知っておくと便利! スプレッドシートの Tips6 選

Google Workspace の中でもヘビーユーザーが多い Google スプレッドシート。実は日々進化を続け、知っているようで知らない便利な機能がたくさんリリースされています。

今回は、スプレッドシートには知っておくと使い勝手がさらに向上する、スプレッドシートのTips を6つ厳選してみました。

スプレッドシートの小ワザを効かせて業務効率化

スプレッドシートユーザーはおさえておきたい、スプレッドシートの便利な小ワザを紹介します。

Tips1 スプレッドシートの画像をダウンロードする

スプレッドシートの画像をダウンロードしたいけど、やり方が分からない! そんな経験はありませんか?

セル内またはセル上に挿入されたスプレッドシートの画像をダウンロードしたいときは、このような手順で行います。

  1. 画像が挿入されたスプレッドシートを開き、上メニューの [ファイル > ダウンロード > ウェブベージ (.html)] を選択する。
  2. ZIP ファイルがダウンロードされるので解凍して、中に入っている html ファイルを Google Chrome などのブラウザで開く。
  3. ブラウザで html ファイルを開いたら、右クリック (Mac の場合は control + トラックパッドをタッチ) などでファイルをダウンロードできます。

Tips2 セルを誰が最後に編集したか確認する

スプレッドシートのセルを、誰が最後に編集したのか知りたいときはありませんか?

実はスプレッドシートは、セル単位でセルの編集履歴をチェックすることが可能です。

  1. 更新履歴を知りたいセルを選択して、右クリックをする。 (Mac の場合は control + トラックパッドをタッチ)
  2. 「編集履歴を表示」 を選択する。
  3. 編集履歴が表示されました。誰が、いつ、何を編集したのか見ることができます。

    右上の矢印をクリックすることで、編集前の内容を表示することも可能です。

Tips3 スプレッドシートをファイルに変換して直接メール送信

スプレッドシートを Excel などに変換してメール添付で送信することが多い方は、ぜひこの機能を使ってみてください。

一度ローカルにダウンロードすることなく、ファイルに変換されたスプレッドシートをメールで送ることができます。

  1. メールで送りたいスプレッドシートを開き、上メニューの [ファイル > メール > このファイルをメールで送信または共同編集者にメールで返信] を選択する。
  2. 宛先、件名、本文を入れる。
  3. ファイルの形式を選択する。PDF、OpenOffice スプレッドシート、Microsoft Excel から選択できます。形式を選択したら 「送信」 でメールを送ります。

    ファイルが添付されたメールが送信されました。

Tips4 スプレッドシートにコメントを入れて、任意のユーザーに割り当てる

スプレッドシートでは、セルにコメントを入れて、共同編集をおこなっているユーザーに割り当てることができます。

割り当てられたユーザーには、メールが届きます。他のユーザーと情報を共有したいときや、アイディアを集めるときなどに便利です。

  1. セルを右クリックして (Mac の場合は control + トラックパッドをタッチ)、 「コメント」 を選択する。
  2. @ の後に、割り当てたいユーザーのメールアドレスを入力し、コメントを入れる。
  3. 「〇〇 (ユーザー名) に割り当て」 にチェックを入れ、 「割り当て」 をクリックする。

    ※ 割り当てられたユーザーにはメールまたは Google Chat で通知が届きます。コメントを完了するには、割り当てられたユーザーが完了マークをつける必要があります。

    こちらは割り当てられたユーザーの画面です。Google ドライブを Google Chat で連携している場合はこのようなメッセージが届きます。

Tips5 列や行をグループ化して、一括で非表示/表示する

縦や横に長いスプレッドシートを日常的に使う方は、列や行をグループ化して一括で非表示/表示できるようにすると便利です。

  1. グループ化したいスプレッドの列・または行を選択する。
  2. [表示 > グループ化 > 行(列)◯〜◯をグループ化] を選択。
  3. [-] ボタンが表示されるので、そこをクリックすると一括で行または列が非表示になります。

    再度表示したい場合は、 [+] ボタンをクリックします。

Tips6 スプレッドシートの最新情報をチェックする

日々進化するスプレッドシートの最新情報を知りたい方は、スプレッドシートに搭載されたこのメニューから情報をチェックできます。上メニューの [ヘルプ > 更新情報] を選択すると、スプレッドシートの最新情報が表示されます。

アップデートされた情報をキャッチしていちはやくスプレッドシートの便利な機能を使いこなしましょう。

まとめ

今回は、知っておくとちょっとした作業のストレスを軽減したり、業務の効率を UP するスプレッドシートの小技をご紹介しました。

手軽に使えるものばかりなので、スプレッドシートユーザーの方はぜひ毎日の業務に取り入れてみてくださいね。

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