【2022年版】メンバーが退職！管理者や対象者がやるべきGoogle Workspaceアカウントの対応まとめ

チームでファイルの共有や、共同編集ができるGoogleドライブ。導入している企業にとっては、もはやビジネスに欠かせないツールなのではないでしょうか。 とても便利なGoogleドライブですが、組織メンバーのGoogle Workspaceアカウントが削除されたらどんなことが起こるか、しっかりと理解を深めておきましょう。

おそろしいことに、Google Workspaceのアカウントが無くなると、そのユーザーのが作成したデータはほぼすべて削除されてしまうのです。 具体的に、Google Workspaceのアカウントを削除すると、おもに以下のデータが削除されます。

• Google Workspace のデータ すべての形式のファイル（共有ドライブ内のファイルを除く）
• Gmail、Google カレンダーのデータ（共有カレンダーを除く）。
• Google サイトのページ
• Google Play デベロッパー アカウント
• ブランド アカウント（Youtubeチャンネル）のアセット 　他にもオーナーがいる場合、アセットは別のオーナーの Google Workspace アカウントに自動的に移行されます。
• Google データポータルの 削除されたユーザーが所有していたレポートとデータソース

※一部のデータ（ユーザーが作成したグループなど）は削除されません

大切なファイルやフォルダが削除される前に、あらかじめ対策を立てておくことが大切です。
こちらの記事では、前半は退職するユーザーができる対策、後半は管理者ができる対策に分けてご紹介します。

ここでは、日常的に利用される頻度が高い

• Google Workspace のデータ すべての形式のファイル（共有ドライブ内のファイルを除く）
• Gmail、Google カレンダーのデータ（共有カレンダーを除く）。

上記サービスの譲渡の方法を紹介していきます。

退職するユーザーがデータのオーナー権限を実施する場合は、下記の手順で行うことができます。
この方法は、主に Google ドキュメント ⁄ Google スプレッドシート ⁄ Google スライド ⁄ Google フォーム ⁄ Google サイトに有効です。

1. マイドライブを開きます
2. 他のユーザーにオーナー権限を移行したいファイルやフォルダをクリックして、[共有] または共有アイコン をクリックします。
   
3. 「ユーザーとグループを共有」の画面表示されたら、オーナー権限を譲渡したいユーザー名の右にある下向き矢印 ▽ をクリックします。
   ※オーナー権限を譲渡したいユーザーが表示されない場合は新たにユーザーを追加してください。
   
4. プルダウンから[オーナー権限を譲渡] を選択したら、 「このユーザーをオーナーにしますか？」というメッセージが表示されるので「はい」を選択します。ユーザーやグループと共有に画面が戻ったら、[完了] をクリックします。
   

   オーナー権限が変更されました。

   

ヒント：

• ブランド アカウント（Youtubeチャンネル）のアセットは下記より権限譲渡が可能です。 Yout Tube>右上のアイコンをクリック→設定> チャンネルのステータスと機能> 権限　 詳細はこちらをご参照ください。
• Google Play デベロッパー アカウントの譲渡についてはこの記事をご参照ください。
• Google データポータル は共有ダイアログの [アクセスを管理する] からオーナー権限を譲渡できます。
  オーナー権限の譲渡は、同一ドメイン内でのみ行えます。
  詳細はこちらをご参照ください。

前半では退職する一般ユーザーができる対策について書いていきましたが、後半では管理者が行うデータの移行方法について紹介します。

この作業は、Google Workspaceを管理の管理コンソールで特定のサービス設定ができるサービス管理者と、組織のアカウントのあらゆる側面を管理できる特権管理者が行うことができます。 管理者ロールについて、くわしくはこちらをご参照ください。

サービス管理者は、組織内のユーザーが作成した Google ドライブのファイルやフォルダの共有方法を設定できます。
設定の対象となるのは、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォルダなどのドライブに保存されているGoogleのコンテンツです。
ここでは、サービス管理者が退職するユーザーのマイドライブにある全てのファイルのオーナー権限を譲渡する方法を紹介します。

1. サービス管理者が管理コンソールにログインします
2. メインメニューから[アプリ]をクリックします
   
3. ［Google Workspace］ > ［ドライブとドキュメント］ にアクセスします。
   
4. ［オーナー権限を譲渡］ をクリックします。
   
5. [権限を譲渡するユーザー] 欄に、現在のオーナーのユーザー名（削除する予定のユーザー）のメールアドレスを入力します。
6. [オーナー権限を受け取るユーザー] 欄に新しいオーナーのメールアドレスを入力し、[ファイルを譲渡] をクリックします。
   ※譲渡後は元のユーザーにファイルの編集権限が残ります。
   

   ファイルが新しいオーナーのドライブに自動的に追加されます。そのファイルを含むフォルダの名前には、以前のオーナーのメールアドレスが付いています。
   この方法を使えば、一発でデータのオーナー権限を譲渡することが可能です。

このタスクを実行するには、特権管理者としてログインする必要があります。

【特権管理者とは】

管理コンソールと管理 API のすべての機能へのアクセス権があり、組織のアカウントのあらゆる側面を管理することができるユーザーを指します。 また、すべてのユーザーのカレンダーと予定の詳細に対しても完全なアクセス権があります。

ここでは、特権管理者がデータ移行サービスを利用して退職者のGmailをほかのユーザへ移行する方法について書いていきます。

1. 特権管理者が管理コンソールにアクセス
2. 左メニューの アカウント>データの移行を選択
   
3. ページが遷移したら「データの移行を設定」をクリック。
   
4. 「移行元の接続の設定を行います。」というページが表示されたら、[移行元]リストから「Google Workspace」を選択し、「開始」をクリックします。
   
5. [移行の開始日] でいつごろのメールから移行するか開始日を選択します。 この日付から最新の日付までのメールが移行対象になります。移行は、最新の日付から順に行われます。
   [移行オプション] で、下記のチェックボックスに必要に応じてチェックを入れます。
   • 削除済みメールを移行する。
   • 迷惑メールを移行する。
   • 移行対象から除外するフォルダを選択する。
6. 上記選択が完了したら「ユーザーの選択」をクリックします。
   
7. 「移行を開始」というポップアップが表示されたら、移行先のメールアドレスと、移行元のメールアドレスを設定し、「開始」をクリックします。
   移行完了後は、移行先のユーザーのGmail にて[移行元のメールアドレス名]にてラベルが作成され、そこに移行元のメールが格納されます。
   

ユーザーのアカウントを削除するタイミングで、データを移行することも可能です。 この作業は、ユーザーの管理ができるユーザー管理者と、組織のアカウントのあらゆる側面を管理できる特権管理者が行うことができます。 管理者ロールについて、くわしくはこちらをご参照ください。

このやり方はGoogle ドライブのファイルだけでなくGmailやGoogle カレンダーも他のユーザーに権限譲渡ができます。

1. ユーザー管理者が管理コンソールにログインします。
2. [ユーザー]>[ユーザーの削除]をクリックします
   

   以下の通り、ユーザーを削除する手順を踏みます。

3. 「ユーザーを削除」というポップアップが表示されるので、削除するユーザーのメールアドレスを入力し、「続行」をクリック。
   
4. この画面で削除するユーザーのメール、Google カレンダー、Googleドライブなどのデータを転送・移行します。 ここでデータ転送・移行できるのは下記になります。
   • Gmail のデータ
     

     ※ここは削除するユーザーがいままで受信したメールを別のユーザーに転送する設定を行えます。ユーザーを削除した後に受信したメールを別のユーザーに転送する場合は、[受信メールの転送を設定する]から設定が可能です。

   • ドライブとドキュメントのデータ
   • カレンダー
   • ブランドアカウント（Youtubeチャンネル）
   • データポータル
5. 最後に［ユーザーを削除］をクリックしたら他のユーザーにデータが移行され、退職するユーザーのアカウントが削除されます。
   

【管理者向け】Google Workspaceのアカウント削除後もデータの復元は可能

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【最後に】共有ドライブ運用もおすすめ

共有ドライブとは

共有ドライブの使い方

まとめ