導入簡単! Google カレンダーを予約システムとして活用しよう

Google カレンダー に 「予約スケジュール」 という機能があることをご存知ですか?
この機能を利用すると、顧客の予約や、面談の予定などを自動で受付することができるので、予約管理を行う手間が軽減されます。
この記事では、クリニック、ビューティー系やマッサージなどのサロン、カウンセリング、コンサルティング、飲食店などを展開している事業者にとって大変便利な、予約スケジュール機能について紹介します。

Google カレンダー の 「予約スケジュール」 機能とは

Google のスケジュールアプリ Google カレンダー では、 「予約スケジュール」 という機能を使って自動で予約を受け付けることが可能です。
店舗などの予約システムとして利用できるので、電話などでの予約受付に負担を感じている方におすすめです。

予約スケジュール機能が利用できる Google Workspace のエディション

予約スケジュールは、学校のアカウントや、有料のビジネスアカウントのユーザーが利用できます。
ただし、Business Starter アカウントは利用できないのでご注意ください。

また、無料の個人アカウント(@gmail.comのアカウント)も利用できません。個人のアカウントで予約スケジュール機能を使用するには、Google Workspace Individual に登録する必要があります。

Google Workspace Individual について詳しくはこちら

「予約枠」 と 「予約スケジュール」 の違い

もともと、Google カレンダー には 「予約枠」 という機能がありました。
従来の 「予約枠」 と 「予約スケジュール」 にはこのような違いがあります。

  • 専用の予約ページが使用できる
    「予約枠」 はあくまで Google カレンダーの機能の一部だが、 「予約スケジュール」 は自分専用のプロフェッショナルな予約ページを使用可能
  • Google アカウントがなくても予約申し込み可能
    「予約枠」 から申し込むには Google アカウントが必要だったが、 「予約スケジュール」 はメールアドレスがあるユーザーなら誰でも予約を申し込むことができる
  • リマインダーメール機能が自動送信される
    「予約枠」 は予約を入れたユーザーにリマインダーメールを送る機能がなかったが、 「予約スケジュール」 は予約の開始時間が近づくと、予約を入れたユーザーに自動リマインダーメールが届く
  • 面談方法を対面、電話、Meet のビデオ会議で選択可能
    「予約枠」 には面談方法の選択ができなかったが、 「予約スケジュール」 では事前に面談方法が選択可能。面談方法としてビデオ会議を選択すると、Google Meet のリンクが当該の予約に自動的に追加される
  • 予約枠をカスタマイズ可能
    「予約スケジュール」 は 「予約枠」 になかった下記のカスタマイズが可能

    • 予約日当日のどれくらい前から予約の受け付けを開始し、いつ受け付けを締め切るのかを設定可能
    • 1 日に受け付ける予約件数の上限を設定可能
    • 1 枠の予約枠の長さをカスタマイズできる
    • 予約枠と予約枠の間にカスタムの準備時間を自動的に追加できる
    • 予約フォームを通じて、予約を入れたユーザーに関する追加情報を収集できる

他の予約システムとの違い

Google カレンダーの予約スケジュール機能は他の予約システムと比較してこのような利点があります。

  • Google Workspace のBusiness Standard 以上のユーザーであれば無料で利用可能
  • 予約を入れるユーザーのユーザー登録が不要
  • 自分の Google カレンダー 上で予約を一元管理できる
  • Google カレンダー のインターフェースを利用するため、Google カレンダー を使い慣れている人は直感的に使いこなすことが可能

予約スケジュール機能の使い方

具体的な予約スケジュール機能の使い方を説明します。

※事前にGoogle カレンダーの設定画面から、「予約スケジュール」の項目の「予約枠の代わりに予約スケジュールを作成」にチェックをしてください。

予約スケジュール機能の初期設定方法

  1. Google カレンダー 左上 「+ 作成」 → 「予約スケジュール」 をクリックします。
  2. 「タイトル」 「予約枠の長さ」 「予約対応時間」 「予約受付期間」 「臨時の予約枠の時間(任意)」 を設定します。
  3. 枠と枠の間の準備(休憩)時間や、1日に受ける枠の上限をカスタマイズする場合は下にスクロールして 「予約済みの予定枠の設定」 をクリックして設定します。
    設定が完了したら 「次へ」 をクリックしてください。
  4. さらに詳細を設定します。
    • 予約ページの写真と名前
      →あなたの予約ページで、アカウントがどのようにユーザーに表示されるのかを確認できます。アカウントとアイコンを、必要に応じて修正を行なってください。
    • 場所と会議
      →対面、電話、ビデオ会議のいずれかを選択できます。
    • 説明
      →サービスの詳細や補足などを記載できます。
    • 予約フォーム
      →顧客が予約を行うときのフォームが設定できます。デフォルトは姓、名、メールアドレスが設定されているのでより詳細なデータを事前に収集したい場合はフォーム項目の質問追加を行なってください。
    • 予約の確認とリマインダー
      →予約したユーザーにリマインドメールを送る設定を行うことができます。
  5. 設定が完了したら 「保存」 をクリックします。

予約スケジュールページの共有や編集方法

設定を行なった予約スケジュール機能をユーザーにシェアしたり、編集を行う方法を説明します。

  1. Google カレンダーを開き、予約スケジュールのアイコンをクリックします。
  2. ダイアログが表示されます。ここから予約ページを開いたり、予定の編集や削除を行うことができます。
    また、そこに記載された 「予約ページを開く」 のリンクをユーザーとシェアすることで、ユーザーは予約を入れることが可能になります。

    予約ページはこのように表示されます。
    顧客の情報は他のユーザーから閲覧されることはありません。

まとめ

予約スケジュール機能は、いつも利用している Google カレンダー のインターフェイスを利用できるので驚くほど直感的に使いこなすことができます。
この機能を利用すれば、煩雑な予約の管理も全て自動で行うことができるので、予約システムを導入したいと考えている方はぜひ予約スケジュール機能をお試しください。

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