Google サイトは本当に素人でも使いこなせる? 実際に社内ポータルを作ってみた

G Suiteユーザーの中でも、Google サイトを使ったことがないという人は多いのではないのでしょうか。
Google サイトは直感的に操作ができて、とても簡単にWebサイトが作れる画期的なツールです。
でも、本当に専門的な知識がなくてもWebサイトが作れるのでしょうか?
実際に社内ポータルサイトを作って、検証をしてみました。

WEB知識がなくてもGoogle サイトを使えばWebページが作れる?

今回、社内ポータルサイトを作るのはらくらく出版総務部の宗さん。
G Suiteのヘビーユーザーではありますが、Web制作の知識はからっきし。
なのに今回は「社内ポータルを作りたい!」という社長からのリクエストに応えて社内ポータル立ち上げを担当することになりました。
さすがに1人で作るのは少し不安なので、システム担当の阿井 にレクチャーしてもらうことになりましたが、果たして社内ポータルを立ちあげることはできるのでしょうか。

宗さん

こんにちは、らくらく出版社の総務をしている宗睦美(そう むつみ)と言います。今回、社内で社員用のポータルサイトを作ることになりました。
まったくサーバーやHTMLなどの知識がないのでかなり不安なのですが、Google サイトならだれでも簡単にWebサイトを作ることができると聞いて、挑戦してみることにしました。

阿井さん

おなじく、らくらく出版のシステム担当をしている阿井 貞一(あい ていいち)と言います。
最初は僕に社内ポータル立ち上げの打診があったのですがECサイトのリニューアルを優先することになり、今回は宗さんにレクチャーするという形でポータルの立ち上げに関わることになりました。

技術的なスキルがなくてもGoogle サイトなら簡単にサイトが作れる

宗さん

阿井くん、今回は社内ポータル立ち上げのサポートよろしくね。
部長が、Google サイトを使えばWebの素人でもサイトが使えるって言ってたんだけどそれって本当?

阿井さん

こちらこそ、よろしくおねがいします。
僕は、大学のゼミの連絡ツールのためにGoogle サイトを使ってサイトを立ち上げたことがあるんですけど、すごく簡単でしたよ。
宗さんは普段Googleドキュメントとかのツールを使いこなしているから、そういう人にとってはすごく使いやすいと思います。

宗さん

サーバーのこととか、HTMLについての知識がまったくないんだけど、大丈夫かなぁ。

阿井さん

HTMLを使う必要はないですし、サーバの設定をしてファイルをFTPであげたりする必要はないので安心してください。

宗さん

そうなんだ。ちょっとほっとした!じゃあさっそく社内ポータルの作成を開始してみますか!

Google サイトは簡単に他のメンバーとの合同編集できる

宗さん

あ、一つ質問があるんだけど。

阿井さん

なんですか?

宗さん

今回は私のアカウントでサイトを作る予定なんだけど、この社内ポータルは社長とか人事も更新する予定なんだよね。
そういう場合は、他のユーザーも編集することはできるの?

阿井さん

Google サイトは、Googleドキュメントやスプレッドシートみたいに、他のユーザーに編集権限を渡すことができますよ。

宗さん

よかった!そういうところもやっぱりGoogleらしいね!

新しいGoogle サイトはスマホ対応

宗さん

あともう一つ、編集とか営業が出先で見ることがあるからスマホ対応にしてほしいっていう要望が来たんだけど、そんなこともできるの?

阿井さん

新しいGooleサイト※はレスポンシブ対応なんで、スマホでも見やすい仕様になっていますよ!

※「以前のGoogle サイト」「新しいGoogle サイト」の違いについては、社内ポータルにも最適!独自ドメインも使えるGoogle サイトの登録方法・使い方の「Google サイトふたつのバージョンの機能比較」を参考にしてください。

宗さん

オッケー。これでだいぶGoogle サイトへの心配が解消されたかも!

サイトを作成する前にやっておきたいこと

サイトの構成を考える

宗さん

よーしそれじゃ早速作ってみよう!

阿井さん

あ、その前にやっておきたいことがあります。
どんな内容を社内ポータルに載せるか、もう決めてありますか?

宗さん

ああ、それなら、こないだミーティングした時に決めておいたよ。
社長と、人事からあがった要望は、会社のキャッチコピー、社長からのおしらせ、社則、社内スケジュールのカレンダー、人事・総務からのお知らせ、社長への意見箱くらいかな。

阿井さん

では、その内容をどうサイトに表示させるか、ざっくりでいいので事前に構成を考えておくと実際に作り出す時スムーズですよ。

宗さん

なるほど、ちょっと考えてみるね。こんな感じでどうかな。

阿井さん

いいですね。ではこの構成で進めてみましょう。

実際にGoogle サイトで社内ポータルを作ってみよう

Google サイトにアクセスする

阿井さん

構成もできたので、いよいよサイトを作り始めましょう。
まず、アカウントにログインをしたらGoogleのアプリ一覧から、「サイト」を選択してください。
https://sites.google.com/ に直接アクセスしてもOKです。

宗さん

ふんふん。「作成」ボタンをクリックしたら「以前のGoogle サイトを使用」と「新しいGoogle サイトを使用」って出てきたんだけどこれはどっちを選べばいいの?

阿井さん

さっき宗さんから質問があった、スマホ対応にしたい場合は、「新しいGoogle サイトを使用」を選択してください。

テーマやレイアウトを決める

宗さん

おーここからサイトを作り込んでいくのね。

阿井さん

まずは、テーマを決めてみましょう。この辺は作る人のセンスもあるんですが、会社のCI(コーポレートアイデンティティ)とかに合わせてまずはざっくり設定してみましょう。
テーマはあとから変更することもできるので。

宗さん

じゃあ、まずはテーマを決めてみるね。
うーん、この中だと自分のイメージに近いのは「Vision」かな。テーマカラーは無難に白。フォントはとりあえずデフォルトで。うん、こんな感じかな。

阿井さん

テーマが決まったら「挿入」からレイアウトを決めていきます。さっき作った構成に近いものを選んでみてください。
この、レイアウトの中の区切られたコンテンツのことを「セクション」と言います。

宗さん

構成だと上の段のセクションは2分割、下の段は3分割だからそれを選択すればいいのね。こんな感じかなー。

写真や文字を編集する

阿井さん

では、構成の内容に沿って写真や文言を編集してみましょう。
まずは左上の「サイト名を入力」というところですが、もし決まってなければ「らくらく出版 社内ポータル」と入れておきましょう。
バナー(メインビジュアル)の中に表示されるページのタイトルですが、構成に「会社のキャッチコピーを入れる」と書いてあったので、キャッチコピーを入れてみたらどうですか?

宗さん

すごい、本当に文字を入れるだけでサイト名とタイトルが反映された。Googleのスライドを使ってるような感覚に近いかも。

阿井さん

「見出しのタイプ」からバナーの大きさも変更できるんですが、とりあえず今はデフォルトにしておきましょう。
もし、バナーに入れる写真があれば、それも入れちゃいましょう。
バナーの上に表示されている「画像を変更」から差し替えられますよ。

宗さん

できたー!できたらどこかにロゴも入れたいかも

阿井さん

ロゴは、「サイト名」のところにカーソルを合わせると「ロゴを追加」と出るので、そこから挿入することができますよ。

宗さん

ロゴを入れたらだいぶサイトっぽくなってきた!じゃあ次は早速コンテンツを入れてみよう♪

阿井さん

では次は構成に合わせて各セクションに文言を入れてみてください。ここも文字を入れるだけなので簡単ですよ。

宗さん

こんな感じで大丈夫かな。本当に構成からコピペするだけでいいんだね〜。

Googleアプリと連携してコンテンツを編集する

阿井さん

今度はいよいよセクションの中身を入れていきましょう。
各セクションにはどんなコンテンツを入れるイメージですか?

宗さん

社長からのおしらせは動画。社内スケジュールのカレンダーは、Googleのカレンダーが表示できたらいいかな。
社則はクリックすればそのまま社則が書かれたページに遷移してほしい。人事・総務からのお知らせはクリックすると一覧ページに遷移するイメージ。で、お知らせの見出しをクリックしたら各お知らせの詳細ページが見られるようにしたいな。
社長への意見箱は、Googleフォームが立ちあがるようにしたいんだよね。

阿井さん

【カレンダーの挿入】
では、簡単なところからやってみましょうか。まず社内スケジュールのカレンダーはすでにあるものを表示させるんですよね。
そのカレンダーは、Googleのサイトを作成している人のアカウントのマイカレンダーに共有されてないといけないんですけどそこは大丈夫ですか?

宗さん

もともと全社員に共有されているカレンダーだから大丈夫。

阿井さん

では、セクションの+マークをクリックしてみてください。
すると、Google サイトで連携できるアプリが出てくるので、カレンダーを選んでください。

宗さん

マイカレンダーの一覧が出てきた!

阿井さん

その中から表示させたいカレンダーを選んでみてください。
セクションに表示されましたね。デフォルトは1日ごとのカレンダーになっているので、必要に応じて設定から月表示、週表示にカスタマイズすることも可能ですよ。

Googleカレンダーが週ごとに表示された

阿井さん

【動画の挿入】
社長メッセージの動画って、あれですよね、限定公開でYoutubeに上がっているやつ。

宗さん

そうそう。とりあえずそれがそのまま再生できればOK。

阿井さん

Youtubeの動画が限定公開になっている場合は、URLを入力しないといけないので、まず右のメニューの「挿入」の「埋め込む」をクリックして、表示された画面の「URL」 に表示させたいYoutubeのURLを入れてみてください。

宗さん

動画のサムネイルが表示された!

阿井さん

Youtubeに一般公開されている動画なら、セクションの+マークをクリックしてYouTubeから動画を検索した結果から動画を選ぶこともできますよ。

【Googleのファイルとの連携】
次に社則ですが、社則はどんなファイルで作ってありあすか?

宗さん

ページ数が結構多いから、Google スライドにまとめてあるよ。

阿井さん

では、今度はセクションの+から「ドライブ」を選択してください。Google ドライブの中にある、該当のファイルを選べば完了です。

宗さん

すごい、スライドショーで表示されるようになってる。クリックすれば元のファイルを閲覧できるのね。

阿井さん

【Googleフォームと連携する】
社長への意見箱ですがこれはもうGoogle フォームはできてますか?

宗さん

社長が作ったやつをシェアしてもらってるから、共有ファイルに入ってるよ。

阿井さん

ではここも、+マークをクリックして「ドライブ」から該当するGoogle フォームのファイルを選択してください。

宗さん

これはクリックするとフォームのページに遷移するのね。ここもこれで完成!

阿井さん

【サブページに遷移する】
次は人事・総務からのお知らせと、社内文書のダウンロードですね。
これはトップから遷移するサブページを作る必要がありますね。

サブページを作るには、右側のメニューから「ページ」 をクリックして、下の方にある+マークにカーソルを合わせてください。
新しいページ名を入力して、[完了] をクリックすればサブページが出来上がります。
パスを指定したい場合はこの時「カスタムパス」に文字列を入れてみてください。

宗さん

あ、新しいページができた!でも、右上のナビゲーションに「お知らせ」っていうメニューが表示されちゃった。これはいらないかな。

阿井さん

サブページを作ると、デフォルトでナビゲーションにページの名前が表示されるようになってるんです。
表示させたくない場合は、ページの名前の横の三点リーダー「︙」から「ナビゲーションを表示しない」を選択しておきましょう。

宗さん

あ、新しいページができた!このページを人事・総務からのお知らせ一覧にしたいから、まずは見出しを入れていきたいんだけど…。
その場合は「挿入」からテキストボックスを選べばいいのかな。うん、こんな感じで、さらにもう1階層下にお知らせの内容を入れたいな。

阿井さん

そうしたら、さっきと同様にまたサブページを作ってみてください。そのページに内容を入れたら、お知らせページの見出しにリンクを貼りましょう。

宗さん

もうここは自分でできそう。まず、テキストのリンクを貼りたい部分を選択して、「リンクを挿入」をクリック。
そうすると候補のページが出てくるから該当するページを選択っと。
適用を押して…。やったー!できたー!

阿井さん

宗さん、この短時間でだいぶ操作に慣れてきましたね。では、次はトップページからお知らせページにリンクを貼ってみましょう。
まず、さっきと同様セクションのテキスト、「人事・総務からのお知らせ」にリンクを貼ってみてください。
その上のコンテンツを表示させる場所なんですが、とりあえず今回は画像を入れてそこからリンクを飛ばしましょうか。

宗さん

取り急ぎ会社のロゴを入れたので、そこにリンクを貼ればいいのね。了解!ここもこれでOK!
できたー!スマホからもみやすいし、いい感じ!

パソコンの画面

スマートフォンの画面

できあがったら公開

宗さん

これであとは公開するだけだ!

阿井さん

公開するときは右上の「公開」ボタンを押してそこで細かい設定をしていきます。

阿井さん

この時に設定するのは、ポータルサイトのアドレスと、公開の範囲です。
アドレスは、わかりやすいものを入れておきましょう。
公開の範囲は、社内ポータルなので同じドメインのアカウントを持っている社内メンバーのみが閲覧できるようにしておいてくださいね。
特に社外秘の情報が書かれているサイトを外部に公開したら大変なことになるので…。
でも、このへんは、Googleユーザーにはおなじみですね。

宗さん

了解!
まずは確認のため、社内の関係者にだけ公開にしてみるね。
今回は社内ポータルの立ち上げに協力してくれてありがとう!更新はもう自力でできそうな感じがする!
他の運営メンバーも編集ができるようにレクチャーしてきまーす♪

阿井さん

よかった。僕はECサイトのリニューアルで手一杯だったので。宗さんや人事の人たちで運営できると聞いて安心しました。
また何かわからないことがあれば聞いてくださいね。

Google サイトのデメリットや注意点

阿井さん

Google サイトは、WEBの知識があまりない人でも直感的にサイトが作れる画期的なツールです。
でも、何点か注意点やデメリットがあるのでご注意ください!
※今回は「新しいGoogle サイト」の注意点とデメリットをピックアップしています。

  • 閲覧できるブラウザに制限がある(Google Chrome、Firefox)
  • 5階層までしかページを作ることができない(今回、お知らせページでは3階層まで作成しています)
  • 細かいデザインの調整ができない

といった点が気になっているユーザーが多いようです。
でも、社内で閲覧するポータルサイトであれば、Google サイトでも十分かと思うので気になっている人はぜひ試してみてくださいね。

まとめ

宗さん

今回、Google サイトを使って社内ポータルを作ってみたのですが、本当にWebの知識のない私でもサイトを作ることができました。
HTMLを使うことは一切なく、まるでGoogleのドキュメントファイルを操作する感覚でした。
普段、仕事でG Suite™ を使っている人なら、直感的に使えるサイトだと思います。
予算もかけず、社内のエンジニアの手を煩わすこともなくサイトを作りたい、と考えている人にとって、Google サイトはまさにニーズに応えるツールですよ!

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