メンバーが退職!管理者や対象者がやるべきG Suite™ アカウントの対応まとめ

手軽にファイルを共有できて共同編集ができるGoogleのツールですが、組織のメンバーのG Suiteのアカウントが削除されたらどんなことが起こると思いますか?
G Suiteのアカウント削除とともに、大事なファイルもなくなってしまった!
ということがないよう、G Suiteの管理者や利用メンバーはトラブルに備えておく必要があります。

退職の前に!G Suite™のアカウントが削除される前にやっておくこと

チームでファイルの共有や、共同編集ができるGoogle ドライブ。導入している企業にとっては、もはやビジネスに欠かせないツールなのではないでしょうか。
とても便利なGoogle ドライブですが、組織メンバーのアカウントがG Suiteから削除されたらどんなことが起こるか、しっかりと理解を深めておきましょう。

G Suite™のアカウントが消えたらこんなことが起こる!

おそろしいことに、G Suiteのアカウントが無くなると、そのユーザーがマイドライブに作成して共有しているフォルダやファイルは削除されてしまうのです。
具体的に、G Suiteのアカウントを削除すると、おもに以下のデータが削除されます。
Googleで作成したすべてのファイル形式、Google サイトのページ、Gmail、カレンダーのデータ(共有カレンダーを除く)

大切なファイルやフォルダが削除される前に、あらかじめ対策を立てておくことが大切です。
こちらの記事では、前半は退職するユーザーができる対策、後半は管理者ができる対策に分けてご紹介します。

【退職者向け】アカウント削除の前に、重要なデータを譲渡しよう

退職するユーザーが所有権を譲渡できる主なデータは、以下となります。

  • フォルダ
  • Google ドキュメント
  • Google スプレッドシート
  • Google スライド
  • Google フォーム
  • Google サイト
  • Google データポータル

それぞれの譲渡の方法を紹介していきます。

【退職者向け】退職するユーザーがGoogle ドライブで作成したフォルダやドキュメントの権限を譲渡する方法

退職するユーザーがデータのオーナー権限を実施する場合は、下記の手順で行うことができます。
この方法は、主にGoogle ドキュメント ⁄ Google スプレッドシート ⁄ Google スライド ⁄ Google フォーム ⁄ Google サイトに有効です。

1.マイドライブを開きます

2.他のユーザーにオーナー権限を移行したいファイルやフォルダをクリックして、[共有]または共有アイコンをクリックします。

3.[詳細設定]をクリックして、オーナー権限を譲渡したいユーザー名の右にある下向き矢印 ▽ をクリックします。

4.プルダウンから[オーナー]を選択したら、[変更を保存]をクリックします。

オーナー権限が変更されました。

【管理者向け】管理者ができるデータの移行方法

前半では退職する一般ユーザーができる対策について書いていきましたが、後半では管理者が行うデータの移行方法について紹介します。

【管理者向け】G Suite™のサービス管理者がGoogle ドライブで作成したフォルダやドキュメントの権限を譲渡する方法

この作業は、G Suiteのサービスを管理できるサービス管理者が行うことができます。
くわしくはこちらをご参照ください。

サービス管理者は、組織内のユーザーが作成した Google ドライブのファイルやフォルダの共有方法を設定できます。
設定の対象となるのは、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォルダなどのドライブに保存されているGoogleのコンテンツです。
ここでは、サービス管理者が退職するユーザーのマイドライブにある全てのファイルのオーナー権限を譲渡する方法を紹介します。

【サービス 管理者がGoogle ドライブ上にあるユーザーのすべてのファイルのオーナー権限を譲渡する】

1.サービス管理者が管理コンソールにログインします

2.[アプリ]をクリックします

4.[G Suite]>[ドライブとドキュメント]にアクセスします。

4.[オーナー権限を譲渡]をクリックします。

5.[現在のオーナー]欄に現在のオーナーのユーザー名を入力し、ユーザーのドメインを選択します。

6.[新しいオーナー]欄に新しいオーナーのユーザー名を入力し、ユーザーのドメインを選択したら、[ファイルを譲渡]をクリックします。

ファイルが新しいオーナーのドライブに自動的に追加されます。そのファイルを含むフォルダの名前には、以前のオーナーのメールアドレスが付いています。
この方法を使えば、一発でデータのオーナー権限を譲渡することが可能です。
アカウントを削除せずにGoogle ドライブ上にある全てのファイルを他のユーザーに譲渡したい場合は、この方法がおすすめです。

ちなみに、この方法とは別にユーザーを削除するときにGoogle ドライブで作成したデータを移行する方法もあります。
詳しくは次のユーザー管理者が退職者のカレンダーを移行する方法を参照してください。

【管理者向け】ユーザー管理者が退職者のカレンダーを移行する方法

この作業は、ユーザーの管理ができるユーザー管理者が行うことができます。
くわしくはこちらをご参照ください。

カレンダーの予定を管理する手順を経ずにアカウントの削除や停止が行われると、孤立した Google カレンダーの予定が残ることがあります。
G Suite管理者は、孤立したカレンダーの予定が発生しないようにするために、ユーザーを削除する際に以下の手順を踏むことをおすすめします。

【ユーザーを削除するときに、カレンダーの予定を移管する方法】

1.ユーザー管理者が管理コンソールにログインします

2.[ユーザー]をクリックします

以下の通り、ユーザーを削除する手順を踏みます。

3.削除するユーザーのアイコンをクリックします

4.ユーザーの詳細ページに遷移したら、[その他]を選択し、次に[ユーザーを削除]をクリックします。

5.この画面でカレンダーの予定のオーナー権限を譲渡します。[カレンダー]のチェックボックスをオンにしましょう。
その下のチェックボックスをオンにすると、退職ユーザーが予定の管理者として予約されているカレンダー リソースもすべて解放するができます。
ここでドライブとドキュメント、Google+ページのチェックボックスをオンにするとそれらのデータも以降か可能になります。

6.任意の項目のチェックボックスをオンにしたら、移行先のユーザーのGoogle アカウントを入力します。

7.最後に[削除]をクリックしたら他のユーザーにデータが移行され、退職するユーザーのアカウントが削除されます。

【管理者向け】特権管理者が退職者のGmailを移行する

このタスクを実行するには、G Suiteの特権管理者としてログインする必要があります。

【特権管理者とは】

管理コンソールと管理APIのすべての機能へのアクセス権があり、組織のアカウントのあらゆる側面を管理することができるユーザーを指します。
また、すべてのユーザーのカレンダーと予定の詳細に対しても完全なアクセス権があります。

ここでは、特権管理者がデータ移行サービスを利用して退職者のGmailをほかのユーザへ移行する方法について書いていきます。
社内のメンバーが受信したメールを他の人に移行させるケースはあまりないかもしれませんが、引継ぎ等の特別な事情がある場合で利用が想定されます。

1.特権管理者が管理コンソールにアクセス

2.[メール]を選択して[次へ]をクリックします。

3.[メールの移行]画面で次の設定を行います。
[移行元]リストから[Gmail]を選択します。
[接続プロトコル]リストから[自動選択(推奨)]を選択します。
移行元の G Suite アカウントの役割アカウント情報を入力します。これは、G Suite管理者のメールアドレスとパスワードです。
[接続]をクリックします。データ移行サービスが、移行元の G Suite アカウントの検出を試みます。

4.[移行の開始日]と[移行オプション]で、デフォルトのオプションをそのまま使用するか、移行不要のデータを除外するかを選択します。

5.[ユーザーを選択]をクリックします。

6.データ移行のページに遷移したら、黄色い追加アイコン にカーソルを合わせて、アイコン をクリックします。

7.メールの移行設定を開始します。
移行元の Gmail アドレス(移行元メールボックス)を入力します。

8.データ移行サービスを承認して移行元メールボックスにアクセスできるようにします。
移行元のメールボックスにアクセスするには、メールボックスのアカウントでログインしてデータ移行サービス(DMS)を承認する必要があります。
詳しくは下の図もご参照ください。

9.[承認]をクリックし、元のメールボックスのメールアドレスでログインしてください。
データ移行サービスから「メールの表示と管理」の権限を求められたら、[同意]をクリックします。
認証コードをコピーして以下の[認証コード]ボックスに入力します。

10.移行先メールボックス(移行するメールアドレス)を選択します。

11.[開始]をクリックして移行を開始します。
認証コードは、生成後10分間のみ有効です。また、一度使用した認証コードは無効になります。

これでメールの移行が開始されます。

【管理者向け】G Suite™のアカウント削除後もデータの復元は可能

万が一、G Suiteのアカウントを削除した後にデータが消えてしまったことに気づいてしまった!というアクシデントがあってもご安心ください。
特権管理者ならアカウントが削除されてから20日後までならアカウントを復活させてデータを復元することが可能です。

アカウント削除に伴って消えたデータを復元する方法

1.特権管理者がGoogle 管理コンソールにログインします。

2.管理コンソールのホームページから、[ユーザー]にアクセスします。

3.[ユーザー]のリストの上にある[フィルタを追加]をクリックし、[最近削除されたユーザー]を選択します。

4.復元するユーザーにカーソルを合わせて、復元アイコンをクリックします。

Google公式ヘルプページより引用

5.確認メッセージを確認 次に[続行]をクリックします。

6.ユーザーを割り当てる組織部門を選択したら、[復元]をクリックします。
注: この変更が反映されるまでに、最長で24時間ほどかかる場合があります。

これで削除されてしまったファイルを復元することが可能になります。
復元がされたらデータのバックアップや、権限の譲渡を速やかに行うようにしましょう。

【管理者向け】Google Valutはどうする?

重要:Google Valutは、G Suite Business、G Suite for Education、G Suite Enterprise、Drive Enterpriseの各エディションで利用が可能なサービスです。

Google Valutとは、会社にとって重要な情報を保持し、それを閲覧・検索可能な状態にするサービス。
所属組織のデータのアーカイブや電子情報開示のニーズに対応できます。

退職者のデータを引き続き Google Vaultで保持する場合、G Suite管理者はそのユーザーのアカウントを削除ではなく停止にする必要があります。
停止したアカウントのメールデータは保持されますが、アカウント宛のメールは受信できなくなります。ただし、停止アカウントはアクティブなアカウントと同じく料金がかかります。

【最後に】共有ドライブ(旧チームドライブ)の運用もおすすめ

G Suiteのアカウント削除に伴うデータ移行の方法を紹介してきましたが、そのほかに普段から共有ドライブを運用しておくという方法もあります。
2019年5月31日以降、「チームドライブ」は名称が「共有ドライブ」に変わりました。この変更で変わるのは名称のみで、ドライブの機能に影響はありません。

共有ドライブとは

重要:共有ドライブは、G Suite Business、G Suite for Education、G Suite Enterprise、Drive Enterpriseの各エディションで利用が可能です。
G Suite Basicでは利用ができませんのでご注意ください。

共有ドライブは、チームで共有するファイルを保存するためのスペースです。
ここにファイルを保存しておけば、チームのメンバーはいつでもどこでもファイルの保存や検索、ファイルへのアクセスを簡単に行えます。
共有ドライブ内のファイルは、個人ではなくチームに属します。メンバーがいなくなってもファイルはそのまま残るため、チームで引き続きそのファイルを使用して作業することが可能です。

共有ドライブの使い方

1.Google ドライブを開いたら、左側にある[共有ドライブ]をクリックします。

2.上部にある新規をクリックします。

3.名前を設定し、[作成]をクリックします。

G Suite ラーニングセンターより引用

共有ドライブを作成したら、参加するメンバーを招待しましょう。
共有ドライブ内に作ったファイルはすべて共有ドライブがオーナーとなります。
このように共有ドライブを作成して運用すれば、ファイル作成者のGoogle アカウントを削除してもファイルが消えないのが特徴です。

まとめ

組織のメンバーの退職は常に起こりえることです。
退職に伴ってG Suiteのアカウントが削除されたらどんなことが起こるのか、まずは社内でリテラシーを周知することが重要です。
その上で、データの損失といった深刻なトラブルが起こる前に、しっかりと対策をたてておきましょう!

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