使わないと損!Google Chatのbot機能で業務を効率化

Google Chatは手軽にコミュニケーションができるチャットアプリですが、botという機能が搭載されていることをご存知でしょうか?bot を使うとチャットの会話を通じて情報の検索、会議のスケジュール設定、タスク管理などを実行できるようになるんですよ。Google Meetは使っているけど、Google Chatは開いたことがないー。
そんな人もぜひ活用してみましょう!

Google Chatを使ってみよう

まずはじめに、そもそもGoogle Chatとはどのようなツールなのかを説明します。

Google Chatとは

Googl Chat はG Suite のユーザー限定で利用できるコミュニケーションツール。
ダイレクト メッセージからグループの会話まで、簡単かつ効率的な共同作業を強力にサポートします。
さらに、Google Chatは手軽なテキストのコミュニケーションができるだけでなく、Google ドライブのアイテムを共有したり、即席でGoogle MeetのURLを発行してWeb会議を開催したり、botという便利な機能を利用できます。
この記事では、botについて詳しく説明していきます。

Google Chatを始めるときに必要なもの

Google Chatを利用する際に必要なものをご紹介します。

  • パソコン、タブレット、スマホなどの端末

    ※Google Chatはインターネットのブラウザまたはスマホ・タブレットのアプリから利用できます。

  • G Suite のアカウント(2020年8月現在無料アカウントでは利用不可)
  • インターネット環境

これさえあればOKです。

Google Chatの基本的なやり方

botについて詳しく説明する前に、Google Chatの基本的なやり方について説明していきます。

Google Chatの設定

まず、Google Chatを利用するにあたってG Suiteの管理者は下記の設定確認を行なってください。
適正な設定を行わないと、組織内でGoogle Chatが使用できない場合があります。

  1. 管理者アカウントから管理コンソールにアクセスする。
  2. 「アプリ」をクリックする。

  3. 「G Suite」をクリックする。

  4. 「Google Chat と従来のハングアウト」をクリックする。

  5. 「サービスのステータス」をクリックし、ページが遷移したら下記の通りChat や従来のハングアウトを組織内でどのように使用するかを選択します。
    • Chat を優先(移行する場合におすすめ)
      Google Chat は Gmail 内に含まれ、どこでも使用できます。従来のハングアウトはウェブ上で使用できます。
    • Chat と従来のハングアウト
      従来のハングアウトは Gmail 内に含まれ、どこでも使用できます。Chat もどこでも使用できます(ただし Gmail からは使用できません)。
    • Chat のみ
      Google Chat は Gmail 内に含まれ、どこでも使用できます。従来のハングアウトの全クライアントが無効になります。
    • 従来のハングアウトのみ
      従来のハングアウトは Gmail 内に含まれ、どこでも使用できます。Chat の全クライアントが無効になります。
    • 両方とも無効
      Chat と従来のハングアウトの全クライアントが無効になります。

    今回は「Chat を優先」を選択しました。

6 「保存」 をクリックします。これで管理者の設定は完了です。

【パソコン】Google Chatのページから開始する

次は各ユーザーがGoogle Chatを利用する基本的なやり方を紹介します。
パソコンからGoogle Chatを開始する場合、Google Chatのページから直接始める方法と、Gmailから始める方法があります。
まずはGoogle Chatのページから直接始める方法を説明します。

【Google Chatのページから直接利用するやり方】

  1. 自分のG Suiteアカウントにログイン後 Google Chat にアクセスします。

  2. 「チャット」 で名前をクリックし、メッセージを入力して、送信アイコン をクリックしてメッセージを送信できます。
  3. 「チャット」に名前が表示されない場合は、「ユーザー、チャットルーム、bot を検索」をクリックして、チャットをしたいユーザーのメールアドレス(G Suiteアカウント)を検索し、該当するアカウントを選択します。
    組織外のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには、そのユーザーの完全なメールアドレスを入力します。

【パソコン】Gmailから開始する

2020年のアップデートで、GmailからGoogle Chatが利用できるようになりました。

※GmailからGoogle Chatを利用するには、管理コンソールで 「Chat を優先」または「Chatのみ」 を有効にする必要があります。Google Chatの設定について(リンクでGoogle Chatの設定にアンカーを飛ばしてください)

  1. 自分のG SuiteアカウントのGmailを開く
  2. 左メニューに「チャット」と表示されているので名前をクリックする。

  3. ポップアップにメッセージを入力して、送信アイコン をクリックするとメッセージを送信できます。

  4. 「チャット」に名前が表示されない場合は、「チャット」の上(「オンライン」の右横)に記載された+アイコンをクリックします。

    「ユーザー、チャットルーム、bot を検索」の枠にチャットをしたいユーザーのメールアドレス(G Suiteアカウント)を入力し、該当するアカウントを選択します。組織外のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには、そのユーザーの完全なメールアドレスを入力します。

【スマホ】Google Chatのアプリから開始する

スマートフォンやタブレットの場合、専用のアプリをインストールすることでGoogle Chatを利用することができます。
まずはあらかじめ下記よりアプリをインストールしましょう。

iOS
https://apps.apple.com/jp/app/google-chat/id1163852619

Andoroid
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.dynamite&hl=ja

【Google Chatのスマホ/タブレットアプリから利用するやり方】

  1. アプリを開きます。

  2. 「チャット」 で名前をタップし、メッセージを入力して、送信アイコン をタップしてメッセージを送信できます。

  3. 「チャット」に名前が表示されない場合は、「新しいチャット」をタップします。
    チャットをしたいユーザーのメールアドレス(G Suiteアカウント)を検索し、該当するアカウントを選択します。
    組織外のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには、そのユーザーの完全なメールアドレスを入力します。

Google Chat botでできること

それではいよいよGoogle Chat botの使い方について説明していきます。

※パソコンのGoogle Chatのページから行うやり方になります。同様にパソコンのGmail、アプリからでも同様の操作で使用できます。

Google Chat botとは?何ができる?

Google Chatのbotとは、AIによって自動運用されるアカウントです。
bot を使うとチャットの会話を通じてタスク管理を行なったり、アクティビティに関する通知を受け取ることができます。
bot には、Google が作成して管理している botと、

[例:Goole カレンダーと連携するMeet bot やGoogle ドライブからファイル共有などができる ドライブbot]

サードパーティ ソフトウェアのベンダーが作成して管理している bot

[例:GitHubやSalesforce bot]

など、多数あります。

たとえばMeet botは「今日の予定は?」とチャットすれば、botがGoogleカレンダーから予定を確認することができます。
Google Chatのbotを活用することで一元的にタスクを管理することが可能になります。

今回は日常の業務で活用したいおすすめのbotの使い方を紹介します。

Google Chatでbot を探す

まずは、botはどのように入手するのか、やり方を説明します。

  1. Google Chatのページを開いて、「bot」の横の+アイコンをクリックする。

  2. 「bot」名にbotの名前を入力するか、一覧に探しているbotがあれば「追加」→「メッセージ」をクリックする。
    これでGoogle Chatにbotが追加されました。

botの種類

2020年8月現在、Google Chatのbotは93種類あります。その中でも業務効率化に役立つbotを厳選して紹介します。

bot 名 説明
Google ドライブ Google ドライブでのアクティビティに関する通知を受け取ることができます。
Meet 会議のスケジュールを設定したり、スケジュールを表示したりできます。
Box クラウドストレージBoxの関する通知を受け取ることができます。
GitHub GitHub プロジェクトに関する更新情報を受け取ることができます。
Google Cloud Build Google Cloud Build から通知を受け取ることができます。
Salesforce Salesforce の情報を検索できます。
Trello Trelloの課題を作成したり、通知を受け取ることができます。
Zoom Zoomのビデオ会議を開催したり、参加することができます。

Google Chat botを使ってみよう

それでは、最後に実際にGoogle Chat botを使う方法を説明します。
今回は、Googleが提供している「Meet」と「Google ドライブ」2つのbotについて取り上げます。

botの使い方

botを使うには、過去の手順で行います。

  1. 追加したbotをクリックします。

  2. トークを始める
    トークを通じてコマンドを実行したり、各ツールに関する通知を受け取ることができるようになりました。

    ヒント:help と送信すると、botが具体的な使い方を返信してくれます。まずはhelpと送信してみましょう。

botを使うときの注意点

2020年8月現在、botの返信は英語のみの対応です。
意味がわからない場合などはGoogle 翻訳を活用することをおすすめします。
また、コマンドを送信する場合も英語でないと使えない場合と、日本語が使える場合があります。

会議のスケジュールや予定の確認ができるbot「Meet」

Google Chatのbot「Meet」を使用すると、Google Meetを使用した会議のスケジュールの設定、変更、キャンセルや、スケジュールの検索を行うことができます。

「Meet」はこのようなコマンドを使うことができます。

  • 会議をスケジュールしたい時

    「Schedule a meeting」と送信して、botの返信にしたがってテキストを入力します。

  • 会議をキャンセルしたい時

    Cancel my meeting with 〇〇(会議を行うユーザーの名前)と送信して、botの返信にしたがってテキストを入力します。

  • スケジュールを確認したい時

    「What is my schedule 〇〇(日付)」または「 〇〇(日付)の予定」と送信します。

  • ほかにも、このようなコマンドを使用できます。

  • 「会議のスケジュール」

    →今後のWeb会議の予定が表示されます。

  • 「Find my next meeting with 〇〇(ユーザー名)」

    →指定のユーザーとの次の会議の予定が表示されます。

Google ドライブの通知を受け取ることができるbot「Google ドライブ」

Google ドライブのbotをインストールすると、新しいコメントが追加されたり、アクセス権をリクエストされたり、ファイルがあなたと共有されたり、保存容量に問題が発生した場合に通知が送られます。

Google ドライブbotの通知を有効にするには、下記の画像のように通知をオンにしておきましょう。

Google ドライブのファイルが共有されるとbotからこのような通知が届きます。

まとめ

Google Chatのbotは、使いこなせば業務の効率化を助けてくれる優秀な機能です。

ぜひ普段使用しているツールのbotがある人はインストールしてみてくださね。

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