから追加費用をとられたりしないのかな？

今のところ、Google サイトで追加費用は発生しませんよ。どのデザインテンプレートも無料で選べますし、基本的な機能は全く費用がかからないのが特徴なんです。

あ、一つ質問があるんだけど。

なんですか？

今回は私のアカウントでサイトを作る予定なんだけど、この社内ポータルは社長とか人事も更新する予定なんだよね。 そういう場合は、他のユーザーも編集することはできるの？

Google サイトは、Google ドキュメントやスプレッドシートみたいに、他のユーザーに編集権限を渡すことができますよ。

よかった！ そういうところもやっぱり Google らしいね！

あともう一つ、編集とか営業が出先で見ることがあるからスマホ対応にしてほしいっていう要望が来たんだけど、そんなこともできるの？

新しい Google サイト^※はレスポンシブ対応なんで、スマホでも見やすい仕様になっていますよ！ 特別な設定をする必要もありません。

※ 新旧の Google サイトの違いについては 「社内掲示板として使うならどっち？ rakumo ボードと Google サイト比較してみた！」 の 「簡単に本格的なサイトが作成できる！ Google サイト機能紹介」 を参考にしてください。

オッケー。これでだいぶ Google サイトへの心配が解消されたかも！

ちなみに、Google サイトと他のサービスを連携して使うことはできるのかな？

もちろん可能ですよ！ Google が提供している Google カレンダーと連携すれば、社内ポータルの情報を各社員のカレンダーに反映できます。Google Map と連携すれば、会社の支店やよく行く営業先などの情報も反映できるので、使い勝手は良いと思いますよ。

最後にもう一つ質問してもいいかな。そういえば社長が、社内ポータルの中で何か所か閲覧制限をかけたいって言ってたのを思い出したの。役員陣向けの情報と、中堅社員や若手社員など階層別に、異なる情報を載せたいらしいんだよね。

Google サイトなら自由に閲覧制限をかけられるので安心してください。サイト閲覧のユーザーを特定のユーザーのみに設定しておけば問題ないですよ。

良かった！ Google サイトの利用はたくさんのメリットがあるとわかって嬉しいな。

阿井くん、このテンプレートを使いつつ、何か所かテキストの場所やデザインを微修正したいんだけどどうすればいいのかな。

テンプレートやテーマは自由に選べるんですが、デザインは修正できないんです。

そうなんだ。そしたら今あるものから選ばなくちゃいけないんだね。

あれ、さっき Google サイトでは閲覧制限をかけられるって言ってたけど、ページごとの閲覧権限はどこから設定するのかな？

説明不足ですみません。Google サイトは、ページごとの権限設定はできません。先ほど仰っていたように、役員向けと中堅社員、若手社員向けそれぞれに情報を分けたい場合は、サイトそのものを分割して作成する必要があるんですよ！

そういうことか！ そしたらあまり複雑に閲覧制限をかけない方が良さそうだね。

ところで、1つのサイト内に何階層もコンテンツを入れても大丈夫かな？ 階層設定に制限はある？

Google サイトは、5階層までが作成上限となっています！たくさんのコンテンツを、複数の階層に分けて作成したい場合は Google サイトは向いていないかもしれませんね。でも今回は初めての社内ポータルですし、5階層でも十分だと思いますよ。

実は、Google サイトは最近新しい Google サイトにアップデートされたのですが、新 Google サイトへ移行するときに5階層までの上限ができたんです。
今回のアップデートで、旧 Google サイトにあったサイト内検索機能がなくなったり、サイト訪問者がコメントできなくなったりする変更も加えられてるので、注意してくださいね。

※ 新旧 Google サイトの違いや移行手順については「旧 Google サイトの終了日はいつ？ 新 Google サイトとの比較や移行手順など徹底解説」 を参考にしてください。

よーしそれじゃ早速作ってみよう！

あ、その前にやっておきたいことがあります。 どんな内容を社内ポータルに載せるか、もう決めてありますか？

ああ、それなら、こないだミーティングした時に決めておいたよ。 社長と、人事からあがった要望は、会社のキャッチコピー、社長からのおしらせ、社則、社内スケジュールのカレンダー、人事・総務からのお知らせ、社長への意見箱くらいかな。

では、その内容をどうサイトに表示させるか、ざっくりでいいので事前に構成を考えておくと実際に作り出す時スムーズですよ。

なるほど、ちょっと考えてみるね。こんな感じでどうかな。

いいですね。ではこの構成で進めてみましょう。

構成もできたので、いよいよサイトを作り始めましょう。 まず、アカウントにログインをしたら Google のアプリ一覧から、 「サイト」 を選択してください。https://sites.google.com/ に直接アクセスしても OK です。

Google サイトのギャラリーには、様々なテンプレートが用意されているのね！

まずは、テンプレートを選んでみましょう。
テンプレートは作る人の好みもあるかと思いますが、作りたいサイトのイメージに近いものを選んでみてください。今回は社内ポータルなので 「チーム」 というテンプレートはどうですか？

うん、悪くない！ レイアウトやデザインはあとから変えられるのよね？

もちろん、あとから載せたいコンテンツに合わせてカスタマイズできますよ。

テンプレートが決まったら、次にテーマを決めましょう。この辺は作る人のセンスもあるんですが、会社の CI （コーポレートアイデンティティ） とかに合わせてまずはざっくり設定してみましょう。テーマもあとから変更することもできるので。

テーマは右のタブをクリックすると表示されます。

じゃあ、まずはテーマを決めてみるね。
うーん、この中だと自分のイメージに近いのは 「Vision」 かな。テーマカラーは無難に白。フォントはとりあえずデフォルトで。うん、こんな感じかな。

テーマが決まったら 「挿入」 からレイアウトを決めていきます。さっき作った構成に近いものを選んでみてください。
この、レイアウトの中の区切られたコンテンツのことを 「セクション」 と言います。

デフォルトのテンプレートだとサイトの説明文の下に3分割のコンテンツが入っているので、その上に2分割のコンテンツを挿入したいかな。

では、挿入したい部分に右側の2分割のレイアウトをドラッグしてみてください。

上が2分割、下が3分割になった！

テンプレートには文字や写真など不要な要素が入っていますよね。
使わない要素はあらかじめ削除しちゃいましょう！

不要な要素かセクションをクリックで選択して、削除アイコン （ゴミ箱マーク） をクリックすれば簡単に消すことができるのね♪

逆に要素を追加したい場合は、要素を入れたい場所の上のセクションをクリックして、右の 「挿入」 から任意の要素 （テキストボックス、画像、URL 埋め込み、Google ドライブ） をクリックすれば OK です。

ざっくりとレイアウトができたから次はいよいよコンテンツを編集ね。

構成の内容に沿って写真や文言を編集してみましょう。
まずは左上の 「サイト名を入力」 というところですが、もし決まってなければ 「らくらく出版 社内ポータル」 と入れておきましょう。

すごい、文字を入れるだけでサイト名が反映された！
［チーム名］ のところには、会社のキャッチコピーを入れてみよう。直感的に操作できて、Google のスライドを使ってるような感覚に近いかも。

「見出しのタイプ」 からバナー (メインのビジュアル) の大きさも変更できるんですが、とりあえず今はデフォルトにしておきましょう。
もし、バナーに入れる写真があれば、それも入れちゃいましょう。バナーの上に表示されている 「画像を変更」 から差し替えられますよ。

できたー！ できたらどこかにロゴも入れたいかも

ロゴは、サイト名のところにカーソルを合わせると 「ロゴを追加」 と出るので、そこから挿入することができますよ。

設定画面が表示されるので、ロゴ画像をアップロードしてみてください。

ファビコン （その Web サイトのシンボルマークで、ブラウザのタブやお気に入りに登録したときに表示される小さな画像のこと） もこの画面から設定できるので、よかったらそこにもロゴを入れてみてください。

ロゴを入れたらだいぶサイトっぽくなってきた！ じゃあ次は早速コンテンツを入れてみよう♪

では次は構成に合わせて各セクションに文言を入れてみてください。ここも文字を入れるだけなので簡単ですよ。

こんな感じで大丈夫かな。本当に文字を直打ちするだけでいいんだね〜。

今度はいよいよコンテンツを入れていきましょう。各セクションにはどんなコンテンツを入れるイメージですか？

社長からのおしらせは動画。

【カレンダーの挿入】
では、簡単なところからやってみましょうか。まず社内スケジュールのカレンダーはすでにあるものを表示させるんですよね。そのカレンダーは、Google のサイトを作成している人のアカウントのマイカレンダーに共有されてないといけないんですけどそこは大丈夫ですか？

もともと全社員に共有されているカレンダーだから大丈夫。

では、カレンダーを入れたい場所の追加アイコン （＋） をクリックしたら、Google サイトで連携できるアプリが出てくるので、カレンダーを選んでください。

マイカレンダーの一覧が出てきた！

その中から表示させたいカレンダーを選んでみてください。デフォルトは1日ごとのカレンダー (予定リスト) になっているので、月表示、週表示にしたい場合はカレンダーをダブルクリックしてカスタマイズしてみましょう。

【動画の挿入】
社長メッセージの動画って、あれですよね、限定公開で YouTube に上がっているやつ。

そうそう。それがそのまま埋め込みできれば OK。

YouTube に上がっている動画をサイトに載せるときは、下記の手順で設定します。

1. 追加アイコン （＋） をクリックしたら 「YouTube」 を選択してください。
2. 次に、URL を入れる枠が表示されるので、載せたい YouTube の URL を入れて検索ボタンをクリックしてみてください。
3. 最後に、動画のサムネイルが表示されたら 「選択」 ボタンをクリックします。

動画が埋め込まれた！

【Google のファイルとの連携】
次に社則ですが、社則はどんなファイルで作ってありますか？

ページ数が結構多いから、Google スライドにまとめてあるよ。

では、追加アイコン （＋） から 「ドライブ」 を選択してください。Google ドライブの中にある、該当のファイルを選べば完了です。

すごい、スライドショーで表示されるようになってる。クリックすれば元のファイルを閲覧できるのね。

【Google フォームと連携する】
社長への意見箱は Google フォームを利用するとさきほど聞きましたが、すでに Google フォームはできてますか？

社長が作ったやつをシェアしてもらってるから、共有ファイルに入ってるよ。

ではここも、追加アイコン （＋） をクリックして 「ドライブ」 から該当する Google フォームのファイルを選択してください。

これはクリックするとフォームのページに遷移するのね。ここもこれで完成！

【別階層のページに遷移する】
次は人事・総務からのお知らせですね。
これは1階層下の遷移先ページを新しく作る必要がありますね。

新しいページを作るには、右側のメニューから 「ページ」 をクリックして、下の方にある ＋ マークにカーソルを合わせてください。
「新しいページ」 をクリックしたら、ページ名を入力して、 [完了] をクリックすれば新しいページができ上がります。

もし任意の URL を設定したい場合は、 「詳細」 をクリックして 「カスタムパス」 のところに URL に使いたい文字列を入れてみてください。

あ、新しいページができた！ このページを人事・総務からのお知らせ一覧にしたいから、まずはページの中に見出しを入れていきたいんだけど…。

その場合は右メニューの 「挿入」 から 「テキストボックス」 を選んでテキストを入れてみてください。

さらにもう1階層下に詳細な情報を入れたい場合はどうすればいいのかな？

さっきと同様にまた新しいページを作ってみてください。そのページにコンテンツを入れたら、下記の手順でリンクを貼ります。

1. テキストのリンクを貼りたい部分を選択
2. 「リンクを挿入」をクリック。
3. 該当するページを選択。
4. 適用をクリック

リンクからバッチリ遷移できるようになった！

宗さん、この短時間でだいぶ操作に慣れてきましたね。では、次はトップページからお知らせページにリンクを貼ってみましょう。
まず、「人事・総務からのお知らせ」 の、追加アイコン （＋） をクリックして画像を入れます。画像はお知らせのページであることがわかりやすいものがおすすめです。

OK、そうしたらさっきの要領で見出しとに画像リンクを貼ればいいのね。できたー！

スマホからも見やすいし、いい感じですね。

これであとは公開するだけだね！

公開するときは右上の 「公開」 ボタンを押して下記の手順で設定をしていきます。
まず、社内ポータルなので、下記の手順で社内のユーザーだけ閲覧できるようにしましょう。

1. 右上の 「公開」 ボタンをクリック
2. ウェブアドレスを設定するポータルサイトであることがわかりやすいものを入れておきましょう。
   
3. 次にサイトを閲覧できるユーザーの設定ですが、デフォルトでは同じ社内のユーザーに限定されています。ポータルサイトは社内限定公開のケースが多いかと思うので、このままにしておきます。
   ※ 部署やチームごとに Google グループを作成している場合は、その特定のグループのみ閲覧できる設定にすることも可能です。

4. 設定が終わったら 「公開」 をクリックします。

これで社員全員がこのポータルサイトをみられるようになるのね。阿井くんどうもありがとう。
使い方をバッチリ覚えたらから更新は私一人でもできそう！

がんばってポータルサイトのコンテンツを充実させてくださいね。楽しみにしてます！

Google サイトは Google のツールに慣れたユーザーにとっては使い勝手の良い、直感的にサイトが作れるサービスです。
一方、デメリットとして下記が挙げられます。

• レイアウトの自由度があまり高くない
• 旧バージョンにあったサイト内検索機能ができない
• サイト訪問者がコメントを追加する機能がない
• サイトのページごとに閲覧、編集できるユーザーを指定することができない

Google サイトで社内ポータルを作る際は上記のデメリットを理解した上で導入を検討してみてくださいね。

社内ポータルサイトが社員に活用されるには、使いやすいデザイン （UI） にすることが大切です。使いやすいデザインになっているか、次の項目を中心に確認してみましょう。

• 文字の大きさや改行は適切か
• 色をたくさん使い過ぎていないか
• 適宜、画像を挿入しているか
• スマホと PC の両方から見え方は問題ないか

社員が読むときにストレスにならないよう、文字は読みやすいサイズに設定して、文章には適宜改行を入れましょう。とくにスマホで外出先から閲覧する社員が多い場合は、文字数が多すぎたり、サイズが小さすぎるとサイトから離脱される可能性が高まります。

全体の色合いやデザインも、かっこよさや可愛さなど雰囲気重視で決めるのではなく、ボタンは押しやすい色か、注意事項は赤や黄色文字にするなど分かりやすく色分けできているかを意識してください。

また、SNS やウェブメディアの発展で、画像や動画コンテンツに慣れている人が増えてきています。なるべく画像を使って、親しみやすく見やすいサイト作成を心掛けましょう。

社内ポータルサイトを作って公開してから、全く更新せずに1年も2年も放置するのはおすすめできません。社内ポータルサイトを見ても新しい情報が得られないと社員が感じた場合、誰もアクセスしてくれなくなります。

全ての情報を入れ替える必要はないものの、週に1回、月に1回は更新するなど更新ルールを始めに決めておくと良いでしょう。誰が更新作業をするか決めた上で、社内ポータルサイトの作成を開始できるのが理想的です。

社内ポータルサイトの活用度をより高めるために、他のサービスと並行して利用するのもおすすめです。例えば、チャットボットを Google サイト内に設置すれば、社員が目的の情報を探し出す手助けとなり、利用率を高めることにつながります。

また、チャットボットの利用履歴を分析すれば、社員がどんな質問をしたのか、何に困っているかなどをデータ化できます。この情報をもとに、社内ポータルサイトのコンテンツを修正・更新していけば、より一層社内でのポータルサイト活用率がアップするでしょう。

チャットボットツールは数多く存在しますが、Google からもDialogflowというチャットボットを簡単に作成できるツールを提供していますので、参考にしてみてください。

今回、Google サイトを使って社内ポータルを作ってみたのですが、本当に Web の知識のない私でもサイトを作ることができました。HTML を使うことは一切なく、まるで Google のドキュメントファイルを操作する感覚でした。 普段、仕事で Google Workspace（旧 G Suite）を使っている人なら、直感的に使えるサイトだと思います。 予算もかけず、社内のエンジニアの手を煩わすこともなくサイトを作りたい、と考えている人にとって、Google サイトはまさにニーズに応えるツールですよ！