コラボレーションがはかどる！ Google Workspace の新機能スマートチップとは？

スマートチップとは、Google ドキュメントやスプレッドシートに 「@」 を付けることでユーザーやファイル、スケジュールなどを AI が自動サジェストして、 Google Workspace 内のデータを引用するためのリンクを作成できる機能です。2021 年 3 月現在、下記の情報のリンクの作成が可能です。

• ユーザーに関する情報（勤務地、役職、連絡先など）
• Google カレンダーのスケジュールリスト
• 他のドキュメントのプレビュー

この機能を活用することによって、共同編集の際にアプリケーションを切り替えることなく関連の会議やユーザーを確認したり、リンク先のドキュメントをプレビューしたりといったことをスムーズに行えるようになります。

注：2022 年 3 月現在、スプレッドシートでは 「ユーザーに関する情報（勤務地、役職、連絡先など）」 のみ情報のリンク作成が可能です。

スマートチップはこんな場面で使用すると便利です。

• 部署やプロジェクトメンバーの名簿の作成
  →スマートチップにユーザー名を埋め込むだけで画面を切り替えることなくメール、チャット、Meet を開始したり、スケジュールの追加が可能。
• ガントチャートを作成してタスクやスケジュールを管理
  →ガントチャートに参加メンバーの詳細、Meet、別のファイルのプレビューを埋め込むことでプロジェクトの進捗を一つのファイルに集約できる。
• 議事録の作成
  →議事録に参照ファイルやユーザー情報を埋め込むことで、一つのファイルでインタラクティブかつ情報が整理された議事録を作成可能。

早速スマートチップの使い方を見ていきましょう。

最初に、スマートチップでユーザーの情報を埋め込むやり方を紹介します。

1. Google ドキュメントまたはスプレッドシートを開き、 「＠」 と打つ。
2. 候補の中から該当するユーザーを選択する
   候補に表示されない場合は、＠の後にユーザーの名前などをアルファベットで打ち込むか、 「ユーザー　>」 を検索し、ユーザーを検索する。
   
3. ユーザーの名前をクリックするとそのユーザーの勤務地、役職、メールアドレス、1 対 1 で Chat や Meet を実施するためのリンク、カレンダーに予定を入れるためのリンクが表示されます。
   

次に、ドキュメントのプレビューを埋め込む方法を説明します。

注：2022 年 3 月現在、この機能は Google ドキュメントでのみ利用可能です。

1. Google ドキュメントまたはスプレッドシートを開き、「＠」 と打つ。
2. 候補から表示された Google のファイルに該当のものがあればそれを選択。ない場合は 「ファイル候補」 をクリックしてファイルを検索。
   
3. 表示されたファイル名にマウスオンするとファイルのプレビューが表示されます。さらにクリックするとファイルが開きます。
   

最後に、Google カレンダーのスケジュールを埋め込む方法を説明します。

注：2022 年 3 月現在、この機能は Google ドキュメントでのみ利用可能です。

1. Google ドキュメントまたはスプレッドシートを開き、「＠」 と打つ。
2. 「会議メモ」 をクリック。
   
3. 候補から該当される、あらかじめ作成済みのスケジュールを選択する。
   

下記のように予定のリンクが貼られ、あらかじめ該当の予定に招待された参加者も表示されます。

効率的にスマートチップを使いこなすことで、一つのファイルからタブを切り替えることなく必要な情報を獲得することが可能になります。
複雑なプロジェクトを遂行する際にはぜひスマートチップを活用してみましょう！