Google ドライブ中級者向け使いこなし

Google アカウントを持っていないユーザーともコラボ！ビジター共有機能を使ってみよう

公開 2022.11.08

Google のアカウントを持っていないユーザーとも Google ドライブのファイルを共有したり、自分のマイドライブにファイルをアップロードをしてもらいたい、なんて思ったことはありませんか？

そんな時は、ビジター共有機能を使ってみましょう。Google Workspace を利用していないユーザーともファイルやフォルダを簡単に共有できるようになります。

Google アカウントがないユーザーとも Google ドライブのデータを共有可能ビジター共有とは？

ビジター共有とはどのような機能なのか説明します。

ビジター共有機能とは、「Google ドキュメント」「Google スプレッドシート」といった Google ドライブのファイルについて、Google アカウントを持たないユーザーとも共有できる機能です。

ビジター共有機能を使うと、Google のアカウントを持っていないユーザーと共同編集することも可能なほか、内容の修正、コメント追加も可能です。

さらに、2022年8月のアップデートにより、ビジター共有機能を使用すると、組織とユーザーが所有する Google Workspace の共有ドライブに、Google アカウントを持っていない相手が Google ドライブにコンテンツをアップロードしたり、ファイルを作成したりできるようになりました。

ビジター共有が使えるのはこちらのエディションになります。

下記のエディションは対象外です。

下記のファイルがビジターと共有できます。

Google Workspace は「リンクを知っている全員」に公開されているファイル以外は、ユーザーまたは組織に閲覧・編集権限を付与する必要があります。

社外のユーザーが Google Workspace に登録していない場合はアクセス権限を付与できず、共同編集はもちろん、アクセスすることは原則できません。

その解決策として、「ビジター共有」でファイルを共有すれば、Google アカウントを持っていないユーザーでもファイルを共有・編集することが可能になります。

特定のメールアドレスに対して閲覧者・編集者といった権限のコントロールが可能なので、 Google Workspace に加入していないユーザーと Google のファイルをやると利する際はぜひビジター共有機能を使用してみましょう。

ビジター共有を利用する際は下記の注意点に留意するようにしましょう。

1 点目は、ファイルを共同編集できる期間がメールアドレスの確認後 7 日間に限定されていることです。共同編集できる期間を延長したい場合は、再度本人確認を行う必要があります。

また、組織のセキュリティ設定によってはビジター共有を利用できない場合があります。

ビジター共有をおこなう場合、管理コンソールで設定が必要な場合があります。管理者の方で、下記の設定になっているか確認すると良いでしょう。

Google 管理コンソール＞アプリ＞ Google Workspace ＞ドライブとドキュメント＞共有設定＞共有オプションにて下記の通り設定してください。

ビジター共有機能はどのように使うのか説明します。

ます、共有する側（Gogole Workspace ユーザー側）の操作を説明します。

【共有する側の操作】

Google ドライブのファイルまたはフォルダを開き、右上の「共有」ボタンをクリックして共有の設定画面を開きます。

ヒント

ビジターのユーザーにコンテンツをアップロードしたり、ファイルを作成してもらう場合はフォルダごと共有します。
「ユーザーやグループを追加」に Google アカウントではないメールアドレスを入力して、「送信」をクリックします。
「Google 以外のアカウントに共有しますか？」という注意文が表記されます。内容に問題がなければ「このまま共有」をクリックしてください。