Google アカウントを持っているユーザーなら無料で利用できるチャットツール・Google Chat。 Google Chat にはチャット機能以外にもビジネスに最適な機能が搭載されていることをご存知ですか？
この記事では、Google ドライブや Google Meet との連携など、Google Chat の便利な機能を紹介します。
まず、Google Chat とはどのようなツールなのか、何ができるのか基本を押さえておきましょう。
Google Chat は Google のアカウントを持っているユーザーならだれでも利用できるコミュニケーションツール。
ダイレクトメッセージからグループの会話まで、簡単かつ効率的な共同作業を強力にサポートします。
さらに、Google Chat は手軽なテキストのコミュニケーションができるだけでなく、Google ドライブのアイテムを共有したり、bot という便利な機能も利用できます。
Google のアカウントを持っているユーザーなら、だれでも利用できます。
※無料アカウントのユーザーも利用可能。ただし、
などの機能が利用できないといった制限があります。
Google Chat では主に下記のことができます。
次に Google Chat の基本について説明していきます。
まず、Google Chat を利用するにあたって Google Workspace 管理者は下記の設定確認を行なってください。 適正な設定を行わないと、組織内で Google Chat が使用できない場合があります。
今回は 「Chat を優先」 を選択しました。
Google Chat には始めるためには、下記の3つのやり方があります。
この4種類があります。
Google Chat の具体的な使い方を見ていきましょう。まずはダイレクトメッセージの送り方を紹介します。 ここでは、一番基本的な PC の Google チャットのページから始めるやり方で説明します。
【Google Chat のページから直接利用するやり方】
グループでメッセージをやりとりしたい場合は 「チャット」 の右側にある ＋ をクリックした後 「グループの会話を開始」 を選択し、複数のアカウントを選択しましょう。
※外部ユーザーをグループのダイレクトメッセージに追加することはできません。 外部ユーザーとチャットできるのは、1 対 1 のダイレクトメッセージまたはチャットルーム内のみです。
Gmail から始めるやり方、スマホアプリを利用するやり方、Google カレンダー から始めるやり方について詳しくはこちらをご覧ください。
Google Chat では、 「スペース」 という機能を使うと、グループ メッセージと同様に複数のユーザーとコミュニケーションをとることができます。そのスペースはグループメッセージとは何が違うのか、確認しておきましょう。
◆グループ メッセージ
グループのメンバー同士が、手軽にチャットを行うことができる場所です。
◆スペース
プロジェクト チームの継続的なコミュニケーションと共同作業のための中心的な場所です。チャットルームを作成することで、チームのメンバーはファイルの共有、タスクの割り当て、連携の維持をすべて1か所で行うことができます。
両者の使い分けについては、詳しくはこちらの表を参考にしてみてください。
| グループ メッセージ | スペース | |
|---|---|---|
| 目的 | 複数のユーザー同士でのダイレクトメッセージ | チームまたはプロジェクトでのコラボレーションとコミュニケーション |
| チャットできるユーザー | チャットを開始した後に、他のユーザーを追加または削除することは不可 | いつでもユーザーを追加または削除することが可能 |
| 会話 | スレッド化されないメッセージ | 複数のスレッド化された会話 |
| メッセージ履歴 | 組織の設定に応じて、次の状態にすることが可能 無効（メッセージは 24 時間後に削除される） 有効（メッセージは組織のポリシーに基づいて保持される） |
常に有効で、組織のポリシーに基づいて保持される |
| チャットルームの名前 | メンバー名のリストが表示される | スペースの作成者が名前を選択する（「新規プロジェクト」など） |
| 通知 | メンバーにはメッセージごとに通知が届く | 自分が参加している会話についての通知、または名前をリンクされた場合の通知が届く |
| メンバー | メンバーは退出不可 サイドバーでチャットを非表示にすることが可能 |
メンバーは退出、再参加ともに可能 |
| 同じユーザーによる複数のチャットスペース | 同じグループで複数のグループ メッセージを作成することは不可 | 同じグループで複数のスペースを開くことが可能 |
| タスクの作成と割り当て | 不可 | タスクを作成して、他のチャットルーム メンバーに割り当てることが可能 |
| ファイルの共有 | ファイルの共有は可能 共有ファイルのリストを表示することは不可 |
チャットルームで共有しているファイルのリストを表示できる |
| 社外ユーザーとの会話 | 不可 | 可能 |
【スペースの設定方法】
スペースの作り方を説明します。
チャットルームのアバターを追加したい場合は、スペース名の横にある絵文字アイコンをクリックして絵文字を選択します。絵文字を選択しない場合は、デフォルトのアバターが代わりに使用されます。
Google Chat は、チャット以外にもこのような活用方法があります。
Google Chat では、トーク中の相手と即席で Google Meet を使った Web 会議を開始できます。
【Google Chat から Google Meet を始める方法】
グループチャットまたはチャットルームで Google Meet のアイコンをクリックした場合グループのメンバー全員が Web 会議に参加することが可能です。
Google ドライブから Google Chat メッセージに直接ファイルを追加できます。 200 MB までのファイルを送信可能で、BMP、GIF、JPEG、PNG、WBMP、HEIC 形式の画像ファイルを添付できます。
【Google ドライブのファイルを共有する方法】
※チャットルームまたはダイレクトメッセージの相手にファイルへのアクセス権がない場合は、送信時に警告が表示されます。
ファイルの編集権限がある場合は、アクセス権を付与するオプションが表示されます。
チャットルームにアクセス権を付与した場合、その権限はチャットルームに後で参加するユーザーにも適用されます。
チャットルームから退出したユーザーは、個別にまたは別のグループからアクセス権を付与されない限り、そのファイルにアクセスできなくなります。
Google Chat の bot とは、AI によって自動運用されるアカウントです。bot を使うとチャットの会話を通じてタスク管理を行なったり、アクティビティに関する通知を受け取ることができます。
bot には、Google が作成して管理している bot と、サードパーティ ソフトウェアのベンダーが作成して管理している bot など、多数あります。
Google が作成して管理している bot
例） Google カレンダーと連携する Meet bot や Google ドライブからファイル共有などができる ドライブ bot
サードパーティ ソフトウェアのベンダーが作成して管理している bot
例） GitHub や Salesforce bot
たとえば Meet bot は 「今日の予定は？」 とチャットすれば、bot が Google カレンダーから予定を確認することができます。Google Chat の bot を活用することで一元的にタスクを管理することが可能になります。
Google Chat には Google ならではの便利な検索機能があります。
検索機能には Chat 全体から検索する方法と、特定のユーザーまたはスペースを指定して探すこともできます。
【Google Chat 内全体からでメッセージを検索する方法】
【Google Chat 内の特定のダイレクトメッセージやスペースからメッセージを検索する方法】
Google Chat は、使い方次第でプロジェクトのハブとしても活用できるツールです。
チャットのツールとしてだけでなく、業務の効率を上げるワークスペースとして Google Chat を活用してみませんか？
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