テレワークに最適なソリューション・Google Workspace。
導入を検討している方は、実際に使って試してみませんか? トライアルに登録すれば 14 日間も無料で利用することが可能。Google Workspace のすべての機能が試用できるので、短期間に一通り使ってみてから導入を検討できます。
この記事では実際に Google Workspace に登録する方法を紹介します。
Google Workspace とは、Google Workspace とは、Gmail、Google カレンダー、Google ドライブなどビジネス向けツールを包括的にパッケージした事業者向けのサービス。
テレワークや働き方改革といった現在のビジネスシーンに最適化した統合型ツールで、下記のような課題を解決するソリューションを提供しています。
ストレージの容量も大きく、サポート体制も充実しているので専門的なシステムの知識があるスタッフがいない事業所でもスムーズに利用を開始できるところが大きなポイントです。
Google Workspace には、フリーランスや少人数の事業者向けの Business プランと、大企業向けの Enterprise プランがあります。
料金は下記の通りです
プラン | Business Starter | Business Standard | Business Plus |
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料金 | 680 円/月 | 1,360 円/月 | 2,040 円/月 |
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プラン、料金共に個別に問合せ |
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【Enterprise エディションの特徴】
※詳細は要問い合わせ |
Business プランと Enterprise のプランは何が違うのか要点を説明します。
◆人数制限の有無
Business プランは、最大 300 ユーザーまで利用が可能。それ以上の人数で利用する場合は、Enterprise プランを選択する。
※ Enterprise プランのユーザー数の下限はありません。
◆セキュリティ、管理、コンプライアンスの制御機能の違い
Enterprise プランでは、Vault、DLP、データ リージョン、エンタープライズ エンドポイント管理などが利用可能。
◆サポート内容の違い
Enterprise のプランでは、標準サポートに加えて、すばやい対応の年中無休 24 時間体制のサポートとプレミアム サポート(有料でアップグレード)の利用が可能
◆Google ドライブの保存容量の違い
Business プランは容量に制限があるが、Enterprise のプランでは必要に応じて増やすことができる。
◆Google Meet の機能の違い
Business プランにはないノイズ キャンセル、ドメイン内ライブ ストリーミングなどの機能が Enterprise プランでは利用できる。
まず、プランを選定するときは機能やサービスを比較して、必須のものを明確にしましょう。
一番安い Business Starter でも、基本的な機能はすべて揃っています。
例えば、Gmail を独自ドメインで使用したい、スプレッドシートなどの Google のツールを導入したい、Google ドライブの容量を 30 GB まで増やしたいといった使い方であれば、Business Starter でも十分です。
大きなデータを扱う機会がない中小規模の事業者であれば、Business Starter から導入をしてみましょう。
Google Workspace を導入する際には、データ容量以外にも下記のポイントにも注目してみることをおすすめします。
(詳細は上記の表を参照)
※1 データ保持と電子情報開示機能。組織のデータを保持、検索して書き出します。
※2 組織のデータにアクセスしている Chrome OS デバイスと Chrome ブラウザの詳細を確認できる機能。
プランの変更はいつでも行えますので、最初に Business Starter からはじめて、機能やサービスに不足を感じたらさらに上位のエディション・プランに変更することも可能です。
Google Workspace には 14 日間の無料使用期間があります。Gmail、Google ドライブ 、Google カレンダー、オンライン ドキュメント、Google Meet など、すべての機能が利用できるので、チームや組織で使ってみましょう。
この記事では、すでにドメインを持っている場合と、ドメインをもっていない(Google で取得する方法)それぞれ説明します。
すでに、固有のドメインを所有している場合は下記の手順で設定を進めます。
固有のドメインを所有していない場合は、Google Worksoace の登録と同時にドメインを取得することが可能です。
価格も手頃でシンプルなユーザーインターフェースで使い勝手で良いと評価の高い Google Workspace ですが、他のグループウェアから乗り換える時はどのような注意点があるのでしょうか?
【国産グループウェアにあって Google Workspace にはない機能】
国産グループウェアは、日本の企業に最適化されて開発されているので、海外製の Google Workspace にはない機能が備わっています。例えば、
といった機能は Google Workspace に備わっていません。そういった機能を求めている場合は機能を拡張したり、別のサービスと組み合わせて使用することをおすすめします。
【オンプレミス(パッケージ版)サービスはなし】
Google Workspace はクラウドのみのサービスとなります。自社のデータやサーバーを管理したい場合や社内 LAN に限定して利用したい場合は導入のネックになる可能性があります。
【中国で使用ができない(2021年1月現在)】
もし企業の拠点が中国にある場合は要注意! Google Workspace は中国からアクセスができない仕様になっています。
中国政府は、国外のすべてのネットワークにグレートファイアーウォールというネットワーク監視を施しています。
Gmail や Google カレンダーは比較的問題ないのですが、Google Drive にアクセスできないケースが多いようです。どうしても中国国内で使いたい場合は、日本にVPNサーバーをおき、VPN 経由で Google Workspace を利用するといった対策が求められます。
【頻繁にバージョンアップが行われる】
Google Workspace は頻繁にバージョンアップが行われるところも特徴です。アップグレードされることが多いのですが、柔軟にキャッチアップする必要があります。
Google Workspace で使用するデータは全てクラウドで保管しているので、不安になる方も多いかもしれません。
特に今までパッケージ版のグループウェアを使用していた場合、データを社外で保管することに抵抗を感じてしまいがちです。
しかし、Google のデータ保全やハッキング対策などのセキュリティは世界最高峰の技術で運用されていて、自社でそれを超えるセキュリティシステムを構築することは容易ではありません。
また、障害が発生した時も Google が復旧対応を行うため、社内のシステム担当者の負担が大幅に軽くなるところも大きなメリットです。実際の運用に際しても、よりセキュリティを高める機能も提供しています。
たとえばユーザーのログインの際に、既定の ID とパスワードだけでなく、2 段階認証を組み合わせることで、ID とパスワードが盗まれても不正なログインを防ぐことが可能です。
Google Workspace は人的にも、物理的にも少ないリソースで導入から運用までできるところが嬉しいポイントですね。
非常にメリットの多いサービスですが、まずは無料でトライアルを行って、社内にあったシステムかどうかを見極めてみましょう。
ぜひ使い方を極めて、生産性の向上につなげてくださいね。
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