ビジネスパーソンの必須アイテムとも言える、カレンダーアプリ。Google Workspace ユーザーのほとんどの方が Google カレンダーを利用しているのではないでしょうか。
実はこの Google カレンダー、ラベルでカテゴリーごとに色分けできることをご存知ですか？ スケジュールのラベル機能を利用すれば業務時間を自動的に分析することも可能！ 業務時間を無駄なく活用しましょう。
Google カレンダーのラベル機能とはどのような機能なのか説明します。
Google カレンダーのラベル機能とは、Google カレンダー上の予定に名前の付いた色を割り当てることにより、時間を自動でカテゴリー分けできる機能。予定にラベルをつけると、カレンダーの 「時間の分析情報機能」 ※で、時間を色ごとに分類できるようになります。
この機能を活用することによって、プロジェクトの作業、チームでの会議、顧客との商談などにかけた時間を、簡単に確認することが可能になります。
※ 時間の分析情報機能・・・2021年にリリースされた Google カレンダー で業務時間の使い方を詳しく把握できる機能。1日の勤務時間内で特定の業務に費やした時間などを表示することが可能。参加者数別の会議時間の内訳・会議に割いた時間・会議に参加したユーザーといった情報が 「Google カレンダー」 右側にパネル表示される。
ラベル機能が使えるユーザーは、 「Google Workspace」 のエディションで異なります。
ラベル機能が利用可能なユーザー
ラベル機能が対象外のユーザー
ラベル機能では、予定に割り当てた色ラベルは、利用しているユーザーと、そのカレンダーに対して 「共有の管理」 アクセスがあるユーザーにのみ表示されます。
また、ラベル機能はスマートフォンでも利用できますが、まずパソコンで色ラベルを作成する必要があります。
ラベル機能の使い方を説明します。
まずは、業務のカテゴリーごとに色ラベル作成します。
ラベル機能は、 「Google Workspace」 のうち、[Business Standard] / [Business Plus] / [Enterprise Standard] / [Enterprise Plus] / [Education Plus] / [Nonprofit] エディションのユーザーが利用可能です。
既存の会議に、カテゴリーごとにラベルを割り当てるには、 [ラベルを追加] 欄にラベル名を入力します。
「資料作成」、 「定例MTG」、 「商談」、 「1 on 1」、 「社外打ち合わせ」 などカテゴリーに合わせたラベル名を入力してみましょう。
新しい色ラベルを作成する :
左下の 「新しい色ラベルを追加」 アイコン （＋マーク） をクリックします。
ラベルの色を決めて、カテゴリーごとに新しいラベルを作成できます。
ラベルは10種類まで作成可能です。
特定のイベント （予定） を除外する :
対象となるラベルの横にある 「 [時間の分析情報] に表示しない」 アイコンをクリックします。
時間の分析情報に反映不要のイベント （予定） が設定できます。
色ラベルを作成したら、各予定に、カテゴリーに合わせてラベルを割り当てていきましょう。
ラベルを割り当てたい各予定を右クリックして、ラベルを選択します。
定期的に繰り返される予定は、以降の予定全てに同じラベルを割り当てることが可能です。
招待された予定も、同様に右クリックからラベルを選択して割り当てることが可能です。
予定に色ラベルを割り当てたら、自動で業務時間をカテゴリーごとに分類し、分析することができます。
業務時間のカテゴリーごとの分析を見るには、ページ左側の 「時間の分析情報」 → 「その他の分析情報」 → ページ右側に表示された [時間の内訳] → [色別] タブから参照できます。
Google カレンダー上で毎日の業務時間を設定している場合は、残りの業務時間を表示させることができます。
カテゴリーごとの業務時間を自動で可視化できる Google カレンダーのラベル機能。この機能を活用して、業務の工数把握や、勤務時間の計画・管理に役立てましょう。