使わないと損! Google Chat の bot 機能で業務を効率化

Google Chat は手軽にコミュニケーションができるチャットアプリですが、bot という機能が搭載されていることをご存知でしょうか? bot を使うとチャットの会話を通じて情報の検索、会議のスケジュール設定、タスク管理などを実行できるようになるんですよ。Google Meet は使っているけど、Google Chat は開いたことがないー。
そんな人もぜひ活用してみましょう!

Google Chat を使ってみよう

まずはじめに、そもそも Google Chat とはどのようなツールなのかを説明します。

Google Chat とは

Googl Chat は Google アカウントを持っているユーザーなら誰でも使えるコミュニケーションツール。
ダイレクト メッセージからグループの会話まで、簡単かつ効率的な共同作業を強力にサポートします。
さらに、Google Chat は手軽なテキストのコミュニケーションができるだけでなく、Google ドライブのアイテムを共有したり、即席で Google Meet の URL を発行して Web 会議を開催したり、bot という便利な機能を利用できます。
この記事では、botについて詳しく説明していきます。

Google Chat を始めるときに必要なもの

Google Chat を利用する際に必要なものをご紹介します。

  • パソコン、タブレット、スマホなどの端末

    ※Google Chat はインターネットのブラウザまたはスマホ・タブレットのアプリから利用できます。

  • Google アカウント(無料アカウントでも利用可能)
  • インターネット環境

これさえあればOKです。

無料アカウントユーザーの注意点

Google Chat は無料アカウントのユーザーも利用可能です。ただし、

  • スレッド形式のスペース作成
  • bot へのメッセージ送信
  • メッセージの削除や編集
  • Webhook と呼ばれる、外部からチャットメッセージを投稿できる仕組み

などの機能が利用できないといった制限があります。

Google Chat の基本的なやり方

bot について詳しく説明する前に、Google Chat の基本的なやり方について説明していきます。

【管理者向け】 Google Chat の設定

まず、Google Chat を利用するにあたって Google Workspase の管理者は下記の設定確認を行なってください。
適正な設定を行わないと、組織内で Google Chat が使用できない場合があります。

  1. 管理者アカウントから管理コンソールにアクセスする。
  2. 「アプリ」 → 「Google Workspace」 → 「Google Chatと従来のハングアウト 」 をクリックする。
  3. 「サービスのステータス」 をクリックし、ページが遷移したら下記の通り Chat や従来のハングアウトを組織内でどのように使用するかを選択します。
    • Chat を優先(移行する場合におすすめ)
      Google Chat は Gmail 内に含まれ、どこでも使用できます。従来のハングアウトはウェブ上で使用できます。
    • Chat のみ
      Google Chat は Gmail 内に含まれ、どこでも使用できます。従来のハングアウトの全クライアントが無効になります。
    • 両方とも無効
      Chat と従来のハングアウトの全クライアントが無効になります。

    今回は 「Chat を優先」 を選択しました。

  4. 「保存」 をクリックします。これで管理者の設定は完了です。

【パソコン】 Google Chat のページから開始する

次は各ユーザーが Google Chat を利用する基本的なやり方を紹介します。
パソコンから Google Chat を開始する場合、Google Chat のページから直接始める方法と、Gmail から始める方法があります。
まずは Google Chat のページから直接始める方法を説明します。

【Google Chat のページから直接利用するやり方】

  1. 自分の Google アカウントにログイン後 Google Chat にアクセスします。
  2. 「チャット」 で名前をクリックし、メッセージを入力して、送信アイコン をクリックしてメッセージを送信できます。
  3. 「チャット」 に名前が表示されない場合は、 「ユーザー、チャットルーム、bot を検索」 をクリックして、チャットをしたいユーザーのメールアドレス(Google アカウント)を検索し、該当するアカウントを選択します。
    組織外のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには、そのユーザーの完全なメールアドレスを入力します。

【パソコン】 Gmail から開始する

2020 年のアップデートで、Gmail から Google Chat が利用できるようになりました。

※Gmail から Google Chat を利用するには、管理コンソールで 「Chat を優先」 または 「Chat のみ」 を有効にする必要があります。Google Chat の設定について

  1. 自分の Google アカウントの Gmail を開く
  2. 左メニューに 「チャット」 と表示されているので名前をクリックする。
  3. ポップアップにメッセージを入力して、送信アイコン をクリックするとメッセージを送信できます。
  4. 「チャット」 に名前が表示されない場合は、 「チャット」 の上( 「オンライン」 の右横)に記載された + アイコンをクリックします。

    「ユーザー、チャットルーム、bot を検索」 の枠にチャットをしたいユーザーのメールアドレス(Google アカウント)を入力し、該当するアカウントを選択します。組織外のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには、そのユーザーの完全なメールアドレスを入力します。

【パソコン】 Google カレンダーから開始する

ミーティングを実施するメンバーとちょっとしたやり取りを行う際は、Google カレンダーから Google Chat へダイレクトに遷移できます。
同じ組織のユーザーとミーティングを行う場合は、1 対 1 もしくはグループでチャットを行うことが可能です。
異なる組織のユーザーとグループチャットはできませんが、1 対 1 であればチャットを行えます。

  1. Google カレンダーから、チャットを行いたいスケジュールをクリックして詳細を開く。
  2. 詳細画面の、 「● 人のゲスト」 の横に表示されている吹き出しをクリックする。

    Google Chat に遷移しました。ここでミーティングに関するコミュニケーションを行うことが可能です。

【スマホ】 Google Chat のアプリから開始する

スマートフォンやタブレットの場合、専用のアプリをインストールすることで Google Chat を利用することができます。
まずはあらかじめ下記よりアプリをインストールしましょう。

iOS
Andoroid

【Google Chat のスマホ / タブレットアプリから利用するやり方】

  1. アプリを開きます。
  2. 「チャット」 で名前をタップし、メッセージを入力して、送信アイコン をタップしてメッセージを送信できます。
  3. 「チャット」 に名前が表示されない場合は、 「新しいチャット」 をタップします。
    チャットをしたいユーザーのメールアドレス(Google アカウント)を検索し、該当するアカウントを選択します。組織外のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには、そのユーザーの完全なメールアドレスを入力します。

Google Chat bot でできること

それではいよいよ Google Chat bot の使い方について説明していきます。

※パソコンの Google Chat のページから行うやり方になります。同様にパソコンの Gmail、アプリからでも同様の操作で使用できます。

Google Chat bot とは? 何ができる?

Google Chat の bot とは、AI によって自動運用されるアカウントです。
bot を使うとチャットの会話を通じてタスク管理を行なったり、アクティビティに関する通知を受け取ることができます。

bot には、Google が作成して管理している bot
例) Goole カレンダーと連携する Meet bot や Google ドライブからファイル共有などができる ドライブ bot

サードパーティ ソフトウェアのベンダーが作成して管理している bot
例) GitHub や Salesforce bot

など、多数あります。

たとえば Meet bot は 「今日の予定は?」 とチャットすれば、bot が Google カレンダーから予定を確認することができます。
Google Chat の bot を活用することで一元的にタスクを管理することが可能になります。

今回は日常の業務で活用したいおすすめの bot の使い方を紹介します。

Google Chat で bot を探す

まずは、bot はどのように入手するのか、やり方を説明します。
組織で bot を使用できる場合は、次の操作を行えます。

  • bot にダイレクト メッセージを送信する
  • bot をスペースまたは会話に追加する
  1. Google Chat のページを開いて、 「Chat」 の横の + アイコンをクリックする。
  2. 「ユーザー、スペース、または bot」 と書かれた検索スペースに bot 名を入れて Enter を押すか、 「bot を検索」 をクリックする。
  3. 「bot を検索」 をクリックすると bot を検索できるポップアップが表示されます。追加したい bot が見つかったら 「追加」 をクリックして次のどちらかの操作を行います。
    • bot との 1 対 1 のメッセージを開始するには : [メッセージ] をクリックします。
    • スペースに bot を追加するには : [スペースに追加] をクリックし、目的のスペースを選択して [追加] をクリックします。

    ※スペースに bot を追加すると、スペースの中で bot の機能が使用できるようになります。

bot の種類

2021 年 11 月現在、Google Chat の bot は 111 種類あります。その中でも業務効率化に役立つ bot を厳選して紹介します。

bot 名 説明
Google ドライブ Google ドライブでのアクティビティに関する通知を受け取ることができます。
Meet 会議のスケジュールを設定したり、スケジュールを表示したりできます。
Box クラウドストレージ Box の関する通知を受け取ることができます。
GitHub GitHub プロジェクトに関する更新情報を受け取ることができます。
Google Cloud Build Google Cloud Build から通知を受け取ることができます。
Salesforce Salesforce の情報を検索できます。
Trello Trello の課題を作成したり、通知を受け取ることができます。
Zoom Zoom のビデオ会議を開催したり、参加することができます。
Reminder bot 忘れてはいけないやるべきタスクをリマインドしてくれるbotです。

Google Chat bot を使ってみよう

それでは、最後に実際に Google Chat bot を使う方法を説明します。
今回は、Google が提供している 「Meet」 と 「Google ドライブ」 bot について取り上げます。

bot の基本的な使い方

bot を使うには、下記の手順で行います。

  1. 「チャット」 から使いたい bot をクリックします。
  2. トークを始める。
    トークを通じてコマンドを実行したり、各ツールに関する通知を受け取ることができるようになりました。

    ヒント : help と送信すると、bot が具体的な使い方を返信してくれます。まずは help と送信してみましょう。

bot を使うときの注意点

2021 年 11 月現在、bot の返信は英語のみの対応です。
意味がわからない場合などは Google 翻訳を活用することをおすすめします。
また、コマンドを送信する場合も英語でないと使えない場合と、日本語が使える場合があります。

会議のスケジュールや予定の確認ができる bot 「Meet」

Google Chat の bot 「Meet」 を使用すると、Google Meet を使用した会議のスケジュールの設定、変更、キャンセルや、スケジュールの検索を行うことができます。

「Meet」 はこのようなコマンドを使うことができます。

  • 会議をスケジュールしたい時

    「Schedule a meeting」 と送信して、 bot の返信にしたがってテキストを入力します。

  • 会議をキャンセルしたい時

    Cancel my meeting with 〇〇(会議を行うユーザーの名前)と送信して、bot の返信にしたがってテキストを入力します。

  • スケジュールを確認したい時

    「What is my schedule 〇〇(日付)」 または 「 〇〇(日付)の予定」 と送信します。

  • ほかにも、このようなコマンドを使用できます。

  • 「会議のスケジュール」

    →今後のWeb会議の予定が表示されます。

  • 「Find my next meeting with 〇〇(ユーザー名)」

    →指定のユーザーとの次の会議の予定が表示されます。

Google ドライブの通知を受け取ることができる bot 「Google ドライブ」

Google ドライブの bot をインストールすると、新しいコメントが追加されたり、アクセス権をリクエストされたり、ファイルがあなたと共有されたり、保存容量に問題が発生した場合に通知が送られます。

Google ドライブ bot の通知を有効にするには、下記の画像のように通知をオンにしておきましょう。

Google ドライブのファイルが共有されると bot からこのような通知が届きます。

まとめ

Google Chat の bot は、使いこなせば業務の効率化を助けてくれる優秀な機能です。

ぜひ普段使用しているツールの bot がある人はインストールしてみてくださいね。

関連記事