Google カレンダー、使いこなしていますか？
なんとなくスケジュールの管理に使っているという人は多いかもしれませんが、実は知られざる超優秀な機能を備えています。今回は Google カレンダーのポテンシャルを最大限に引き出す、便利機能やアドオンを一挙紹介します。
Google カレンダーとは、Google が提供する無料のスケジュール管理ツールです。ウェブで利用できるほか、iPhone、Android 版のアプリも用意されているため、場所を選ばずスケジュール調整が行えます。Google アカウントがあれば利用できるので、すでに活用している人も多いかもしれませんね。
実は、Google カレンダーには、ビジネスの効率化に役立つ、さまざまな機能が備わっています。便利機能やアドオンをマスターして、Google カレンダーをもっと便利に使いこなしてみませんか。
Google カレンダーでキーボードショートカットを使用すると、マウスを使わずにキーボード上で主要な操作ができるため、作業を効率化できます。使いこなせたらとても便利なので、マスターして、サッとスケジュールを追加してみましょう。
キーボード ショートカットをオンにすると、キーを押すだけで Google カレンダーに変更を加えたり、特定のページに移動したりすることができます。キーボード ショートカットは、パソコンで Google カレンダーを使用する場合にのみ利用可能です。まずは、Google カレンダー上で設定を行いましょう。
Google カレンダーで使用できるおもなショートカットは以下の通りです。こちらをマスターすればストレスフリーでカレンダー操作ができるようになるのでぜひお試しください。
| 操作 | ショートカット |
|---|---|
| カレンダーのビューを次の日付範囲に変更する | J または N |
| カレンダーを更新する | R |
| 現在の日付に移動する | T |
| [カレンダーを追加] 欄に移動する | ‘+ |
| 検索ボックスにカーソルを移動する | / |
| [設定] ページに移動する | S |
| 操作 | ショートカット |
|---|---|
| [日] ビュー | 1 または D |
| [週] ビュー | 2 または W |
| [月] ビュー | 3 または M |
| カスタムビュー | 4 または X |
| [予定リスト] ビュー | 5 または A |
| 操作 | ショートカット |
|---|---|
| 新しい予定を作成する | C |
| 予定の詳細を表示する | E |
| 予定を削除する | Backspace または Delete |
| 元に戻す | Z |
| （予定の詳細ページから）予定を保存する | ⌘+S（Mac） Ctrl+S（Windows） |
| 予定の詳細ページからカレンダー グリッドに戻る | Esc |
単なるスケジュール管理に使うだけではもったいない！ Google カレンダーを使いこなすことで、仕事の業務効率を一気にアップできます。
Google カレンダーは一つのカレンダーに複数のカレンダーを作成することができます。例えば複数の業務やプロジェクトに関わっている人は、プロジェクトごとにカレンダーを変えると、ぐっとカレンダーが見やすくなります。こちらではカテゴリごとにカレンダーを作成して、そのカレンダーに予定を登録する方法を紹介します。
新しいカレンダーが追加されました。カレンダーの種類ごとに色分けがされているので、直感的に予定が見分けやすくなります。
このように、ほかのカレンダーのチェックを外せば、そのカレンダーの予定のみ表示することが可能です。
同じ部署や同僚など仕事上でやり取りが多いメンバーがいたら、カレンダーを共有しましょう。他のユーザーとカレンダーを共有しておくと、ミーティングの調整などがしやすくなります。
権限の設定が終わったら 「送信」 をクリックします。権限のオプションの詳細は下記の通りです。
変更および共有の管理権限
共有が実行されると、相手のメールアドレスにメールが届き、自動でカレンダーが追加されます。
※管理者が設定をオフにしている場合、一部の共有オプションは組織でご利用できない場合があります。
今度は反対に、ほかのユーザーのカレンダーを自分のカレンダーに表示させることも可能です。
海外のクライアントなど、タイムゾーンが異なる相手との予定を作成する場合、 「セカンダリタイムゾーン」 を設定すると先方の現地時間が把握しやすくなります。
時差を把握できるので、ミーティングの設定などがスムーズになりそうですね。
セカンダリタイムゾーンを設定すると、カレンダーはこのように表示されます。GMT + 9 というのが日本の時間、GMT-9 というのが今回設定したシカゴの時間です。
セカンダリタームゾーンを表示することで、日本時間で午前 10 時半からのミーティングを行う場合、シカゴは何時からのミーティングになるのか一目でわかります。
海外旅行をする場合も、セカンダリタイムゾーンを設定しておくと現地時間の何時に到着するのかなどが把握しやすくなりますよ。
Google カレンダーで予定を入れる際そのまま Google Meet をセッティングすることが可能です。
Google カレンダーに行き先の住所をいれておくとスムーズに Google マップが表示できるようになります。はじめての場所に行くときはこの機能を使えば道に迷う心配もありませんね。
カレンダーからスケジュールの詳細を開いて、 「場所を追加」 と記載された欄に住所を入力して保存すれば設定は完了です。
こちらはスマートフォンから Google カレンダーのアプリを開いた画面です。住所をクリックしてみましょう。
マップが立ち上がり行き先の地図が表示されました。
こちらは Google Workspace ユーザー限定の機能になります。
Google カレンダーでは 「外出中」 というステータスを加えることができます。
この機能を使うと、ほかのメンバーがその時間帯に会議などの招待を送ってきた場合に自動的に予定を辞退してくれます。
「外出中」 機能を活用して 「その時間は不在なのに会議がセッティングされてしまった」 などというスケジュール調整あるあるを未然に防ぎましょう。
「外出中」 の設定方法は以下の通りです。
こうしておくと、ほかのユーザーがこの時間帯にミーティングなどの予定をいれたとしても自動的に辞退されます。もし、外出中のステイタスになっている時間帯に他のユーザーから予定の招待があった場合、招待者に自動で以下のようなメールが送られます。
こちらも Google Workspace ユーザー限定の機能になります。
「予約枠」 を設定しておくと、他のユーザーがその枠内で予約を入れることができます。
たとえば、チームリーダーと複数のメンバーが面談などを定期的に行うときは、この機能が便利です。
早速使い方をみてみましょう。途中までは 「外出中」 の設定と同様です。
予約枠を設定したら、予約を入れてもらいたいユーザーを招待しましょう。
他のユーザーが予約をできるようにするには、予定に招待するのではなく、 「このカレンダーの予約ページ」 の URL をメールなどで共有してください。
こちらは招待された側のユーザーの画面です。
招待されたユーザーはURLを開くと予定枠が表示されるので、希望する枠のボタンをクリックすれば、予約完了です。
予約が完了すると、予定の作成者と、紹介されたユーザー双方のカレンダーに反映されます。
Google カレンダーの初期設定では、デフォルトだと60分単位で予定が作成されるようになっています。
この初期設定は、簡単に変更ができます。 「30 分や 15 分単位で予定を設定することが多い」 という人は、設定を見直しておくと良いでしょう。
デフォルトの期間を設定するプルダウンの下に、 「会議の迅速化」 というチェックボックスがあることにお気づきになった人もいるのではないでしょうか。
「会議迅速化」 は、 「デフォルトの期間」 と機能が似ているのですが、カレンダーに入力する時間単位を自動的に短く登録するものです。30 分間の予定は 5 分短い 25 分間に、1 時間以上の予定は 10 分短く登録されます。つまり、長時間労働につながる傾向がある、会議の時短を促す機能です。
この 「会議迅速化」 機能が時短の効果を発揮するかどうかは、参加メンバーの意識次第です。それでも、終了時間を強制的に前倒すことで、 「会議を早く終わらせる」 という意思を示すことができるはずです。会社をあげて労働時間の短縮を目指しているようであれば、社員全員に 「会議迅速化」 のチェックを推奨されてみてはいかがでしょうか。
「時間を探す」 機能を使うと、複数のメンバーの空き時間を容易に見つけることができます。 複数名で参加するミーティングの時間のセッティングなどを行うときに便利な機能です。
※「時間を探す」 機能が適応されるのは、カレンダーが共有されてるメンバーに限られます。
アドオンを使いこなせばあなたも Google カレンダーマスター！
Google カレンダーの使い方が広がる、便利なアドオンを 3 つ紹介します。
アドオンの追加方法はこちらの記事をご参照ください。
選択したテキストを Google カレンダーに投稿できる拡張です。ブラウザ上で日付を含むテキスト選択して右クリックすると，コンテキストメニューから Google カレンダーに予定を投稿することができます。
Google カレンダーを Chrome のブラウザに追加できる拡張機能です。このアドオンを使うと、わざわざ Google カレンダーを開かなくてもすぐにスケジュールが確認できます。
https://chrome.google.com/webstore/detail/google-calendar/gmbgaklkmjakoegficnlkhebmhkjfich?hl=ja
こちらはビジネスとは関係ありませんが、面白い機能なのでご紹介します。 このアドオンをインストールすると、Yahoo! Japan テレビの番組詳細画面にある、 「Yahoo! カレンダーへの登録ボタン」 が、Google カレンダーへの登録ボタンに書き換わります。
さっそく使ってみたくなる Google カレンダーの便利機能は見つかりましたか。
Google カレンダーは、予定を登録するだけのスケジューラーではありません。日々の業務が忙しい方や、チームでの予定管理などを行っている方は、ぜひ Google カレンダーの機能をフル活用してくださいね。